Wer ein SAP Digital Discovery Assessment (DDA) vorbereiten möchte, sollte vor allem vier Dinge zusammentragen: relevante Geschäftsprozesse, eine Übersicht der bestehenden IT-Systeme, aussagekräftige Datenbeispiele und die richtigen Ansprechpartner. Eine vollständige ERP-Anforderungsdokumentation ist dafür noch nicht notwendig.
Doch welche Informationen sind wirklich wichtig? Was sollten Geschäftsführung, IT und Fachbereiche vorab klären? Und wie lässt sich der erste Termin effizient gestalten?
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr SAP DDA Schritt für Schritt vorbereiten. Mit konkreten Beispielen, einer Checkliste und einer ausfüllbaren Vorlage für die interne Abstimmung.
Was braucht man zur Vorbereitung eines SAP DDA?
Für die Vorbereitung des SAP Digital Discovery Assessments sind insbesondere diese sechs Grundlagen hilfreich:
- Geschäftsziele: Warum möchten Sie ein neues ERP-System einführen?
- Prozessübersicht: Welche Geschäftsprozesse sollen künftig unterstützt werden?
- Systemlandschaft: Welche ERP- und Drittsysteme nutzen Sie heute?
- Datenbeispiele: Welche Stamm- und Bewegungsdaten sind relevant?
- Anforderungen: Was muss das zukünftige ERP-System leisten?
- Ansprechpartner: Wer kann fachliche und technische Fragen beantworten?
Diese Informationen bilden die Grundlage für eine strukturierte Bestandsaufnahme. Je besser die Beteiligten ihre Ausgangssituation kennen, desto gezielter können Anforderungen im Assessment bewertet und offene Punkte geklärt werden.
Das SAP Digital Discovery Assessment dient dazu, den möglichen Lösungsumfang für SAP Cloud ERP einzugrenzen. Was das Assessment grundsätzlich ist, wie es abläuft und welchen Nutzen es bietet, erklären wir in unserem weiterführenden Artikel zum SAP Digital Discovery Assessment. Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die praktische Vorbereitung.
1. Geschäftsziele vor dem SAP DDA klären
Bevor Sie einzelne Prozesse oder technische Anforderungen sammeln, sollten Sie die übergeordneten Ziele des ERP-Vorhabens definieren. Die Aussage „Wir möchten auf SAP Cloud ERP umsteigen“ beschreibt noch kein konkretes Geschäftsziel.
Hilfreicher sind messbare oder zumindest nachvollziehbare Verbesserungsziele, beispielsweise:
- Manuelle Arbeitsschritte in der Finanzbuchhaltung reduzieren
- Beschaffungsprozesse vereinheitlichen
- Daten aus verschiedenen Gesellschaften zentral auswerten
- Bestehende Schnittstellen konsolidieren
- Transparenz über Kosten und Geschäftsprozesse erhöhen
Diese Fragen sollte die Geschäftsführung beantworten
- Was ist der wichtigste Anlass für das ERP-Vorhaben?
- Welche Geschäftsbereiche haben den größten Handlungsbedarf?
- Welche Standorte und Gesellschaften sollen berücksichtigt werden?
- Welche Prozesse sollen künftig möglichst standardisiert ablaufen?
- Welche zeitlichen Rahmenbedingungen bestehen?
- Wer kann grundlegende Entscheidungen zum Projektumfang treffen?
Ergebnis der Vorbereitung: Eine kurze Übersicht mit den drei bis fünf wichtigsten Unternehmenszielen sowie den relevanten organisatorischen Rahmenbedingungen.
2. Geschäftsprozesse für das SAP DDA erfassen
Die Geschäftsprozesse gehören zu den wichtigsten Grundlagen des Digital Discovery Assessments.
Im aktuell definierten DDA-Angebot der Bradler GmbH stehen insbesondere Finanzwesen, Beschaffung und Personalwesen im Mittelpunkt. Je nach Projektumfang können Abhängigkeiten zu weiteren Geschäftsbereichen relevant sein.
Eine vollständige Prozessmodellierung ist für die erste Vorbereitung nicht erforderlich. Eine kompakte Tabelle mit den wichtigsten Abläufen, Herausforderungen und Verantwortlichen genügt zunächst.
Beispiel für eine Prozessliste
| Fachbereich | Prozess | Aktuelle Herausforderung | Priorität |
|---|---|---|---|
| Finanzwesen | Monatsabschluss | Manuelle Abstimmungen | Hoch |
| Finanzwesen | Eingangsrechnungen | Mehrfache Datenerfassung | Hoch |
| Einkauf | Bestellfreigabe | Freigaben per E-Mail | Hoch |
| Einkauf | Lieferantenverwaltung | Uneinheitliche Stammdaten | Mittel |
| Personalwesen | Organisationsdaten | Datenpflege in mehreren Anwendungen | Mittel |
Nutzen Sie diese Tabelle als Vorlage für Ihre eigenen Prozesse.
Welche Prozessinformationen sind besonders für DDA wichtig?
Dokumentieren Sie nicht nur den normalen Ablauf, sondern auch Ausnahmen.
Beispiel aus dem Einkauf:
Eine Bestellung durchläuft normalerweise eine einfache Freigabe. Ab einer bestimmten Wertgrenze ist jedoch eine zweite Genehmigung notwendig. Bei ausgewählten Lieferanten gelten zusätzliche Prüfungen.
Genau solche Besonderheiten helfen dabei, die tatsächlichen Anforderungen an das zukünftige ERP-System zu verstehen.
Fragen Sie die verantwortlichen Fachbereiche deshalb:
- Welche Abläufe funktionieren heute gut?
- Wo entstehen Medienbrüche oder manuelle Tätigkeiten?
- Welche Ausnahmen kommen regelmäßig vor?
- Welche Prozesse unterscheiden sich zwischen Gesellschaften?
- Welche Arbeitsschritte müssen unbedingt erhalten bleiben?
Praxistipp: Beschreiben Sie zuerst das fachliche Problem, nicht die gewünschte technische Lösung. So lässt sich später besser prüfen, ob ein SAP-Standardprozess die Anforderung bereits abdeckt.
3. IT-Systemlandschaft und Schnittstellen dokumentieren
Eine SAP-DDA-Vorbereitung ohne Überblick über die vorhandenen Systeme bleibt unvollständig. Denn ein ERP-System arbeitet selten isoliert. Häufig sind Dokumentenmanagement, Personalsoftware, Reporting-Anwendungen oder weitere Fachsysteme angebunden.
Für das Assessment sollten Sie deshalb eine einfache Systemübersicht erstellen.
Vorlage für Ihre Systemübersicht
| System | Einsatzbereich | Schnittstelle zum ERP | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Bestehendes ERP | Finanzen und Einkauf | Zentrales System | IT |
| DMS | Dokumentenarchivierung | Dokumente und Metadaten | IT / Finanzen |
| HR-System | Personalverwaltung | Personaldaten | Personalwesen |
| BI-Anwendung | Reporting | Finanz- und Prozessdaten | Controlling |
Ergänzen Sie für jedes System, ob es weiterhin verwendet, abgelöst oder im Rahmen der ERP-Einführung neu bewertet werden soll.
Welche Fragen sollte die IT vorab klären?
- Welche Anwendungen sind geschäftskritisch?
- Welche Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht?
- Welche Schnittstellen sind individuell entwickelt?
- Gibt es manuelle Dateiimporte oder Exporte?
- Welche externen Dienstleister betreuen die Anwendungen?
- Welche technischen oder organisatorischen Einschränkungen sind bekannt?
Für das erste Assessment müssen Sie noch keine vollständige Integrationsarchitektur entwerfen. Eine nachvollziehbare Übersicht erleichtert jedoch die Einschätzung, welche Systeme und Datenflüsse bei der weiteren Planung berücksichtigt werden müssen.
Wenn Sie sich intensiver mit technischen Anbindungen beschäftigen möchten, finden Sie zusätzliche Informationen in unserem Beitrag SAP-Integration im Mittelstand: Schnittstellen und Architektur.
4. Relevante Datenbeispiele für das SAP DDA vorbereiten
Neben Prozessen und Systemen sollten Sie auch die vorhandenen Datenbestände betrachten. Bei einer ERP-Einführung beeinflussen Datenqualität, Datenstruktur und Datenverfügbarkeit den späteren Migrationsaufwand.
Deshalb empfiehlt es sich, vor dem DDA einige typische Datenbeispiele und bekannte Probleme zusammenzustellen.
Welche Daten sollten die Fachbereiche vorbereiten?
Finanzwesen und Controlling
- Beispielhafte Sachkontenstruktur
- Kostenstellen und Kostenstellenhierarchie
- Debitoren- und Kreditorenstammdaten
- Typische Buchungsbeispiele
- Relevante Finanzberichte
Einkauf und Beschaffung
- Lieferantenstammdaten
- Beispielhafte Bestellungen
- Informationen zu Freigabeprozessen
- Material- oder Artikelstammdaten, soweit relevant
Personalwesen
- Organisationsstruktur
- Relevante Personaldatenfelder
- Verwendete HR-Systeme
- Schnittstellen zu anderen Anwendungen
Bereiten Sie möglichst anonymisierte oder synthetische Beispiele vor. Die Weitergabe vertraulicher oder personenbezogener Informationen sollte nur erfolgen, wenn sie erforderlich und datenschutzrechtlich abgestimmt ist.
Datenqualität vorab einschätzen
Überlegen Sie gemeinsam mit den Datenverantwortlichen:
- Gibt es doppelte oder unvollständige Datensätze?
- Werden dieselben Informationen in mehreren Systemen gepflegt?
- Sind Datenstrukturen zwischen Standorten unterschiedlich?
- Gibt es historische Daten, die künftig weiterhin benötigt werden?
- Wer ist für die fachliche Richtigkeit der Daten verantwortlich?
Wichtig: Für das SAP DDA ist noch kein vollständiges Migrationskonzept erforderlich. Es geht zunächst darum, relevante Datenquellen und mögliche Herausforderungen zu identifizieren.
Wie die tatsächliche Datenmigration später in die Projektumsetzung eingebunden wird, erläutern wir im Beitrag SAP-Implementierung: Ablauf von Projektstart bis Support.
5. SAP-Anforderungen vor dem Assessment priorisieren
Eine der wichtigsten Aufgaben bei der DDA-Vorbereitung ist die Unterscheidung zwischen zwingend notwendigen Anforderungen und zusätzlichen Wünschen. Nicht jede Funktion des bisherigen ERP-Systems muss unverändert übernommen werden.
Gerade bei SAP Cloud ERP empfiehlt es sich, bestehende Abläufe im Hinblick auf Standardisierung zu hinterfragen.
Anforderungen in drei Kategorien einteilen
| Priorität | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Muss | Zwingend notwendig | Gesetzliche Anforderungen an die Finanzbuchhaltung |
| Soll | Fachlich wichtig | Automatisierte Bestellfreigaben |
| Kann | Optionaler Mehrwert | Zusätzliche individuelle Auswertungen |
Beschreiben Sie die Anforderungen möglichst konkret.
Weniger hilfreich: „Wir benötigen einen individuellen Freigabeworkflow.“
Besser: „Bestellungen über 10.000 Euro benötigen eine zusätzliche Freigabe durch die Einkaufsleitung.“
Die zweite Formulierung beschreibt eine geschäftliche Regel. Damit lässt sich prüfen, welche SAP-Funktionen diese Anforderung unterstützen können.
Was gehört außerdem auf die Anforderungsliste?
Berücksichtigen Sie:
- Gesetzliche und regulatorische Anforderungen
- Länder- und gesellschaftsspezifische Besonderheiten
- Anforderungen an Rollen und Berechtigungen
- Wichtige Auswertungen und Kennzahlen
- Integrationsanforderungen
- Bekannte Erweiterungsbedarfe
Unklare Anforderungen sollten Sie ausdrücklich als offene Punkte kennzeichnen. Das Assessment dient unter anderem dazu, solche Fragestellungen gemeinsam zu bewerten.
6. Die richtigen Teilnehmer für das SAP DDA auswählen
Neben den Unterlagen sind die richtigen Ansprechpartner entscheidend. Das DDA benötigt Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen. Deshalb sollten Geschäftsführung, IT und Fachabteilungen frühzeitig eingebunden werden.
Rollen und Verantwortlichkeiten
| Teilnehmer | Vorbereitung |
|---|---|
| Geschäftsführung | Geschäftsziele und Prioritäten klären |
| IT-Leitung | Systeme, Schnittstellen und technische Abhängigkeiten erfassen |
| Finanzwesen | Finanzprozesse und Berichtswesen vorbereiten |
| Einkauf | Beschaffungsprozesse und Freigaberegeln erläutern |
| Personalwesen | HR-Prozesse und Systemabhängigkeiten dokumentieren |
| Projektverantwortlicher | Unterlagen koordinieren und offene Fragen sammeln |
Nicht alle Personen müssen an jedem Termin teilnehmen. Entscheidend ist, dass die jeweiligen Prozessverantwortlichen fachliche Fragen beantworten können. Klären Sie außerdem vorab, wer Entscheidungen treffen darf und wer offene Punkte nachverfolgt.
Bei der späteren SAP-Einführung werden diese Zuständigkeiten noch wichtiger. Wie Sie interne Kapazitäten, Key User und Projektverantwortung sinnvoll planen, erfahren Sie in unserem Artikel SAP-Projektplan: Aufgaben und Ressourcen.
7. Vorlage: So bereiten Sie den ersten SAP-DDA-Termin vor
Für eine strukturierte Vorbereitung empfiehlt sich ein gemeinsames Dokument, in dem alle wichtigen Informationen zusammengeführt werden.
Die folgende Vorlage können Sie direkt für Ihre interne Abstimmung verwenden.
A. Unternehmensinformationen
Unternehmen und Branche:
[Eintragen]
Aktuelles ERP-System:
[Eintragen]
Relevante Gesellschaften und Standorte:
[Eintragen]
Geplanter Projektumfang:
[Eintragen oder noch offen]
B. Geschäftsziele
Warum soll das ERP-System verändert werden?
[Ausgangssituation beschreiben]
Drei wichtigste Ziele:
- [Ziel 1]
- [Ziel 2]
- [Ziel 3]
C. Geschäftsprozesse
Relevante Fachbereiche:
[Eintragen]
Geschäftskritische Prozesse:
[Eintragen]
Bekannte Prozessprobleme:
[Eintragen]
Besondere Anforderungen:
[Eintragen]
D. IT und Daten
Bestehende Systeme:
[Eintragen]
Wichtige Schnittstellen:
[Eintragen]
Relevante Datenbestände:
[Eintragen]
Bekannte Datenqualitätsprobleme:
[Eintragen]
E. Organisation
Interner Projektverantwortlicher:
[Eintragen]
Fachliche Ansprechpartner:
[Eintragen]
Entscheidungsberechtigte Personen:
[Eintragen]
Offene Fragen:
[Eintragen]
Diese Vorlage ist bewusst kompakt gehalten. Sie soll keine detaillierte Fachkonzeption ersetzen, sondern den Einstieg in die strukturierten Gespräche erleichtern.
8. SAP DDA Checkliste: Sind Sie bereit für den ersten Termin?
Mit dieser Checkliste überprüfen Sie, ob die wichtigsten Vorbereitungen abgeschlossen sind.
Geschäftsziele
- Anlass und Ziel des ERP-Vorhabens sind beschrieben.
- Relevante Standorte und Gesellschaften sind bekannt.
- Geschäftliche Prioritäten sind abgestimmt.
Prozesse und Anforderungen
- Die wichtigsten Geschäftsprozesse sind dokumentiert.
- Kritische Abläufe und Ausnahmen sind beschrieben.
- Anforderungen sind nach Priorität geordnet.
- Offene fachliche Fragen wurden gesammelt.
Systeme und Daten
- Eine Übersicht der aktuellen Systemlandschaft liegt vor.
- Wichtige Schnittstellen sind erfasst.
- Relevante Datenquellen sind bekannt.
- Anonymisierte Datenbeispiele wurden vorbereitet.
- Bekannte Datenqualitätsprobleme sind dokumentiert.
Organisation
- Ein interner Ansprechpartner ist benannt.
- Die relevanten Fachbereiche sind eingebunden.
- Die IT wurde in die Vorbereitung einbezogen.
- Entscheidungswege und Zuständigkeiten sind geklärt.
Nicht alle Punkte sind vollständig geklärt? Das ist für das erste Gespräch kein grundsätzliches Problem. Entscheidend ist, dass offene Fragen sichtbar sind und geeignete Ansprechpartner benannt werden können.
Fazit: SAP DDA vorbereiten und mit klaren Anforderungen starten
Eine erfolgreiche SAP-DDA-Vorbereitung bedeutet nicht, möglichst viele Dokumente zu erstellen. Entscheidend sind die richtigen Informationen: verständlich beschriebene Geschäftsprozesse, eine transparente Systemlandschaft, relevante Datenbeispiele und klar formulierte Anforderungen.
Wenn zusätzlich die verantwortlichen Fachbereiche und Entscheider eingebunden sind, entsteht eine gute Grundlage für zielgerichtete Gespräche.
Unsere Empfehlung: Starten Sie mit einer kompakten Prozessliste, einer Systemübersicht und den drei wichtigsten Geschäftszielen. Ergänzen Sie anschließend die relevanten Anforderungen und offenen Fragen.
So nutzen Sie das SAP Digital Discovery Assessment nicht nur zur Sammlung von Informationen, sondern als Grundlage für fundierte Entscheidungen über Ihr zukünftiges ERP-System.
Alle Angaben ohne Gewähr.
SAP Digital Discovery Assessment mit der Bradler GmbH vorbereiten
Sie planen eine SAP Cloud ERP-Einführung und möchten vor der Implementierung Klarheit über Geschäftsprozesse, Anforderungen und Integrationen gewinnen?
Die Bradler GmbH unterstützt Sie dabei, die relevanten Themen zu strukturieren, den vorgesehenen Lösungsumfang einzugrenzen und die nächsten Schritte vorzubereiten.