Eine SAP Implementierung betrifft Geschäftsprozesse, Daten, Schnittstellen und die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Damit daraus ein tragfähiges System entsteht, müssen Fachbereiche, IT und Implementierungspartner ihre Aufgaben aufeinander abstimmen.
Für Unternehmen stellen sich deshalb konkrete Fragen: Was müssen wir vorbereiten? Welche Aufgaben übernimmt der Partner? Wie viel Mitarbeit ist intern erforderlich? Und woran erkennen wir, dass der nächste Projektschritt beginnen kann?
Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf einer SAP Implementierung am Beispiel einer Einführung von SAP Cloud ERP. Im Mittelpunkt stehen Ihre Vorbereitung, die Aufgabenverteilung und die Ergebnisse, die im Projekt benötigt werden.
Was ist eine SAP Implementierung?
Eine SAP Implementierung umfasst die Einführung einer SAP-Lösung in die Prozess- und IT-Landschaft eines Unternehmens. Dazu gehören typischerweise:
- Projektumfang und Ziele festlegen
- Geschäftsprozesse prüfen und Konfiguration abstimmen
- bestehende Systeme anbinden
- relevante Daten übernehmen
- Funktionen und durchgängige Abläufe testen
- Key User und Anwender vorbereiten
- den Produktivstart durchführen
- die Betreuung nach dem Go-live organisieren
Der Umfang hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Ein Unternehmen mit wenigen standardisierten Kernprozessen benötigt einen anderen Projektplan als eine Organisation mit mehreren Gesellschaften, individuellen Erweiterungen und zahlreichen Schnittstellen.
Als methodischer Rahmen kann SAP Activate dienen. Die Grundlagen und sechs Phasen erklären wir in unserem Beitrag SAP Activate: Methodik, 6 Phasen und praktische Umsetzung.
SAP Activate: So gelingt die SAP-Implementierung
Entdecken Sie, wie Ihre SAP-Implementierung zum Erfolg wird. Von der Planung bis zum Go-Live: Wir begleiten Sie Schritt für Schritt zum Projekterfolg.
Der Ablauf einer SAP Implementierung im Überblick
Die folgenden Arbeitsschritte greifen ineinander. Datenvorbereitung, Tests und die Einarbeitung der Anwender sollten beispielsweise früh geplant werden und begleiten mehrere Projektabschnitte.
| Arbeitsschritt | Wichtiges Ergebnis |
|---|---|
| Ziele und Umfang klären | Abgestimmter Projektumfang mit nachvollziehbaren Grenzen |
| Team und Zusammenarbeit planen | Verfügbare Ansprechpartner und klare Entscheidungswege |
| Prozesse und Anforderungen prüfen | Dokumentierte Konfigurationsentscheidungen und bewertete Ergänzungen |
| Daten und Schnittstellen vorbereiten | Geplante Datenübernahme und geklärte Integrationen |
| Lösung umsetzen | Konfigurierte und nachvollziehbar dokumentierte Lösung |
| Testen und Anwender vorbereiten | Geprüfte Abläufe und dokumentierte Freigaben |
| Go-live und Betreuung organisieren | Abgestimmte Produktivsetzung und geregelte Unterstützung |
1. Projektumfang und Ziele festlegen
Am Anfang steht die Frage, welches geschäftliche Ergebnis Sie mit der SAP-Einführung erreichen möchten. Beschreiben Sie möglichst konkret, welche Abläufe verbessert werden sollen und welche Anforderungen für den Start unverzichtbar sind.
Ein Ziel wie „Prozesse digitalisieren“ lässt viele Interpretationen offen. Hilfreicher ist beispielsweise: Auftragsdaten sollen vom Vertrieb bis zur Rechnungsstellung ohne erneute manuelle Erfassung verarbeitet werden.
Was Ihr Unternehmen vorbereitet
- die wichtigsten Geschäftsziele und heutigen Probleme
- betroffene Gesellschaften, Standorte und Fachbereiche
- benötigte Prozesse für den ersten Produktivstart
- wichtige Termine und organisatorische Einschränkungen
- eine erste Übersicht der vorhandenen Systeme
Was der Implementierungspartner übernimmt
Der Partner strukturiert die Anforderungen, prüft offene Fragen und unterstützt bei der Abgrenzung eines realistischen Startumfangs. Voraussetzungen, Abhängigkeiten und Annahmen müssen dabei sichtbar werden.
Wenn der Lösungsumfang noch nicht ausreichend bekannt ist, kann eine vorgelagerte Untersuchung sinnvoll sein. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zum SAP Digital Discovery Assessment.
Das Ergebnis: Eine gemeinsame Beschreibung dessen, was zum Projekt gehört, was zunächst ausgeschlossen bleibt und welche Fragen noch geklärt werden müssen.
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2. Internes Team und verfügbare Zeit planen
Eine SAP Implementierung benötigt Mitarbeit aus den Fachbereichen. Der Partner bringt Produkt- und Umsetzungskompetenz ein. Ihr Unternehmen kennt die Geschäftsvorfälle, organisatorischen Besonderheiten und fachlichen Anforderungen.
Benennen Sie deshalb Verantwortliche, die Entscheidungen treffen und Ergebnisse prüfen können.
Was Ihr Unternehmen vorbereitet
- eine verantwortliche Projektleitung
- Key User aus den betroffenen Fachbereichen
- Ansprechpartner für Daten, IT und Schnittstellen
- Entscheidungsträger für Prioritäten und Budget
- eingeplante Zeit für Workshops, Tests und Schulungen
Was der Implementierungspartner übernimmt
Der Partner plant seinen Personaleinsatz und stimmt mit Ihnen Aufgaben, Termine und Abhängigkeiten ab. Gemeinsam werden Besprechungsrhythmus, Dokumentation und Eskalationswege vereinbart.
Klären Sie besonders, wie mit ausstehenden Entscheidungen umgegangen wird. Eine offene fachliche Frage kann mehrere nachfolgende Aufgaben blockieren.
Das Ergebnis: Ein Projektplan mit benannten Verantwortlichen und einer realistischen Ressourcenplanung.
3. Geschäftsprozesse und Anforderungen vorbereiten
Bevor Einstellungen vorgenommen werden, muss klar sein, wie die benötigten Prozesse künftig funktionieren sollen.
Bei einer standardnahen Einführung werden Anforderungen mit den vorhandenen SAP-Prozessen abgeglichen. Dabei wird geprüft, wo der Standard passt und welche Ergänzungen fachlich notwendig sind.
Was Ihr Unternehmen vorbereitet
Bringen Sie typische Geschäftsvorfälle und wichtige Ausnahmefälle mit. Geeignet sind beispielsweise:
- ein üblicher Kundenauftrag
- eine Bestellung mit Freigabe
- eine Rechnung mit abweichender Kontierung
- ein Retouren- oder Stornovorgang
- ein benötigter Bericht mit beschriebenem Verwendungszweck
Erklären Sie, welches Ergebnis benötigt wird und warum. So lässt sich gemeinsam bewerten, ob der bisherige Ablauf übernommen werden muss oder eine andere Lösung geeignet ist.
Was der Implementierungspartner übernimmt
Der Partner zeigt passende Standardprozesse, nimmt benötigte Konfigurationswerte auf und dokumentiert Abweichungen. Zusätzliche Anforderungen werden hinsichtlich Nutzen, Umsetzbarkeit und Auswirkungen bewertet.
Das Ergebnis: Nachvollziehbare Prozessentscheidungen und eine priorisierte Liste offener Anforderungen.
4. Datenübernahme und Schnittstellen organisieren
Daten und Integrationen sollten früh untersucht werden. Beide beeinflussen, ob Geschäftsprozesse später durchgängig funktionieren.
Datenübernahme: Umfang und Qualität klären
Entscheiden Sie, welche Daten zum Produktivstart benötigt werden. Dazu können Stammdaten, offene Posten und weitere für den vereinbarten Umfang erforderliche Daten gehören.
Ihr Unternehmen stellt Datenquellen und fachliche Ansprechpartner bereit. Die zuständigen Fachbereiche prüfen die Datenqualität und entscheiden über Bereinigungen sowie die fachliche Richtigkeit.
Der Partner unterstützt bei Zuordnung, Übernahmeverfahren und Testmigrationen. Gemeinsam wird geprüft, ob die übernommenen Daten vollständig und für die vorgesehenen Prozesse nutzbar sind.
Schnittstellen: Den gesamten Datenfluss betrachten
Erfassen Sie angebundene Anwendungen und die Informationen, die zwischen ihnen ausgetauscht werden müssen.
Für jede wichtige Integration sollten folgende Punkte feststehen:
- beteiligte Systeme und Ansprechpartner
- zu übertragende Daten und fachliche Zuordnung
- Auslöser und gewünschter Zeitpunkt der Übertragung
- Verhalten bei Fehlern oder fehlenden Informationen
- Zuständigkeit für Überwachung und Bearbeitung
- Testfälle für normale Abläufe und Ausnahmen
Der Implementierungspartner stimmt technische Möglichkeiten und Verantwortlichkeiten mit Ihrer IT und weiteren Anbietern ab.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag SAP-Integration im Mittelstand: Schnittstellen & Architektur.
Das Ergebnis: Eine abgestimmte Planung für Datenübernahme und Integrationen mit benannten Verantwortlichen.
5. Konfiguration und Erweiterungen abstimmen
Auf Grundlage der Prozessentscheidungen wird die Lösung eingerichtet. Der vereinbarte Umfang bestimmt, welche Konfigurationen, Integrationen und Erweiterungen umgesetzt werden.
Was Ihr Unternehmen übernimmt
Key User beantworten fachliche Rückfragen und prüfen Zwischenergebnisse. Neue Anforderungen werden gesammelt und priorisiert.
Entsteht zusätzlicher Bedarf, sollte entschieden werden, ob dieser vor dem Go-live erforderlich ist oder später umgesetzt werden kann.
Was der Implementierungspartner übernimmt
Der Partner setzt die vereinbarten Aufgaben um und dokumentiert relevante Einstellungen und Entscheidungen. Offene Punkte und Auswirkungen von Änderungen werden mit Ihrem Team abgestimmt.
Für zusätzliche Anforderungen sollten mindestens diese Fragen beantwortet sein:
- Welches geschäftliche Problem wird gelöst?
- Welche Standardmöglichkeiten wurden geprüft?
- Welche Auswirkungen entstehen auf Aufwand und Termine?
- Welche Tests und spätere Betreuung werden benötigt?
- Wer gibt die Umsetzung frei?
Das Ergebnis: Eine konfigurierte Lösung, deren Funktionsumfang und offene Punkte nachvollziehbar sind.
6. Tests, Schulungen und Freigaben durchführen
Eine technisch funktionierende Einstellung bestätigt noch nicht, dass der gesamte Geschäftsprozess fachlich richtig abläuft.
Planen Sie Tests deshalb anhand Ihrer tatsächlichen Geschäftsvorfälle. Prüfen Sie zusammenhängende Abläufe über mehrere Prozessschritte und beteiligte Systeme hinweg.
Was Ihr Unternehmen übernimmt
Die Fachbereiche beschreiben erwartete Ergebnisse, stellen geeignete Testfälle bereit und bewerten die Resultate. Dazu gehören auch relevante Ausnahmefälle.
Dokumentieren Sie Fehler möglichst so, dass sie nachvollzogen werden können: mit Prozessschritt, Ausgangsdaten, erwartetem Ergebnis und tatsächlichem Verhalten.
Was der Implementierungspartner übernimmt
Der Partner unterstützt die Testplanung, untersucht Fehler und setzt abgestimmte Korrekturen um. Anschließend werden die betroffenen Abläufe erneut geprüft.
Parallel bereiten Schulungen und praktische Übungen die Anwender auf ihre Aufgaben vor. Key User sollten Zusammenhänge verstehen und wissen, wann weitere Unterstützung erforderlich ist.
Das Ergebnis: Dokumentierte Testergebnisse, geklärte offene Punkte und eine nachvollziehbare fachliche Freigabe für den Produktivstart.
7. Go-live und Übergabe in die Betreuung vorbereiten
Für den Go-live werden technische, fachliche und organisatorische Aufgaben in einem Umstellungsplan zusammengeführt.
Darin sollte stehen, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen, wer sie ausführt und wie der erfolgreiche Abschluss bestätigt wird.
Was vor dem Start geklärt sein sollte
- Erforderliche Tests und Freigaben liegen vor.
- Die finale Datenübernahme ist vorbereitet.
- Benutzer und benötigte Berechtigungen sind eingerichtet.
- Anwender kennen ihre Aufgaben und Unterstützungswege.
- Kritische offene Punkte sind bewertet.
- Ansprechpartner für den Produktivstart stehen fest.
- Das Vorgehen bei Problemen ist abgestimmt.
Nach dem Go-live kann eine Phase intensiver Unterstützung sinnvoll sein. Dauer und Umfang richten sich nach dem Vorhaben und werden gemeinsam geplant.
Für die anschließende Betreuung werden Dokumentation, bekannte Besonderheiten und offene Vorgänge übergeben. Jeder offene Punkt benötigt einen Verantwortlichen und einen nächsten Schritt.
Das Ergebnis: Ein abgestimmter Übergang vom Projekt in den laufenden Betrieb.
Welche Aufgaben anschließend übernommen werden können, erfahren Sie auf unserer Seite zur SAP-Systembetreuung.
Wie lange dauert eine SAP Implementierung?
Die Dauer hängt insbesondere vom Projektumfang, der Standardnähe, den Daten, den Integrationen und den verfügbaren internen Ressourcen ab. Ein begrenzter Start mit ausgewählten Kernprozessen lässt sich anders planen als eine Einführung über mehrere Gesellschaften mit umfangreichen Abhängigkeiten.
Für geeignete, klar abgegrenzte Vorhaben kann bei Bradler mit SAP GROW Fast ein Go-live ab 16 Wochen möglich sein. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, muss für das konkrete Projekt geprüft werden.
Ein belastbarer Zeitplan sollte auch Entscheidungen, Datenvorbereitung und Tests berücksichtigen. Die reine Umsetzungszeit des Partners reicht als Planungsgrundlage nicht aus.
Mit SAP GROW Fast schneller zum Go-Live
Erfahren Sie in unserem Whitepaper, wie ein klarer Scope, standardisierte Best Practices und ein fokussierte Vorgehen eine SAP Cloud ERP-Implementierung ab 16 Wochen ermöglichen.
Welche Kosten müssen Unternehmen einplanen?
Neben Software- und Partnerleistungen entsteht interner Aufwand, etwa für Workshops, Datenbereinigung, Tests und Schulungen.
Für eine nachvollziehbare Kalkulation sollten Leistungsumfang, Annahmen und Aufgabenverteilung dokumentiert sein. Vereinbaren Sie außerdem, wie Änderungen geschätzt, freigegeben und abgerechnet werden.
Einen ausführlichen Überblick bietet unser Beitrag zu den SAP-Implementierungskosten.
SAP Implementierung mit der Bradler GmbH
Die Bradler GmbH begleitet mittelständische Unternehmen bei der Einführung von SAP Cloud ERP. Gemeinsam mit Ihren Fachbereichen und Ihrer IT betrachten wir Geschäftsprozesse, Konfiguration, Datenübernahme, Integrationen, Tests und die Vorbereitung Ihrer Anwender.
Zu Beginn klären wir, ob Umfang und Voraussetzungen bereits ausreichend bekannt sind oder zunächst eine vertiefte Untersuchung erforderlich ist. Aufgaben, Mitwirkung und Konditionen werden vor der Umsetzung abgestimmt.
Schildern Sie uns Ihre heutige Systemlandschaft, Ihr Ziel und die wichtigsten offenen Fragen. Gemeinsam ordnen wir den nächsten sinnvollen Schritt ein.
Bereit für den nächsten Schritt Richtung SAP Cloud ERP?
Erfahren Sie, wie Sie mit SAP Cloud ERP Ihre Geschäftsprozesse modernisieren, flexibler auf Veränderungen reagieren und die Basis für eine zukunftsfähige IT-Landschaft schaffen.