SAP SuccessFactors

Employee Central

Mit der zunehmenden Globalisierung von Geschäftsprozessen rückt die globale Transparenz von Mitarbeiterinformationen sowie moderne Kollaborationsformen zwischen Beschäftigten weltweit immer stärker in den Fokus des Personalmanagements.

SAP SuccessFactors Employee Central (EC) fungiert als zentrales Human-Resources-Informationssystem für die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten. Es deckt unter anderem folgende Bereiche ab:

• Personaladministration

• Organisationsmanagement

• Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement (die Zeiterfassung erfolgt über das Modul Time Tracking)

• Employee Self Services (ESS) und Manager Self Services (MSS)

Durch die zentrale Bereitstellung von Personaldaten erleichtert EC die internationale Zusammenarbeit und die globale Standardisierung von HR-Prozessen. Mitarbeiter profitieren von transparenten Entscheidungen und werden aktiv in Prozesse eingebunden. Gleichzeitig kombiniert EC die Vorteile einer Cloud-Lösung mit höchsten Sicherheitsstandards unter Berücksichtigung der EU-DSGVO, wodurch die Effizienz der HR-Aktivitäten und die gesamte Wertschöpfung gesteigert werden.

Employee Central dient zudem als Datenbasis für weitere SuccessFactors-Module. Bereits erfasste Informationen wie Personalstammdaten, Stellen und Organisationsstruktur stehen den Talentmodulen direkt zur Verfügung. Über ESS und MSS können Mitarbeiter beispielsweise ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, während Führungskräfte personalrelevante Vorgänge wie Gehaltsänderungen direkt anstoßen können.

Employee Central Payroll

Für die Gehaltsabrechnung steht in SAP SuccessFactors das Modul Employee Central Payroll zur Verfügung. Es ermöglicht eine sichere und effiziente Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung einschließlich Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen.

Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass Kunden keine eigene Hardware, Wartung oder Updates benötigen. Die Cloud-Payroll deckt dabei die wichtigsten Anforderungen ab, einschließlich komplexer Abrechnungsregeln und Tarifwerke, wie man sie von SAP ERP HCM kennt. So bietet SAP eine cloudbasierte Payroll-Lösung. Für die deutsche Variante ist der Funktionsumfang derzeit noch nicht vollständig, da einige Anforderungen noch nicht implementiert sind. Bei besonders komplexen Anforderungen empfiehlt sich daher der Einsatz von H4S4.

Employee Central Service Center

Eine cloudbasierte Lösung, die Mitarbeitenden einen Omnichannel-Zugang zum HR-Helpdesk bietet und HR-Spezialisten eine integrierte Wissensdatenbank zur Verfügung stellt. 

Rekrutierung

Das Recruiting-Modul von SAP SuccessFactors besteht aus Recruiting Management und Recruiting Marketing und unterstützt den gesamten Personalplanungsprozess – von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung.

Zu den Funktionen gehören unter anderem:

• Karriere-Webseiten und Multi-Posting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen

• Digitales Bewerbermanagement mit Statusübersicht, Bewerberpools und kollaborativer Auswahl

• Intelligente Kandidatenakquise, z. B. automatische Empfehlungen oder Kontaktaufnahme zu ehemaligen Bewerbern bei passenden neuen Stellen

Das Modul sorgt für einen transparenten und beschleunigten Recruiting-Prozess. Bewerberfreundliche Funktionen wie Quick Apply erleichtern die Bewerbung direkt über Mobilgeräte und steigern die Attraktivität für neue Talente.

Onboarding & Offboarding

Das Onboarding-Modul von SAP SuccessFactors begleitet HR-Teams, Führungskräfte und neue Mitarbeiter in einem einheitlichen digitalen Prozess durch alle Schritte des Einstiegs. Bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeitende Zugang zu einem Willkommensportal mit wichtigen Informationen, Aufgaben und Ansprechpartnern.

Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass IT-Zugänge, Ausstattung und Schulungen rechtzeitig bereitstehen. Mehrere Neueinstellungen können gleichzeitig und standardisiert abgewickelt werden. Ein strukturiertes Onboarding führt zu schnellerer Einarbeitung, höherer Produktivitäts und steigert nachweislich die Mitarbeiterbindung.

Auch das Offboarding wird unterstützt: Dazu gehören die Rückgabe von Equipment, die Übergabe von Aufgaben sowie das Versenden von Abschiedsbenachrichtigungen – alles zentral und digital gesteuert.

Learning

SAP SuccessFactors Learning ist ein Learning Management System (LMS) zur Verwaltung von Schulungen, Trainings und Weiterbildungen. Unternehmen können Präsenzseminare, E-Learnings und Social Learning anbieten sowie externe Schulungen und Veranstaltungen verwalten.

Mitarbeitende erhalten im Lernportal einen Überblick über vorgeschriebene und verfügbare Kurse, können Lerninhalte absolvieren und Zertifikate verwalten. Automatische Zuweisungen stellen sicher, dass z. B. Compliance-Schulungen oder regelmäßige Unterweisungen termingerecht durchgeführt werden.

Das Modul unterstützt die kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung und Qualifizierung, ein entscheidender Faktor zur Mitarbeiterbindung. Zusätzlich kann Learning im Onboarding eingesetzt werden, sodass neue Mitarbeitende Pflichtschulungen direkt online absolvieren können.

Leistung & Ziele

Das Modul unterstützt dabei, Mitarbeiterziele mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen und die Performance transparent zu bewerten. Mit Performance & Goals können individuelle Ziele nach dem SMART-Prinzip definiert und deren Fortschritt kontinuierlich verfolgt werden. Führungskräfte führen systematisch Zielvereinbarungsgespräche, geben fortlaufend Feedback und gestalten Jahresendbewertungen effizient. Methoden wie 360-Grad-Feedback und Kalibrierungen tragen zu fairen Beurteilungen bei. Gleichzeitig ermöglicht das System, Leistungsträger und Entwicklungsfelder objektiv zu identifizieren. Mitarbeitende profitieren von regelmäßigem Coaching und Feedback, was sowohl ihre Leistung steigert als auch Engagement und Bindung stärkt.

Vergütung

Das Vergütung-Modul bildet alle Aspekte der Mitarbeitervergütung ab – von Gehaltsrunden über Bonuszahlungen bis hin zu Lohnüberprüfungen außerhalb des Grundgehalts und der regulären Auszahlung. Führungskräfte sowie die Personalabteilung erhalten ein zentrales Tool, mit dem sie Gehaltsanpassungen vorschlagen, Budgets verwalten und leistungsbezogene Vergütung gezielt steuern können. Erfolgsprämien, Boni und weitere Leistungszulagen lassen sich planen und anhand von Kennzahlen fair vergeben. Echtzeitdaten aus Performance & Goals fließen direkt ein, sodass Top-Performer angemessen belohnt und weniger leistungsstarke Mitarbeitende gerecht behandelt werden. Das Modul sorgt für Transparenz, die Einhaltung von Vergütungsrichtlinien, ermöglicht die Simulation von Budget-Szenarien und unterstützt eine faire, leistungsorientierte Vergütungskultur – ein wichtiger Faktor für die Bindung der Mitarbeitenden.

Nachfolge & Entwicklung 

Das Modul, auch unter dem Namen Succession Planning (Nachfolgeplanung) bekannt, unterstützt die Personalplanung dabei, Schlüsselpersonen und vielversprechende Nachwuchskräfte im Unternehmen zu identifizieren und gezielt zu entwickeln. Auf Basis der Organisationsdaten aus Employee Central kann für zentrale Positionen eine Nachfolgeplanung erstellt werden, um frühzeitig potenzielle Kandidaten zu erkennen und aufzubauen. Dies geschieht mithilfe von Talent Pools, grafischen Talentübersichten und Mitarbeiter-Scorecards, die relevante Talentinformationen bereitstellen. So lässt sich für jede Schlüsselposition eine Pipeline von Kandidaten aufbauen und die individuelle Weiterentwicklung gezielt fördern. Darüber hinaus ermöglicht das System einen objektiven Talentvergleich und Kalibrierungen, um Nachfolgeentscheidungen fair und fundiert zu treffen. Auf diese Weise wird eine nahtlose Fortführung der Geschäftsstrategie gewährleistet.

Time Tracking

Time Tracking ist ein cloudbasiertes Modul für digitale Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement. Es ermöglicht Unternehmen, Arbeitszeiten effizient und regelkonform zu erfassen – unabhängig von Beschäftigungsart, sei es Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder projektbasiert. Die Lösung unterstützt eine präzise Lohn- und Gehaltsabrechnung, hilft bei der Kontrolle der Personalkosten und steigert die Produktivität der Belegschaft. Sie eignet sich für Unternehmen jeder Größe und bietet eine zentrale Plattform für alle Anforderungen rund um die Zeitwirtschaft.

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten intuitiv über Web oder mobile Endgeräte erfassen, externe Zeiterfassungsterminals lassen sich ebenfalls integrieren. Eine browserbasierte oder mobile Stempeluhr ermöglicht einfache Kommen-/Gehen-Buchungen in Echtzeit. Alle erfassten Zeiten werden automatisch mit dem Mitarbeiterprofil abgeglichen und stehen sofort für Auswertungen zur Verfügung.

Mitarbeiteranalyse

Dieses Modul konsolidiert Daten aus verschieden Quellen und liefert vordefinierte HR-Kennzahlen, die Ihnen helfen, Personalressourcen effizient zu verwalten und fundierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu treffen. 

Mitarbeiterplanung

Ein Tool zur Identifikation und Schließung aktueller sowie zukünftiger Personallücken. Es unterstützt bei der Bewertung von Personalstruktur, Qualifikationen und Kosten.

Analyse von Lernprozessen

Ein Modul zur Auswertung von Unternehmensinvestitionen in die Mitarbeiterentwicklung, inklusive vordefinierter Kennzahlen zur Messung von Lernfortschritten und Weiterbildungserfolgen. 

SAP Jam

Eibe soziale Plattform, die den Mitarbeitern hilft, unternehmensweit zusammenzuarbeiten. 

Ja, SuccessFactors ist besonders für mittelständische bis große Unternehmen geeignet, die eine integrierte und skalierbare HCM-Lösung benötigen. Kleinere Unternehmen sollten prüfen, welche Module sie wirklich benötigen, da die Plattform sehr umfangreich ist.

SuccessFactors ist eine cloudbasierte Lösung von SAP und erfüllt hohe Sicherheitsstandards:

• DSGVO- und ISO-konform

• Verschlüsselte Datenübertragung

• Zugriffskontrollen und Rollenmanagement

Obwohl SuccessFactors eine eigenständige Cloud-Suite ist, lässt sie sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft sowie in Drittanwendungen integrieren. Technisch ist SAP SuccessFactors sehr offen und auf Integration ausgelegt. Über Single Sign-On, APIs und SAP-eigene Tools fügt sich die Cloud-Lösung problemlos in vorhandene Systemlandschaften ein. Dadurch können Unternehmen einen Best-of-Breed-Ansatz verfolgen, bei dem SuccessFactors als Core-HR-System fungiert und spezialisierte Lösungen angebunden werden. Gleichzeitig erleichtert die Integration den schrittweisen Umstieg in die Cloud, da bestehende Prozesse wie Gehaltsabrechnung oder Zeitmanagement zunächst weiterlaufen und nach und nach durch Cloud-Komponenten ersetzt werden können.

Für eine erfolgreiche Einführung von SuccessFactors sind klare Zielsetzungen, eine methodische und schrittweise Umsetzung sowie ein effektives Change Management für die Mitarbeitenden entscheidend. Bewährte Vorgehensweisen beinhalten unter anderem: zunächst die Kernmodule einzuführen, Prozesse möglichst standardnah zu gestalten, Key-User frühzeitig einzubinden und eine transparente Kommunikation innerhalb der HR-Abteilung sowie gegenüber der gesamten Belegschaft sicherzustellen. Auf diese Weise ist der Weg für eine erfolgreiche Transformation zu einer Cloud-basierten HR-Lösung geebnet.

Ja, im Unterschied zum Vorgänger SAP HCM ist SAP SuccessFactors eine vollständig cloudbasierte Lösung in der Public Cloud. Dies eröffnet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter:

• Zukunftssicherheit durch kontinuierliche Updates

• Hohe Flexibilität bei der Erweiterung und Skalierung von Funktionen

• Orts- und geräteunabhängiger Zugriff jederzeit und überall