Die Bradler GmbH betreut weiterhin bestehende SAP Business ByDesign-Kunden. Unser Team bietet Systemoptimierung und laufende Beratung für Unternehmen, die SAP Business ByDesign nutzen – wir führen jedoch keine Neuimplementierungen mehr durch. Kunden, die sich über die Migration zu SAP Cloud ERP informieren möchten, bieten wir eine strukturierte Migrationsberatung an.
Wer SAP Business ByDesign nutzt und einen Wechsel zu SAP Cloud ERP prüft, kennt bereits die Vorteile eines integrierten Cloud ERP-Systems. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Vertrieb und weitere Bereiche arbeiten mit gemeinsamen Daten und zusammenhängenden Geschäftsprozessen.
Beim Wechsel stellt sich deshalb eine konkrete Frage: Was verändert sich für die Menschen, die täglich mit dem System arbeiten?
Die Unterschiede betreffen mehr als die Benutzeroberfläche. Geschäftsprozesse, Berechtigungen, Erweiterungen, Schnittstellen und Auswertungen müssen im Zielsystem betrachtet werden. Dieser Beitrag zeigt, welche Veränderungen Unternehmen fachlich und organisatorisch einordnen sollten.
Mit SAP Cloud ERP ist in diesem Artikel die Public-Cloud-Lösung gemeint, die bisher als SAP S/4HANA Cloud Public Edition bekannt ist.
Ein Plattformwechsel mit Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
SAP Business ByDesign und SAP Cloud ERP sind unterschiedliche ERP-Produkte. Erfahrungen aus SAP Business ByDesign bleiben wertvoll: Ihre Mitarbeiter kennen die Geschäftsabläufe, typische Ausnahmefälle und die Anforderungen Ihrer Kunden und Lieferanten. Dieses Wissen ersetzt jedoch keine Prüfung der neuen Lösung. Ein vertrauter Prozess kann in SAP Cloud ERP andere Anwendungen, Datenstrukturen oder Zuständigkeiten erfordern.
Für Unternehmen empfiehlt sich deshalb eine Betrachtung aus Anwendersicht: Welche Aufgabe soll erledigt werden? Welche Informationen werden dafür benötigt? Wer entscheidet und wer kontrolliert das Ergebnis? So werden Unterschiede greifbar, die ein reiner Funktionsvergleich häufig nicht ausreichend erklärt.
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1. Benutzeroberfläche und Navigation verändern sich
In SAP Business ByDesign orientieren sich Anwender unter anderem an Work Centern und den ihnen zugeordneten Sichten. Diese Zuordnungen bestimmen mit, welche Aufgaben und Informationen erreichbar sind.
SAP Cloud ERP nutzt das SAP Fiori Launchpad als rollenbezogenen Einstieg. Anwendungen werden über Spaces und Pages organisiert, die für die jeweiligen Benutzergruppen zusammengestellt werden können.
Für Mitarbeiter bedeutet das: Vertraute Navigationswege müssen neu gelernt werden. Eine Aufgabe, die bisher über eine bestimmte SAP Business ByDesign-Sicht bearbeitet wurde, kann künftig über mehrere passende Fiori-Apps zugänglich sein.
Schulungen sollten deshalb konkrete Arbeitsaufgaben abbilden. Ein Einkäufer muss beispielsweise wissen, wie er eine Bestellung findet, ihren Status prüft und eine Abweichung bearbeitet. Eine allgemeine Vorstellung der neuen Oberfläche reicht dafür kaum aus.
2. Bekannte Geschäftsprozesse brauchen eine neue fachliche Zuordnung
Ein Kundenauftrag bleibt ein Kundenauftrag. Trotzdem können sich die einzelnen Bearbeitungsschritte und ihre Verteilung auf Anwendungen unterscheiden.
Bei der Bewertung sollten Fachbereiche insbesondere prüfen:
- Welche Schritte unterstützt der ausgewählte Standardprozess?
- Welche Angaben werden an welcher Stelle benötigt?
- Wie werden Freigaben und Ausnahmen behandelt?
- Welche Aufgaben wechseln zwischen Mitarbeitern oder Teams?
- Welche nachfolgenden Prozesse hängen vom Ergebnis ab?
SAP sieht für die vertiefte Prüfung Fit-to-Standard-Workshops vor. Dabei werden die ausgewählten Standardprozesse im System demonstriert und mit den zuständigen Fachbereichen besprochen.
Ein hilfreiches Beispiel ist die Auftragsabwicklung: Entscheidend ist nicht allein, ob ein Auftrag angelegt werden kann. Ebenso wichtig sind Änderungen, Teillieferungen, Rückfragen und die spätere Abrechnung. Gerade solche Fälle zeigen, welche Veränderungen im Arbeitsalltag entstehen.
3. Rollen und Berechtigungen müssen neu bewertet werden
Mit einer anderen Anwendungsstruktur verändert sich auch die Zuordnung von Aufgaben und Zugriffsrechten.
In SAP Cloud ERP werden Benutzer über Business Roles und zugehörige Berechtigungen ausgestattet. SAP empfiehlt dabei, Zugriffe auf die tatsächlich benötigten Aufgaben zu begrenzen.
Bestehende SAP Business ByDesign-Zuordnungen sind eine nützliche Informationsquelle. Für das Zielsystem sollte jedoch fachlich festgelegt werden, wer welche Tätigkeiten ausführen darf.
Dabei helfen konkrete Fragen:
- Wer darf Stammdaten anlegen und ändern?
- Wer bearbeitet Belege und wer gibt sie frei?
- Welche Daten darf eine Rolle sehen?
- Wie werden Vertretungen organisiert?
- Welche Tätigkeiten sollen bewusst getrennt bleiben?
Für Key User entsteht damit eine zusätzliche Aufgabe: Sie müssen neben den Abläufen auch die Zuständigkeiten im neuen System mitgestalten.
4. Individuelle Erweiterungen brauchen eine neue technische Bewertung
Zusatzfelder, Prüfungen und individuelle Funktionen bilden häufig wichtige Besonderheiten eines Unternehmens ab. Ihre geschäftliche Bedeutung bleibt beim Plattformwechsel bestehen. Die technische Umsetzung muss jedoch für das Zielsystem bewertet werden.
SAP Business ByDesign besitzt eigene Erweiterungsmöglichkeiten, unter anderem über SAP Cloud Applications Studio und veröffentlichte Schnittstellen.
SAP Cloud ERP unterscheidet zwischen Key-User-Erweiterungen, Developer Extensibility und Side-by-Side-Erweiterungen auf SAP BTP. Welche Möglichkeit passt, hängt von der Anforderung und den verfügbaren Erweiterungspunkten ab.
Eine zusätzliche Prüfung im Auftrag muss daher nicht automatisch als externe Anwendung umgesetzt werden. Umgekehrt lässt sich eine komplexe ByDesign-Erweiterung nicht allein deshalb übernehmen, weil beide Systeme von SAP stammen.
Für jede bestehende Anpassung sollte geklärt werden:
- Welchen geschäftlichen Zweck erfüllt sie?
- Wird sie weiterhin benötigt?
- Deckt der neue Standard den Bedarf bereits ab?
- Welche Umsetzung ist im Zielsystem geeignet?
- Wer betreut die Lösung nach der Einführung?
5. Schnittstellen benötigen eine fachliche und technische Zuordnung
Eine Verbindung zum Onlineshop oder CRM erfüllt nach dem Wechsel möglicherweise denselben Zweck. Die beteiligten Datenobjekte, Schnittstellen und technischen Zugangsdaten können sich jedoch unterscheiden.
SAP Business ByDesign bietet Web-Service-APIs für die Verbindung mit anderen Anwendungen. Für Erweiterungen und Integrationen in SAP Cloud ERP spielen wiederum die dort veröffentlichten APIs und Ereignisse eine wichtige Rolle.
Die praktische Konsequenz: Bestehende Verbindungen sollten einzeln bewertet werden.
Bei einer Shop-Anbindung reicht es beispielsweise nicht, die Übertragung eines Auftrags zu betrachten. Auch Kundenstammdaten, Artikelnummern, Preise, Steuerinformationen und Rückmeldungen zum Bearbeitungsstatus können betroffen sein.
Wichtig ist außerdem die Verantwortung im Betrieb: Wer bemerkt eine fehlgeschlagene Übertragung? Wer klärt den Fehler und wer stößt die Verarbeitung erneut an?
6. Auswertungen müssen fachlich vergleichbar bleiben
SAP Business ByDesign bietet bereits Berichte und die Möglichkeit, unternehmensspezifische Kennzahlen zu definieren. Der Wechsel beginnt deshalb nicht bei einer leeren Reporting-Landschaft.
Für das Zielsystem sollte zunächst geklärt werden, welche Informationen tatsächlich gebraucht werden. Maßgeblich ist die fachliche Definition einer Kennzahl.
Beim Auftragseingang können beispielsweise unterschiedliche Datumsbezüge, Statusfilter oder Stornierungen zu abweichenden Ergebnissen führen. Zwei ähnlich benannte Berichte sind deshalb noch nicht automatisch vergleichbar.
Fachbereiche sollten dokumentieren:
- Welche Entscheidung unterstützt die Auswertung?
- Wie wird die Kennzahl berechnet?
- Welche Daten und Filter werden verwendet?
- Wer ist für die fachliche Prüfung verantwortlich?
Das erleichtert die spätere Abstimmung zwischen bekannten ByDesign-Ergebnissen und den Auswertungen der neuen Lösung.
7. Formulare und Belegausgabe gehören zum Prozess
Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Rechnungen enthalten häufig mehr individuelle Anforderungen, als zunächst sichtbar ist.
Neben dem Layout sind beispielsweise Absender, Sprachen, Zusatztexte, kundenspezifische Angaben und Versandregeln relevant.
SAP Cloud ERP stellt Funktionen zur Verwaltung von Formularvorlagen und zur Steuerung der Belegausgabe bereit. Dabei hängen die verfügbaren Möglichkeiten auch vom jeweiligen Geschäftsprozess ab.
Bestehende Dokumente sollten deshalb als fachliche Referenz dienen. Zu prüfen ist, welche Inhalte weiterhin gebraucht werden und wie sie im Zielsystem bereitgestellt werden.
Ein optisch korrektes Rechnungsformular reicht allein nicht aus: Auch die richtige Gesellschaft, der passende Empfänger und der vorgesehene Versandweg müssen stimmen.
8. Der Zugriff auf historische Informationen muss geklärt sein
Mitarbeiter benötigen häufig Informationen aus vergangenen Geschäftsvorgängen: alte Angebote, abgeschlossene Aufträge oder frühere Rechnungen. Für den Arbeitsalltag ist deshalb wichtig, wo diese Informationen nach dem Wechsel verfügbar sind und wie sie gefunden werden können.
Unternehmen sollten zwischen Daten unterscheiden, die im neuen System operativ benötigt werden, und Informationen, die für Recherche oder Nachweise zugänglich bleiben sollen.
Eine hilfreiche Frage lautet: Kann ein Mitarbeiter eine Kundenrückfrage zu einem älteren Vorgang beantworten, ohne erst mehrere Ansprechpartner einschalten zu müssen?
Welche Daten technisch übernommen werden können und welche Zugriffslösung geeignet ist, muss anhand der konkreten Objekte und Anforderungen geprüft werden.
Was verändert sich für die einzelnen Teams?
Für die Finanzbuchhaltung stehen unter anderem Buchungsabläufe, Abstimmungen und Auswertungen im Mittelpunkt. Einkauf und Vertrieb müssen ihre Belegketten, Freigaben und Ausnahmefälle verstehen.
Die IT bewertet Integrationen, Zugriffe und Erweiterungen. Key User verbinden die fachliche Sicht mit der neuen Systemlogik: Sie prüfen Abläufe, erläutern Unterschiede und unterstützen ihre Kollegen.
Für die Geschäftsführung ist entscheidend, ob die Veränderungen zu den angestrebten Verbesserungen passen. Eine andere Oberfläche allein schafft noch keinen wirtschaftlichen Nutzen.
Fazit: Die Veränderungen an konkreten Aufgaben bewerten
Der Wechsel von SAP Business ByDesign zu SAP Cloud ERP betrifft die Zusammenarbeit von Menschen, Prozessen und Anwendungen. Entscheidend ist, wie zuverlässig Ihre Teams ihre Aufgaben mit der neuen Lösung erledigen können.
Bewerten Sie deshalb konkrete Geschäftsvorgänge: vom Anlegen eines Stammdatensatzes über die Bearbeitung einer Ausnahme bis zur Prüfung einer Auswertung. So erkennen Sie, wo Schulung genügt und wo Prozesse oder technische Lösungen angepasst werden müssen.
Wenn Sie den Wechsel insgesamt vorbereiten möchten, finden Sie die nächsten Schritte in unserem Leitfaden zur SAP Business ByDesign Migration. Die Frage nach dem passenden Zeitpunkt behandeln wir im Beitrag „Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Migration zu SAP Cloud ERP?“.
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