Bitte beachten Sie, dass SAP S/4HANA Cloud (ERP) jetzt als SAP Cloud ERP bekannt ist. Dieser neue Name unterstreicht den Fokus auf die Bereitstellung einer KI-gestützten, sofort einsatzbereiten Cloud-Lösung. Diese Änderung stellt sicher, dass Sie von kontinuierlicher Innovation, Automatisierung und Echtzeitleistung in allen Kernfunktionen profitieren. Erfahren Sie mehr über die neuen Funktionen von SAP Cloud ERP.
Eine SAP S/4HANA Cloud Migration verändert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und externen Partnern. Neben der technischen Umsetzung müssen Prozesse abgestimmt, Schnittstellen vorbereitet und Mitarbeitende geschult werden.
Ein tragfähiger Projektplan verbindet diese Aufgaben. Er macht sichtbar, welche Entscheidungen anstehen, wer dafür verantwortlich ist und welche Voraussetzungen vor dem nächsten Schritt erfüllt sein müssen.
Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Einführung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition im Kontext von SAP Cloud ERP. Mit Migration ist hier das gesamte Wechselprojekt gemeint. Der technische Einstieg in die Public Edition erfolgt als Neuimplementierung.
1. Ziele und Projektumfang festlegen
Beginnen Sie mit den geschäftlichen Zielen Ihrer ERP-Einführung. Welche Probleme soll das neue System lösen? Welche Abläufe sollen verbessert werden?
Formulieren Sie konkrete Erwartungen. Beispielsweise können Sie festlegen, welche manuellen Übergaben entfallen oder welche Informationen künftig für Auswertungen bereitstehen sollen.
Grenzen Sie anschließend den Projektumfang ab:
- Welche Gesellschaften und Standorte werden einbezogen?
- Welche Geschäftsprozesse gehören zur ersten Einführung?
- Welche Anwendungen müssen angebunden werden?
- Welche Anforderungen können später umgesetzt werden?
Ein klarer Umfang erleichtert die Ressourcenplanung und verhindert, dass neue Wünsche unbemerkt den Einführungstermin beeinflussen.
Falls die Entscheidung über Zielplattform und Übergangsweg noch offen ist, beginnen Sie mit unserem Vergleich der SAP S/4HANA Migrationsstrategien.
2. Verantwortliche und Entscheidungswege benennen
Ein ERP-Projekt benötigt verbindliche Mitarbeit aus den Fachbereichen. Prozessfragen können nicht allein durch die IT beantwortet werden.
Benennen Sie eine Projektleitung sowie Verantwortliche für die betroffenen Geschäftsprozesse, Daten und Integrationen. Legen Sie fest, wer Anforderungen bewertet und wer Entscheidungen freigibt.
Planen Sie dafür tatsächliche Arbeitszeit ein. Wenn Fachverantwortliche nur nebenbei verfügbar sind, können notwendige Entscheidungen und Abnahmen das Projekt verzögern.
Ein gemeinsames Entscheidungsprotokoll hilft, Vereinbarungen nachvollziehbar zu halten.
3. Geschäftsprozesse mit dem Standard abgleichen
Prüfen Sie im Fit-to-Standard, wie die vorgesehenen SAP-Prozesse Ihre Anforderungen abdecken. Ausgangspunkt sind die benötigten Geschäftsergebnisse.
Unterscheiden Sie dabei:
- Anforderungen, die durch den Standard erfüllt werden;
- organisatorische Änderungen und Schulungsbedarf;
- notwendige Integrationen;
- begründete funktionale Lücken.
Bewerten Sie zusätzliche Anforderungen anhand ihres geschäftlichen Nutzens und ihrer Auswirkungen auf Umsetzung und Betrieb. So entsteht eine belastbare Grundlage für den weiteren Projektumfang.
4. Einen realistischen Projektplan aufstellen
Verbinden Sie Prozessentscheidungen, Konfiguration, Datenbereitstellung, Integration und Tests in einem gemeinsamen Plan.
Die SAP-Activate-Methodik kann die Einführung strukturieren. Entscheidend für die Steuerung sind nachvollziehbare Ergebnisse und Freigabepunkte.
Planen Sie insbesondere:
- die Verfügbarkeit interner und externer Beteiligter;
- Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsbereichen;
- Zeit für Entscheidungen und Fehlerkorrekturen;
- Test- und Schulungstermine;
- den Übergang in den laufenden Betrieb.
Berücksichtigen Sie im Budget neben der Implementierung auch interne Mitarbeit, Integrationen, Schulungen und die Betreuung nach dem Start. Änderungen am Umfang sollten einschließlich ihrer Kosten- und Terminwirkung bewertet werden.
Mit SAP Activate Ihr Projekt strukturiert planen
Erfahren Sie, wie die sechs Phasen Ihre SAP-Einführung strukturieren und welche Entscheidungen von der Vorbereitung bis zum Go-live wichtig sind.
5. Schnittstellen und Datenübernahme koordinieren
Erstellen Sie eine Übersicht aller Anwendungen, die mit dem neuen ERP-System zusammenarbeiten müssen. Dokumentieren Sie je Schnittstelle Zweck, Verantwortliche und benötigte Informationen.
Klären Sie auch, welche Anwendung künftig führend für bestimmte Daten ist. Diese Entscheidung beeinflusst die Zusammenarbeit der Systeme und die Bearbeitung von Fehlern.
Die Datenmigration sollte als eigener Arbeitsbereich geplant werden. Dazu gehören Umfang, Datenqualität, Testübernahmen und fachliche Freigaben.
Die praktische Vorbereitung erläutert unser Leitfaden zur SAP S/4HANA Datenmigration.
6. Geschäftsprozesse testen und Mitarbeitende vorbereiten
Testen Sie vollständige Abläufe, die für Ihren Betrieb wichtig sind. Dazu kann beispielsweise der Weg vom Kundenauftrag über die Lieferung bis zur Abrechnung gehören.
Prüfen Sie dabei das Zusammenspiel von Funktionen, Berechtigungen, Schnittstellen und Daten. Dokumentieren Sie Fehler mit Zuständigkeit und einer klaren Regel für die erneute Prüfung.
Bereiten Sie Schulungen anhand der tatsächlichen Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden vor. Key User können dabei helfen, Fragen aus den Teams aufzunehmen und Arbeitsabläufe verständlich zu vermitteln.
7. Go-live und Betriebsübergabe abstimmen
Definieren Sie vor dem Start, welche Bedingungen für die Produktivsetzung erfüllt sein müssen. Dazu gehören freigegebene Geschäftsprozesse, verfügbare Anwender und geklärte Zuständigkeiten.
Ein gemeinsamer Ablaufplan beschreibt, wer welche Umstellungsaufgabe übernimmt und wann Entscheidungen erforderlich sind.
Organisieren Sie außerdem die Unterstützung für die ersten Betriebstage:
- Wo melden Anwender Probleme?
- Wer bewertet ihre Dringlichkeit?
- Wer koordiniert die Bearbeitung?
- Wann übernimmt die reguläre Betreuung?
So lässt sich die Einführung geordnet in den laufenden Betrieb überführen.
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