SAP-Projektplan: Aufgaben und Ressourcen

Eine SAP-Einführung ist nicht allein Aufgabe des Implementierungspartners. Während dieser SAP-Know-how, Methodik und technische Expertise einbringt, muss Ihr Unternehmen wichtige Voraussetzungen schaffen: Geschäftsprozesse erklären, Entscheidungen treffen, Daten vorbereiten und die neue Lösung im Arbeitsalltag testen.

Genau hier entstehen häufig Herausforderungen. Key User sind im Tagesgeschäft gebunden, fachliche Entscheidungen verzögern sich oder der Aufwand für Datenbereinigung und Tests wird unterschätzt.

Ein guter SAP-Projektplan berücksichtigt deshalb nicht nur technische Meilensteine, sondern auch die internen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und verfügbaren Ressourcen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aufgaben Ihr Unternehmen bei einer Einführung von SAP Cloud ERP übernimmt, welche Rollen Sie benötigen und wie Sie interne Kapazitäten realistisch planen.

Einen Überblick über den gesamten Projektverlauf finden Sie in unserem Beitrag SAP-Implementierung: vom Projektstart bis zum Support.

Was gehört in einen SAP-Projektplan?

Ein SAP-Projektplan bildet den Ablauf einer ERP-Einführung ab. Er definiert Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine, Abhängigkeiten und wichtige Meilensteine.

Für die Planung auf Kundenseite ist entscheidend, dass neben den Leistungen des Implementierungspartners auch die eigenen Arbeitspakete berücksichtigt werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Projektziele definieren: Geschäftsziele, Prioritäten und Projektumfang festlegen.
• Prozesse und Anforderungen beschreiben: Bestehende Abläufe erläutern und relevante Geschäftsszenarien vorbereiten.
• Entscheidungen treffen: Fachliche Fragen klären und notwendige Freigaben erteilen.
• Datenmigration vorbereiten: Stammdaten bereinigen und übernommene Daten prüfen.
• Schnittstellen abstimmen: Drittsysteme, technische Abhängigkeiten und weitere Dienstleister koordinieren.
• Berechtigungen festlegen: Rollen und erforderliche Systemzugriffe fachlich bestätigen.
• Tests und Abnahmen durchführen: Geschäftsprozesse prüfen und Ergebnisse dokumentieren.
• Mitarbeiter vorbereiten: Schulungen, Kommunikation und Unterstützung organisieren.
• Go-live begleiten: Produktivbereitschaft bewerten und den Übergang in den laufenden Betrieb sicherstellen.

Jede Aufgabe sollte im SAP-Projektplan mindestens einem Verantwortlichen, einem Termin und einem erwarteten Ergebnis zugeordnet sein. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor die nächste Aufgabe beginnen kann.

Bereits vor Projektbeginn hilft das SAP Digital Discovery Assessment, Anforderungen und den vorgesehenen Lösungsumfang einzugrenzen. Wie sich diese Aufgaben in den gesamten Projektablauf einfügen, erfahren Sie auf unserer Seite zur SAP Cloud ERP Implementierung. 

Wer übernimmt welche Verantwortung bei einer SAP-Einführung?

Eine erfolgreiche SAP-Einführung benötigt klare Zuständigkeiten auf beiden Seiten. Während der Implementierungspartner die vereinbarten Beratungs- und Umsetzungsleistungen erbringt, bleibt Ihr Unternehmen für zahlreiche fachliche Aufgaben verantwortlich.

Die folgende Übersicht zeigt typische Rollen auf Kundenseite.

Gerade im Mittelstand kann eine Person mehrere Rollen übernehmen. Das reduziert jedoch nicht automatisch den Arbeitsaufwand.

Wichtig: Benennen Sie nicht nur verantwortliche Personen. Stellen Sie auch sicher, dass diese ausreichend Zeit für ihre Projektaufgaben erhalten.

1. Projektziele und Projektumfang festlegen

Bevor Sie einzelne Anforderungen bewerten, sollten Sie definieren, was mit der SAP-Einführung erreicht werden soll.

Die allgemeine Zielsetzung „Wir brauchen ein modernes ERP-System“ ist dafür zu ungenau.

Konkrete Ziele könnten beispielsweise sein:

• Manuelle Übertragungen von Auftragsdaten reduzieren
• Geschäftsprozesse über mehrere Gesellschaften vereinheitlichen
• Informationen für den Monatsabschluss verlässlicher bereitstellen
• Individuelle Sonderlösungen reduzieren
• Zuständigkeiten und Freigabeprozesse transparenter gestalten

Neben den Zielen müssen auch die Grenzen des Projekts klar sein.

Welche Gesellschaften, Standorte und Prozesse gehören zum ersten Projektumfang? Welche Anforderungen werden zunächst zurückgestellt? Welche Themen sollen erst nach dem Produktivstart umgesetzt werden?

Diese Entscheidungen beeinflussen den Aufwand, die Ressourcenplanung und den weiteren Projektverlauf.

Ergebnis: Ein abgestimmtes Zielbild mit klaren Prioritäten, definiertem Projektumfang und dokumentierten Abgrenzungen.

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Erfahren Sie, wie die sechs Phasen Ihre SAP-Einführung strukturieren und welche Entscheidungen von der Vorbereitung bis zum Go-live wichtig sind.

SAP-Projekt vorbereiten

2. Geschäftsprozesse und Anforderungen vorbereiten

Der Implementierungspartner kann passende SAP-Prozesse vorstellen und deren Eignung bewerten. Dazu benötigt er jedoch ein fundiertes Verständnis Ihrer Geschäftsabläufe.

Prozessverantwortliche und Key User sollten deshalb frühzeitig konkrete Geschäftsszenarien vorbereiten.

Im Vertrieb könnten das beispielsweise sein:

• Ein Kundenauftrag mit mehreren Lieferterminen
• Eine nachträgliche Änderung der Bestellmenge
• Eine kundenspezifische Preisvereinbarung
• Eine Retoure mit anschließender Gutschrift
• Eine abweichende Liefer- und Rechnungsadresse

Neben Standardabläufen sind Ausnahmen besonders wichtig. Sie zeigen, welche Anforderungen im Alltag tatsächlich bestehen.

Beschreiben Sie außerdem, warum eine bestimmte Anforderung notwendig ist. Eine gesetzlich vorgeschriebene Angabe ist anders zu bewerten als eine gewohnte Bildschirmdarstellung.

Anforderungen priorisieren

Nicht jeder bisherige Ablauf muss unverändert in das neue SAP-System übernommen werden. Prüfen Sie gemeinsam mit dem Implementierungspartner, welche Anforderungen sich durch Standardprozesse abbilden lassen und wo tatsächlich Anpassungsbedarf besteht.

Dabei hilft der SAP-Clean-Core-Ansatz, Erweiterungen bewusst zu bewerten und unnötige individuelle Anpassungen zu vermeiden.

Ergebnis: Priorisierte Anforderungen, dokumentierte Geschäftsprozesse und konkrete Testszenarien mit benannten Ansprechpartnern.

3. Fachliche Entscheidungen verbindlich einplanen

Viele Aufgaben innerhalb einer SAP-Einführung hängen von fachlichen Entscheidungen ab.

Ein Beispiel: Solange nicht geklärt ist, wer Bestellungen freigeben darf, lassen sich die zugehörigen Berechtigungen und Abläufe nicht abschließend festlegen. Auch Tests und Schulungen können davon betroffen sein.

Offene Entscheidungen können deshalb mehrere nachgelagerte Aufgaben verzögern. Ihr SAP-Projektplan sollte wichtige Entscheidungen ausdrücklich berücksichtigen.

Halten Sie dafür fest:

• Welche Frage muss entschieden werden?
• Wer bereitet die Entscheidungsgrundlage vor?
• Wer ist entscheidungsberechtigt?
• Bis wann muss die Entscheidung vorliegen?
• Welche Aufgaben hängen davon ab?

Eine zentrale Entscheidungsliste schafft Transparenz. Sie hilft der Projektleitung, offene Punkte nachzuverfolgen und mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.

Ergebnis: Dokumentierte Entscheidungen mit klaren Verantwortlichkeiten, verbindlichen Terminen und nachvollziehbaren Auswirkungen auf den Projektverlauf.

4. Datenmigration vorbereiten und Datenqualität sicherstellen

Die Datenmigration gehört zu den Aufgaben einer SAP-Einführung, bei denen Unternehmen besonders intensiv mitarbeiten müssen.

Zwar kann der Implementierungspartner die technische Übertragung unterstützen. Ob die bestehenden Daten korrekt, vollständig und fachlich verwendbar sind, muss jedoch Ihr Unternehmen beurteilen.

Typische Aufgaben sind:

• Veraltete Kunden- und Lieferantenstammdaten identifizieren
• Dubletten erkennen und bereinigen
• Fehlende Pflichtangaben ergänzen
• Zuständigkeiten für einzelne Datenbereiche festlegen
• Den Umfang der zu übernehmenden Daten bestimmen
• Regeln für die zukünftige Datenpflege vereinbaren
• Daten nach einer Testmigration fachlich überprüfen

Ein Beispiel verdeutlicht die Aufgabenteilung: Ein technischer Datenimport kann erfolgreich abgeschlossen sein, obwohl eine übernommene Lieferantenbankverbindung nicht mehr aktuell ist.

Die fachliche Prüfung muss deshalb durch die zuständigen Mitarbeiter erfolgen.

Testmigrationen rechtzeitig berücksichtigen

Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Ergebnisse einer Testmigration zu prüfen und Fehler zu korrigieren.

Ein fehlerfreier technischer Import bedeutet noch nicht, dass sämtliche Informationen im neuen System fachlich richtig zugeordnet sind.

Ergebnis: Bereinigte Datenbestände, festgelegte Datenverantwortliche und fachlich geprüfte Migrationsergebnisse.

5. Schnittstellen und externe Dienstleister koordinieren

Eine SAP-Einführung betrifft häufig weitere Anwendungen und Systeme im Unternehmen. Dazu können beispielsweise CRM-Systeme, Onlineshops, Lagerverwaltungssysteme, Banken oder branchenspezifische Software gehören.

Die Herausforderung: Nicht für jedes System ist derselbe Dienstleister verantwortlich. Damit Schnittstellen rechtzeitig umgesetzt und getestet werden können, müssen alle Beteiligten koordiniert werden.

Klären Sie deshalb frühzeitig:

• Wer ist Ansprechpartner für das jeweilige System?
• Welche Schnittstellendokumentation ist vorhanden?
• Welche Zugänge und Testumgebungen werden benötigt?
• Welche Änderungen an Drittsystemen sind erforderlich?
• Wann können durchgängige Integrationstests stattfinden?
• Wer ist nach dem Produktivstart für mögliche Fehler zuständig?

Eine technisch fertiggestellte Schnittstelle kann erst vollständig geprüft werden, wenn auch das angebundene System dafür bereitsteht.

Ergebnis: Eine dokumentierte Schnittstellenübersicht mit Verantwortlichkeiten, notwendigen Vorleistungen und abgestimmten Testterminen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Beitrag zur SAP-Integration im Mittelstand.

6. Rollen und Berechtigungen festlegen

Welche Mitarbeiter benötigen welche Zugriffe im neuen ERP-System?

Diese Frage muss Ihr Unternehmen fachlich beantworten. Der Implementierungspartner kann die vereinbarten Berechtigungen technisch umsetzen, benötigt dafür jedoch entsprechende Vorgaben.

Typische Fragen sind:

• Wer darf Kunden- oder Lieferantenstammdaten ändern?
• Wer darf Bestellungen oder Rechnungen freigeben?
• Auf welche Gesellschaften und Daten darf ein Mitarbeiter zugreifen?
• Wie werden Vertretungsregelungen abgebildet?
• Wer genehmigt zusätzliche Berechtigungen?

Prüfen Sie die Rollen nicht ausschließlich anhand theoretischer Berechtigungslisten. Entscheidend ist, ob Mitarbeiter ihre vorgesehenen Aufgaben vollständig durchführen können, ohne unnötig weitreichende Zugriffe zu erhalten.

Ergebnis: Fachlich bestätigte Rollen, abgestimmte Berechtigungen und dokumentierte Prüfergebnisse

7. SAP-Tests durchführen und Abnahmen vorbereiten

Bevor das neue ERP-System produktiv eingesetzt wird, müssen die vereinbarten Geschäftsprozesse geprüft werden.

Der Implementierungspartner führt die vertraglich vorgesehenen Prüfungen durch. Ihr Unternehmen muss zusätzlich beurteilen, ob die Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt. Dafür benötigen Key User vorbereitete Testszenarien, geeignete Daten und ausreichend Zeit.

Ein nachvollziehbarer Testfall sollte folgende Informationen enthalten:

• Ausgangssituation und erforderliche Testdaten
• Durchzuführende Arbeitsschritte
• Erwartetes Ergebnis
• Tatsächliches Ergebnis
• Festgestellte Fehler oder Abweichungen
• Verantwortliche Person für die weitere Bearbeitung

Besonders relevant sind bereichsübergreifende Abläufe.

Ein erfolgreich angelegter Kundenauftrag beweist beispielsweise noch nicht, dass die nachfolgenden Schritte von der Lieferung über die Rechnungsstellung bis zur Buchung funktionieren.

Abnahmekriterien frühzeitig definieren

Legen Sie vor der Testphase fest, unter welchen Voraussetzungen eine fachliche Freigabe erfolgen kann. Dabei sollten auch offene Fehler berücksichtigt werden.

Welche Abweichungen verhindern den Produktivstart? Welche Punkte können nachgelagert bearbeitet werden? Wer ist befugt, darüber zu entscheiden?

Unterscheiden Sie dabei die fachliche Freigabe von einer vertraglichen Abnahme, deren Voraussetzungen sich nach den getroffenen Vereinbarungen richten.

Ergebnis: Dokumentierte Testergebnisse, bewertete Abweichungen und nachvollziehbare Freigaben durch die zuständigen Personen.

8. Mitarbeiter schulen und Veränderungen begleiten

Mit der SAP-Einführung verändern sich häufig nicht nur Systemoberflächen, sondern auch Abläufe, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen.

Deshalb sollten Schulungen und interne Kommunikation fester Bestandteil Ihres SAP-Projektplans sein.

Klären Sie unter anderem:

• Welche Mitarbeitergruppen benötigen welche Schulungen?
• Welche Prozesse verändern sich besonders stark?
• Wer erstellt oder prüft die Schulungsunterlagen?
• Wann stehen geeignete Test- und Übungsmöglichkeiten bereit?
• An wen können sich Anwender bei Fragen wenden?

Richten Sie Schulungen an den tatsächlichen Aufgaben der Mitarbeiter aus. Personen im Einkauf benötigen beispielsweise andere Übungen als Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung.

Key User übernehmen dabei eine wichtige Rolle: Sie kennen die Geschäftsprozesse und können ihre Kollegen bei der Anwendung des neuen Systems unterstützen.

Ergebnis: Vorbereitete Anwender, geeignete Schulungsunterlagen und klare Ansprechpartner für die Zeit nach dem Produktivstart.

Wie viele interne Ressourcen benötigt eine SAP-Einführung?

Der interne Zeitaufwand wird bei einer SAP-Einführung leicht unterschätzt. Eine allgemeingültige Stundenzahl lässt sich jedoch nicht seriös angeben. Der Ressourcenbedarf hängt unter anderem von der Anzahl der beteiligten Prozesse, Gesellschaften, Schnittstellen, Datenbestände und Projektbeteiligten ab.

Deshalb empfiehlt es sich, interne Kapazitäten für jede Rolle und jedes Arbeitspaket separat zu planen.

Nicht nur Workshops berücksichtigen

Ein zweistündiger Prozessworkshop verursacht häufig mehr als zwei Stunden internen Aufwand. Mitarbeiter müssen sich vorbereiten, Beispieldaten zusammentragen, offene Fragen abstimmen und Ergebnisse prüfen.

Berücksichtigen Sie deshalb bei der Kapazitätsplanung:

• Vorbereitung und Nachbereitung von Workshops
• Interne Abstimmungen und Entscheidungsfindung
• Datenbereinigung und fachliche Kontrollen
• Testvorbereitung, Testdurchführung und Fehlerkorrekturen
• Schulungsvorbereitung und Anwenderunterstützung
• Projekttermine und regelmäßige Abstimmungen

Verfügbarkeit im Tagesgeschäft prüfen

Besonders kritisch wird die Ressourcenplanung, wenn Mitarbeiter mehrere Projektaufgaben gleichzeitig übernehmen. Ein Key User, der Workshops begleitet, Daten prüft und Tests durchführt, kann diese Tätigkeiten nicht unbegrenzt zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben erledigen.

Beziehen Sie deshalb auch Monatsabschlüsse, Inventuren, saisonale Belastungsspitzen und Urlaubszeiten in die Planung ein.

Praxis-Tipp: Vereinbaren Sie mit den jeweiligen Führungskräften, welche Projektaufgaben Vorrang haben und wie Mitarbeiter während besonders intensiver Projektphasen entlastet werden.

Beispiel: So sieht ein SAP-Projektplan für interne Aufgaben aus

Die folgende Tabelle zeigt, wie typische Aufgaben auf Kundenseite in einem SAP-Projektplan abgebildet werden können.

Sie dient als Orientierung. Konkrete Termine, Aufwände und Verantwortlichkeiten müssen für jedes Projekt individuell ergänzt werden.

Ergänzen Sie für die operative Steuerung weitere Spalten, beispielsweise für Termine, geschätzte Aufwände, Bearbeitungsstatus und notwendige Freigaben.

So erkennen Sie nicht nur, welche Aufgaben anstehen, sondern auch, wann welche internen Ressourcen benötigt werden.

5 häufige Fehler bei der SAP-Projektplanung

Selbst bei einer sorgfältig geplanten Implementierung können organisatorische Versäumnisse den Projektverlauf beeinträchtigen. Diese fünf Fehler sollten Sie vermeiden.

1. Key User werden benannt, aber nicht entlastet

Die Benennung eines Key Users schafft noch keine verfügbaren Kapazitäten.

Besser: Legen Sie gemeinsam mit den Führungskräften fest, wie viel Zeit für Projektaufgaben eingeplant wird und welche Tätigkeiten im Tagesgeschäft anderweitig übernommen werden.

2. Fachliche Entscheidungen werden zu spät getroffen

Fehlende Entscheidungen können Konfiguration, Berechtigungen und Tests verzögern.

Besser: Führen Sie eine Entscheidungsliste mit zuständigen Personen, verbindlichen Terminen und dokumentierten Abhängigkeiten.

3. Die Datenmigration wird ausschließlich der IT überlassen

Die technische Übertragung ist nur ein Teil der Datenmigration. Inhaltliche Fehler müssen von den zuständigen Fachbereichen erkannt und bewertet werden.

Besser: Benennen Sie Datenverantwortliche und planen Sie ausreichend Zeit für Bereinigung und fachliche Kontrolle ein.

4. Tests beginnen ohne klare Erfolgskriterien

Ohne dokumentiertes erwartetes Ergebnis ist schwer nachvollziehbar, ob ein Geschäftsprozess wie vorgesehen funktioniert.

Besser: Erstellen Sie konkrete Testfälle und definieren Sie die Prüfkriterien vor Beginn der Testdurchführung.

5. Die Planung endet mit dem Go-live

Auch nach dem Produktivstart entstehen Fragen, Fehler und zusätzlicher Unterstützungsbedarf.

Besser: Planen Sie die Betreuung nach dem Go-live, die Bearbeitung offener Punkte und den Übergang in den laufenden Betrieb rechtzeitig ein.

Klären Sie dabei, welche Aufgaben interne Ansprechpartner übernehmen und wann eine kontinuierliche SAP-Systembetreuung unterstützt.

Fazit: Ein realistischer SAP-Projektplan beginnt bei den eigenen Ressourcen

Eine erfolgreiche SAP-Einführung hängt nicht allein von der technischen Umsetzung ab. Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten, rechtzeitige Entscheidungen, qualitativ hochwertige Daten und verfügbare Mitarbeiter. Ein belastbarer SAP-Projektplan verbindet deshalb die Leistungen des Implementierungspartners mit den Aufgaben Ihres Unternehmens.

Prüfen Sie für jedes wesentliche Arbeitspaket vier zentrale Fragen:

Wer übernimmt die Aufgabe? Welches Ergebnis wird erwartet? Wann wird es benötigt? Und wer gibt es frei?

So wird aus einem reinen Terminplan eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, die den gesamten Projektverlauf unterstützt.

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