Seit Anfang 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 kommt für viele die Pflicht hinzu, selbst E-Rechnungen zu versenden. Für Beratungen, IT-Dienstleister und Softwarehäuser ist das mehr als ein Formatwechsel: Ihre Rechnungen enthalten Stundenaufstellungen, Abschläge, weiterberechnete Reisekosten und Kundenvorgaben wie Bestellnummern.
Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen gelten, worauf Dienstleister besonders achten sollten und wie die Umsetzung in SAP gelingt.
Auf einen Blick
- Empfang: seit 1. Januar 2025 Pflicht für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
- Versand: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle.
- Format: strukturiert nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD – ein PDF ist keine E-Rechnung.
- Dienstleister: Leistungsnachweise, Abschlagsrechnungen, Reisekosten und Intercompany-Rechnungen gezielt einplanen.
Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und verarbeiten können.
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF (mit Zustimmung des Empfängers) dürfen noch ausgestellt werden.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr müssen E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 andere Formate nutzen; bestehende EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen bis Ende 2027 zulässig.
- Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung gilt für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Die Angaben entsprechen dem Stand November 2026; für Ihre konkreten Fälle stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind vor allem die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) verbreitet. Ein PDF oder ein Scan per E-Mail gilt dagegen als „sonstige Rechnung“.
Worauf Dienstleister besonders achten sollten
Leistungsnachweise und Stundenaufstellungen
Viele Kunden prüfen Rechnungen nur mit Stundenaufstellung oder Leistungsnachweis. Diese Unterlagen können als Anlage mitgeschickt werden; entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung stehen.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Die Pflicht gilt für jede Rechnung, auch für Abschläge. In der Schlussrechnung müssen die bereits berechneten Abschläge nachvollziehbar abgezogen werden – das sollte auch im strukturierten Format sauber abgebildet sein.
Weiterberechnete Reisekosten
Reise- und Nebenkosten erscheinen als eigene Positionen mit dem richtigen Steuersatz. Je durchgängiger Spesen und Projekt verbunden sind, desto weniger Nacharbeit entsteht.
Kundenvorgaben
Bestellnummern, Kostenstellen oder die Käuferreferenz – bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID – gehören in die vorgesehenen Felder. Fehlen sie, weisen Kunden Rechnungen zunehmend automatisch zurück.
Rechnungen zwischen eigenen Gesellschaften
Auch Rechnungen zwischen Gesellschaften einer Gruppe fallen unter die Pflicht – ausgenommen sind Innenumsätze innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft. Wie Intercompany-Rechnungen direkt aus den Buchungen entstehen, zeigt die Seite Gesellschaften und Intercompany.
E-Rechnung in SAP
In SAP Cloud ERP laufen elektronische Rechnungen über eDocuments; SAP Document and Reporting Compliance übernimmt je nach Land und Szenario Übertragung und Validierung, etwa beim Versand über Peppol. In SAP Business ByDesign unterscheidet sich die technische Umsetzung, zum Beispiel über Ausgabefunktionen und XSLT-basierte Transformationen. Details dazu in den Beiträgen E-Rechnung mit SAP Business ByDesign: XRechnung und Peppol und SAP Business ByDesign: E-Rechnungen empfangen & verarbeiten.
Wir richten die E-Rechnung in Ihrem SAP-System ein, testen sie mit Ihren Rechnungsfällen und betreuen sie im Alltag – mehr auf der Seite E-Rechnung mit SAP. Einen ausführlichen Überblick bietet unser E-Invoicing-Guide.
Schritt für Schritt zur E-Rechnung
Rechnungsfälle erfassen
Welche Rechnungsarten stellen Sie aus – nach Aufwand, Festpreis, Abschlag, periodisch, Gutschrift? Welche Anlagen gehören dazu?
Kundenanforderungen und Formate klären
Welche Kunden verlangen XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol, welche Pflichtfelder wie Bestellnummer oder Leitweg-ID?
Stammdaten ergänzen
Empfängeradressen, Käuferreferenzen und Peppol-IDs im Kundenstamm pflegen.
System einrichten und testen
Format, Übertragungsweg, Validierung und Fehlerbearbeitung einrichten und mit echten Rechnungsfällen testen.
Eingang prüfen
Auch der Empfang sollte rund laufen: Prüfung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen ohne Abtippen.
Sie möchten wissen, wo Ihr SAP-System steht? Vereinbaren Sie ein kostenloses Expertengespräch. Weitere Themen für Projektdienstleister finden Sie im Leitartikel ERP für Beratungen, IT-Dienstleister und Softwarehäuser.
Häufige Fragen
Darf ich 2027 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstiegen hat. Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland oder an Privatpersonen?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind.
Kann ich Stundenaufstellungen weiter mitschicken?
Ja, als Anlage zur E-Rechnung. Die Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil stehen.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen und dürfen weiter in anderer Form ausgestellt werden.
