Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung. Voraussetzung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Für Unternehmen, die SAP Business ByDesign einsetzen, stellt sich daher eine zentrale Frage:
Wie können eingehende E-Rechnungen effizient in SAP Business ByDesign übernommen und als Lieferantenrechnungen verarbeitet werden?
SAP Business ByDesign bietet dafür verschiedene Möglichkeiten: vom manuellen XML-Upload bis zur automatisierten Integration.
In diesem Beitrag stellen wir drei Varianten vor und zeigen, welche Lösung sich für welches Szenario eignet.
E-Rechnungen in SAP Business ByDesign: Welche Möglichkeiten gibt es?
Grundsätzlich lassen sich drei Varianten unterscheiden:
- Übertragung über einen Standard-Webservice
- Manueller Upload einer E-Rechnung
- Automatisierter Upload und Verarbeitung von E-Rechnungen
Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem vom verwendeten Rechnungsformat, dem Rechnungsvolumen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Option 1: Lieferantenrechnungen über den Standard-Webservice übertragen
Eine Möglichkeit besteht darin, Lieferantenrechnungen über die von SAP bereitgestellte Schnittstelle an SAP Business ByDesign zu übertragen.
Die Rechnungsdaten können damit automatisiert in das ERP-System übernommen werden.
Dabei ist allerdings zu beachten, dass die Daten der von SAP erwarteten Struktur entsprechen müssen. Werden Rechnungen in einem anderen Format bereitgestellt, ist gegebenenfalls eine Transformation außerhalb von SAP Business ByDesign erforderlich.
Wann eignet sich diese Variante?
Diese Lösung bietet sich insbesondere an, wenn
- das sendende System bereits das benötigte Datenformat bereitstellen kann,
- eine direkte System-zu-System-Kommunikation gewünscht ist und
- keine individuelle Transformation innerhalb des Prozesses benötigt wird.
Option 2: E-Rechnungen manuell in SAP Business ByDesign hochladen
Eine flexible Alternative ist der manuelle Upload von Lieferantenrechnungen.
Im Work Center für die Lieferantenrechnungsverarbeitung können elektronische Rechnungen als XML-Datei hochgeladen werden. SAP Business ByDesign kann daraus anschließend eine Lieferantenrechnung erzeugen.
Ein wesentlicher Vorteil dieser Variante ist die Möglichkeit, unterschiedliche XML-Strukturen über eine XSLT-Transformation in die von SAP Business ByDesign benötigte Struktur zu überführen.
Der Prozess sieht vereinfacht folgendermaßen aus:
E-Rechnung als XML → XSLT-Transformation → SAP-Business-ByDesign-Format → Lieferantenrechnung
Damit können auch externe Rechnungsformate verarbeitet werden, sofern für diese ein entsprechendes Mapping eingerichtet wurde.
Vorteile des manuellen Uploads
- Nutzung strukturierter XML-Rechnungen
- Transformation unterschiedlicher Formate über XSLT
- vergleichsweise einfache Einführung
- kein vollständig automatisierter Integrationsprozess notwendig
Für wen eignet sich der manuelle Upload?
Diese Variante ist insbesondere interessant für Unternehmen, die zunächst mit der Verarbeitung von E-Rechnungen starten möchten oder nur ein überschaubares Volumen eingehender Rechnungen haben.
Bei einer größeren Anzahl von Lieferantenrechnungen bietet sich dagegen eine Automatisierung des Prozesses an.
Option 3: E-Rechnungen automatisch in SAP Business ByDesign verarbeiten
Bei einem höheren Rechnungsvolumen sollte die Verarbeitung möglichst ohne manuellen Datei-Upload erfolgen.
Dazu kann der Eingang der Rechnungsdaten mit SAP Business ByDesign integriert werden. Die zuvor eingerichteten Transformationen können dabei genutzt werden, um externe Rechnungsformate in die benötigte Struktur zu überführen und anschließend eine Lieferantenrechnung im System anzulegen.
Der Prozess kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Lieferant → E-Rechnung → Eingangskanal → Transformation → SAP Business ByDesign → Lieferantenrechnung
Damit entfällt der manuelle Upload einzelner Rechnungsdateien.
Vorteile der automatisierten Verarbeitung
- weniger manuelle Tätigkeiten
- schnellere Verarbeitung eingehender Rechnungen
- geringeres Risiko von Übertragungsfehlern
- strukturierte und standardisierte Prozesse
- bessere Skalierbarkeit bei steigenden Rechnungsvolumen
Besonders interessant ist diese Variante, wenn unterschiedliche Lieferanten oder Rechnungssysteme angebunden werden sollen.
E-Invoicing mit SAP: Was Unternehmen wissen müssen
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, SAP Business ByDesign und SAP Cloud ERP - alle wichtigen Grundlagen und Möglichkeiten kompakt in einem Guide.Welche E-Rechnungsformate können verarbeitet werden?
Für die E-Rechnung existieren unterschiedliche nationale und internationale Standards.
In Deutschland spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine wichtige Rolle. Darüber hinaus können Unternehmen beispielsweise über Peppol elektronische Geschäftsdokumente mit Geschäftspartnern austauschen.
Entscheidend für SAP Business ByDesign ist, wie die strukturierten Rechnungsdaten in die vom System benötigte Struktur überführt werden.
Über entsprechende Transformationen und Integrationen lassen sich dadurch unterschiedliche Eingangsszenarien realisieren.
XRechnung in SAP Business ByDesign empfangen
XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten und eignet sich daher grundsätzlich für eine automatisierte Verarbeitung.
Beim Eingang einer XRechnung können die Daten über eine entsprechende XSLT-Transformation auf die benötigte SAP-Business-ByDesign-Struktur gemappt werden.
Abhängig vom gewünschten Prozess kann die Rechnung anschließend entweder manuell hochgeladen oder automatisiert an SAP Business ByDesign übergeben werden.
Damit lässt sich der gesamte Rechnungseingangsprozess deutlich stärker automatisieren als bei klassischen PDF-Rechnungen.
Was ist mit ZUGFeRD-Rechnungen?
ZUGFeRD kombiniert in den entsprechenden Ausprägungen eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit strukturierten XML-Daten.
Für die automatisierte Verarbeitung sind insbesondere die strukturierten Rechnungsdaten relevant. Diese können ausgelesen, transformiert und anschließend an SAP Business ByDesign übergeben werden.
Auch hier hängt die konkrete technische Umsetzung vom eingesetzten ZUGFeRD-Profil und dem gewünschten Integrationsprozess ab.
Welche Variante ist die richtige?
Die drei Varianten unterscheiden sich vor allem hinsichtlich Flexibilität und Automatisierungsgrad.
Standard-Webservice
Geeignet für klar definierte Integrationsszenarien, bei denen die Rechnungsdaten bereits in der von SAP erwarteten Struktur bereitgestellt werden können.
Manueller XML-Upload mit XSLT
Geeignet für kleinere Rechnungsvolumen oder als Einstieg in die strukturierte Verarbeitung von E-Rechnungen. Unterschiedliche XML-Formate können über ein Mapping berücksichtigt werden.
Automatisierte Integration
Geeignet für Unternehmen mit regelmäßigem oder hohem Rechnungsaufkommen, mehreren Lieferanten oder unterschiedlichen Rechnungsformaten. Hier steht die möglichst durchgängige Automatisierung des Rechnungseingangs im Vordergrund.
E-Rechnung nicht nur empfangen, sondern den Prozess automatisieren
Die gesetzliche E-Rechnungspflicht ist ein guter Anlass, den bestehenden Rechnungseingang grundsätzlich zu überprüfen.
Denn der größte Nutzen entsteht nicht dadurch, eine XML-Datei lediglich empfangen zu können.
Interessanter wird die E-Rechnung, wenn die strukturierten Daten genutzt werden, um manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.
Ein optimierter Prozess kann beispielsweise so aussehen:
E-Rechnung empfangen → Format erkennen → Daten transformieren → Lieferantenrechnung in SAP Business ByDesign erzeugen → Rechnung prüfen und freigeben
Unternehmen können damit den Rechnungseingang schrittweise von einem manuellen Prozess zu einem weitgehend automatisierten Ablauf entwickeln.
Fazit: E-Rechnungen effizient in SAP Business ByDesign verarbeiten
SAP Business ByDesign bietet verschiedene Möglichkeiten, strukturierte Lieferantenrechnungen zu verarbeiten.
Welcher Ansatz der richtige ist, hängt insbesondere vom Rechnungsvolumen, den verwendeten Formaten und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
Während sich der manuelle XML-Upload für einfache Einstiegsszenarien eignet, ermöglicht eine integrierte Lösung eine weitgehend automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen.
Damit wird die E-Rechnung nicht nur zu einer gesetzlichen Anforderung, sondern bietet gleichzeitig die Chance, den Rechnungseingang effizienter zu gestalten.
E-Rechnung in SAP Business ByDesign umsetzen
Sie nutzen SAP Business ByDesign und möchten Ihren Rechnungseingang auf E-Rechnungen vorbereiten oder bestehende Prozesse weiter automatisieren?
Die Bradler GmbH unterstützt bestehende SAP Business ByDesign-Kunden bei der Einrichtung und Optimierung von E-Rechnungsprozessen: vom Mapping unterschiedlicher Rechnungsformate bis zur automatisierten Integration in SAP Business ByDesign.
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