Bitte beachten Sie, dass SAP S/4HANA Cloud (ERP) jetzt als SAP Cloud ERP bekannt ist. Dieser neue Name unterstreicht den Fokus auf die Bereitstellung einer KI-gestützten, sofort einsatzbereiten Cloud-Lösung. Diese Änderung stellt sicher, dass Sie von kontinuierlicher Innovation, Automatisierung und Echtzeitleistung in allen Kernfunktionen profitieren. Erfahren Sie mehr über die neuen Funktionen von SAP Cloud ERP.
Die E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud ermöglicht Unternehmen, Rechnungsprozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Das ist nicht nur aus Prozesssicht interessant: Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland gewinnt die technische Umsetzung für Unternehmen zunehmend an Bedeutung.
Doch wie lässt sich eine E-Rechnung in SAP S/4HANA Cloud erstellen? Welche Formate spielen eine Rolle und welche Vorteile bietet die Integration in bestehende Geschäftsprozesse?
In diesem Beitrag zeigen wir, wie Unternehmen ihre elektronische Rechnungsstellung mit SAP S/4HANA Cloud effizient gestalten und die E-Rechnung als Ausgangspunkt für stärker automatisierte Finanzprozesse nutzen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und verarbeitet wird. Dadurch können die enthaltenen Rechnungsinformationen automatisch von IT- und ERP-Systemen gelesen und weiterverarbeitet werden.
Eine klassische PDF-Rechnung erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht, da sie kein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat darstellt.
Zu den für deutsche Unternehmen relevanten Formaten gehören insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Grundlage für die Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen ist unter anderem die europäische Norm EN 16931.
Der entscheidende Vorteil: Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuerinformationen und Geschäftspartnerdaten können automatisiert verarbeitet werden.
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E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud erstellen
SAP S/4HANA Cloud bietet Unternehmen die Möglichkeit, elektronische Rechnungsprozesse mit den vorhandenen ERP- und Finanzprozessen zu verbinden.
Viele der für eine E-Rechnung benötigten Informationen sind bereits im ERP-System vorhanden. Dazu gehören beispielsweise:
- Kunden- und Geschäftspartnerdaten
- Auftragsinformationen
- Lieferdaten
- Rechnungspositionen
- Preise und Konditionen
- Steuerinformationen
- Zahlungsbedingungen
Diese Informationen können innerhalb eines integrierten Prozesses für die elektronische Rechnungsstellung verwendet werden.
Ein typischer Ablauf zur Erstellung einer E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud kann folgendermaßen aussehen:
- Der zugrunde liegende Geschäftsvorgang wird in SAP S/4HANA Cloud verarbeitet.
- Auf Basis des Auftrags oder der erbrachten Leistung wird die Rechnung erzeugt.
- Die relevanten Rechnungsdaten werden für die elektronische Verarbeitung bereitgestellt.
- Die Daten werden entsprechend dem benötigten E-Rechnungsformat verarbeitet.
- Die elektronische Rechnung wird über den vorgesehenen Übertragungsweg an den Empfänger übermittelt.
- Status- und Fehlermeldungen können anschließend im Prozess berücksichtigt werden.
Auf diese Weise wird die E-Rechnung nicht als isoliertes Dokument behandelt, sondern in einen durchgängigen digitalen Geschäftsprozess eingebunden.
E-Rechnung mit SAP automatisieren
Ein wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung mit SAP liegt in der Automatisierung des Rechnungsprozesses.
Bei manuellen Prozessen müssen Rechnungsinformationen häufig geprüft, übertragen, Dokumente erzeugt und anschließend über unterschiedliche Kanäle verschickt werden. Je größer das Rechnungsvolumen ist, desto höher sind der administrative Aufwand und das Fehlerrisiko.
Durch die Integration in SAP S/4HANA Cloud können viele Informationen direkt aus den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen übernommen werden.
Das reduziert:
- manuelle Dateneingaben,
- Medienbrüche,
- doppelte Datenpflege,
- Übertragungsfehler und
- zeitaufwendige Bearbeitungsschritte.
Damit können Unternehmen nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern den gesamten Prozess von der Fakturierung bis zur weiteren Verarbeitung effizienter gestalten.
XRechnung und ZUGFeRD mit SAP S/4HANA Cloud
Bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung spielt das verwendete E-Rechnungsformat eine zentrale Rolle.
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevant.
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat und wurde insbesondere durch die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt.
Die Rechnungsinformationen liegen strukturiert vor und können dadurch automatisiert von entsprechenden Systemen verarbeitet werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert – je nach Ausprägung – strukturierte Rechnungsdaten mit einer für Menschen lesbaren Darstellung. Dadurch kann eine Rechnung sowohl automatisiert verarbeitet als auch wie ein klassisches Rechnungsdokument betrachtet werden.
Welche Formate und Übertragungswege mit der jeweiligen SAP-Systemlandschaft umgesetzt werden sollen, hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens, seinen Geschäftspartnern und den jeweiligen gesetzlichen Rahmenbedingungen ab.
E-Rechnung als Teil des Order-to-Cash-Prozesses
Besonders effizient wird die elektronische Rechnungsstellung, wenn sie vollständig in den Order-to-Cash-Prozess integriert ist.
Dieser umfasst typischerweise den Ablauf von der Auftragserfassung über Lieferung und Fakturierung bis zum Zahlungseingang.
Mit SAP S/4HANA Cloud können die verschiedenen Prozessschritte auf einer gemeinsamen Datenbasis miteinander verbunden werden. Die für die E-Rechnung benötigten Informationen müssen dadurch nicht erst manuell aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden.
Das erleichtert die Standardisierung und schafft eine Grundlage für einen höheren Automatisierungsgrad.
Vorteile der E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud
Die elektronische Rechnungsstellung mit SAP S/4HANA Cloud bietet weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
1. Weniger manueller Aufwand
Rechnungsinformationen können direkt aus bestehenden Geschäftsprozessen übernommen werden. Manuelle Dateneingaben und doppelte Arbeitsschritte lassen sich reduzieren.
2. Höhere Datenqualität
Durch die automatisierte Verarbeitung vorhandener Daten sinkt das Risiko von Übertragungs- und Eingabefehlern.
3. Schnellere Rechnungsprozesse
Automatisierte Abläufe können die Zeit zwischen Rechnungserstellung, Versand, Prüfung und weiterer Verarbeitung verkürzen.
4. Bessere Skalierbarkeit
Ein steigendes Rechnungsvolumen lässt sich mit automatisierten Prozessen leichter bewältigen als mit überwiegend manuellen Abläufen.
5. Mehr Transparenz
Digitale Rechnungsprozesse erleichtern die Nachverfolgung von Bearbeitungsständen und möglichen Fehlern.
6. Grundlage für weitere Automatisierung
Strukturierte Daten schaffen die Voraussetzung, um weitere Schritte innerhalb der Finanz- und Geschäftsprozesse zu automatisieren.
Was sollten Unternehmen bei der Einführung von E-Rechnung beachten?
Bevor Unternehmen ihre E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud umsetzen, sollten sie zunächst ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren.
Dabei sind insbesondere folgende Fragen relevant:
- Welche Rechnungsarten und Geschäftsvorfälle sind betroffen?
- Welche E-Rechnungsformate werden benötigt?
- Welche Anforderungen stellen Kunden und Geschäftspartner?
- Wie werden E-Rechnungen versendet und empfangen?
- Welche SAP-Komponenten werden für die Umsetzung benötigt?
- Sind Stammdaten und Rechnungsinformationen vollständig?
- Wie werden Fehler und Statusmeldungen verarbeitet?
- Welche manuellen Prozessschritte können automatisiert werden?
Eine solche Analyse verhindert, dass lediglich ein neues Rechnungsformat in einen ansonsten unveränderten manuellen Prozess integriert wird.
Fazit: E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud als Chance zur Automatisierung
Eine E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud zu erstellen bedeutet mehr, als eine klassische Rechnung in ein elektronisches Format umzuwandeln.
Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Integration der E-Rechnung in bestehende ERP- und Finanzprozesse. Rechnungsdaten können direkt aus den zugrunde liegenden Geschäftsvorgängen übernommen, strukturiert verarbeitet und in automatisierte Abläufe eingebunden werden.
Unternehmen können dadurch manuelle Tätigkeiten reduzieren, Fehler vermeiden, Bearbeitungszeiten verkürzen und ihre Rechnungsprozesse skalierbarer gestalten.
Die E-Rechnungspflicht ist deshalb nicht nur eine regulatorische Herausforderung. Sie bietet Unternehmen auch die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und ihre Rechnungsstellung mit SAP S/4HANA Cloud nachhaltig zu digitalisieren und zu automatisieren.
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