SAP Einkauf & Beschaffung für den Mittelstand

Der Beschaffungsprozess in SAP folgt dem Ablauf Purchase-to-Pay, auch Procure-to-Pay genannt: Ein Bedarf wird als Bestellanforderung erfasst und nach festgelegten Regeln freigegeben. Daraus entsteht die Bestellung an den Lieferanten. Mit dem Wareneingang werden Bestand und Wert gebucht, die Lieferantenrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und anschließend bezahlt. In SAP Cloud ERP laufen alle Schritte in einem System – Einkauf, Lager und Buchhaltung sehen dieselben Daten.

Zum Kernumfang unserer Einführungen gehört die operative Beschaffung – Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung – sowie zentrale Funktionen der strategischen Beschaffung wie Anfragen und Angebote, Kontrakte, Lieferpläne und Lieferantenbewertung. Erweiterte Beschaffung planen wir als gesonderte Option, wenn Ihr Einkauf mehr braucht.

Die operative Beschaffung sorgt dafür, dass der richtige Bedarf zur richtigen Zeit bestellt, geliefert und bezahlt wird. Die strategische Beschaffung legt die Grundlagen dafür: Lieferantenauswahl, Verträge, Konditionen und Bewertung. In SAP Cloud ERP greifen beide ineinander – Kontrakte und Bezugsquellen aus der strategischen Beschaffung steuern, bei wem und zu welchem Preis bestellt wird.

Für viele mittelständische Unternehmen deckt die Beschaffung in SAP Cloud ERP den Bedarf – ohne zusätzliches System und ohne zusätzliche Schnittstelle. Ob Ihr Einkauf darüber hinaus Funktionen braucht, prüfen wir im Fit-to-Standard an Ihren Abläufen, Lieferanten und Volumina. Erst wenn sich ein klarer Nutzen zeigt, planen wir die erweiterte Beschaffung als gesonderte Option.

Die Rechnungsprüfung gleicht jede Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang ab (Drei-Wege-Abgleich). Stimmen Preis und Menge innerhalb der festgelegten Toleranzen, kann die Rechnung ohne weiteren Eingriff zur Zahlung gehen; Abweichungen werden zur Klärung angehalten. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich in SAP Cloud ERP elektronisch verarbeiten – den passenden Weg legen wir im Projekt fest.

In SAP Cloud ERP werden Lieferanten als Geschäftspartner geführt: Adresse, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen, Einkaufsdaten und Ansprechpartner liegen in einem Stammsatz, den Einkauf und Buchhaltung gemeinsam nutzen. Wer Lieferanten anlegen oder ändern darf und welche Prüfungen – etwa der Bankdaten – vorgeschaltet sind, legen wir mit Ihnen fest. Bei der Einführung übernehmen wir die Lieferantenstammdaten aus Ihrem bisherigen System.

Über Schnittstellen, in der Regel auf der SAP Business Technology Platform: Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferavise lassen sich elektronisch mit Lieferanten austauschen, Lagerverwaltung, Webshop oder Branchenlösungen tauschen Daten mit dem ERP aus. Wir legen Datenverantwortung, Monitoring und Fehlerbehandlung fest und halten den ERP-Kern standardnah. Solche Vorhaben laufen bei uns als Softwareentwicklung: Anfrage, Umfang und Angebot, Entwicklung in Schritten.

Mit SAP S/4HANA – in der Public Cloud als SAP Cloud ERP – arbeitet der Einkauf mit rollenbasierten Fiori-Apps, Lieferanten werden als Geschäftspartner geführt und Freigaben laufen über flexible Workflows. Viele Abläufe bleiben fachlich gleich, richten sich aber stärker am SAP-Standard aus. Welche heutigen Sonderwege entfallen können und welche als Erweiterung nötig sind, klären wir im SAP Digital Discovery Assessment.

Achten Sie auf Erfahrung mit Einkaufsprozessen und mit dem Finanzwesen, denn Rechnungsprüfung und Zahlung verbinden beide. Ebenso wichtig sind prüfbare Referenzen, ein Vorgehen im Fit-to-Standard statt vieler Eigenentwicklungen und feste Ansprechpartner nach dem Go-live. Die Bradler GmbH ist SAP Gold Partner, ihr Geschäftsführer hat das Fachbuch zu SAP SRM geschrieben, und zwölf Kundenreferenzen sind bei Trusted References geprüft.

Nein. Auch SAP Business ByDesign bildet Bestellungen, Wareneingang und Rechnungsprüfung ab, und wir betreuen und erweitern Ihr System weiter. Ein Wechsel zu SAP Cloud ERP ist möglich, wenn Ihr Unternehmen wächst – aber kein Muss.