Die Bradler GmbH betreut weiterhin bestehende SAP Business ByDesign-Kunden. Unser Team bietet Application Management Services (AMS), Systemoptimierung und laufende Beratung für Unternehmen, die SAP Business ByDesign nutzen – wir führen jedoch keine Neuimplementierungen mehr durch. Kunden, die sich über die Migration zu SAP Cloud ERP informieren möchten, bieten wir eine strukturierte Migrationsberatung an.
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland verändert die Rechnungsprozesse von Unternehmen grundlegend. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen.
Für Unternehmen mit SAP-Systemen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wie lässt sich die E-Rechnungspflicht effizient und gesetzeskonform in SAP umsetzen?
Mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) bietet SAP eine Lösung für die Erstellung, Verarbeitung und den Austausch elektronischer Dokumente. In Verbindung mit SAP S/4HANA Cloud und – abhängig vom eingesetzten Szenario – weiteren SAP-Lösungen lassen sich E-Rechnungsprozesse weitgehend automatisieren.
Was gilt bei der E-Rechnungspflicht seit 2025?
- Verpflichtung zur E-Rechnung: Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen (insbesondere Lieferantenrechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten.
- Format der E-Rechnungen: E-Rechnungen müssen im strukturierten Format übermittelt werden, wie beispielsweise im XML-Format nach dem europäischen Standard EN 16931. Ab diesem Datum werden folgende Formate nicht mehr als E-Rechnung anerkannt:
- Papierrechnungen: Rechnungen, die auf Papier ausgestellt sind.
- Unstrukturierte Formate: Rechnungen, die in unstrukturierten Formaten (z. B. PDF ohne strukturierte Daten) übermittelt werden.
- Zugang zu E-Rechnungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies kann durch die Einrichtung eines speziellen E-Mail-Postfachs, den Einsatz eines entsprechenden Systems oder die Nutzung von Dienstleistern, die E-Rechnungslösungen anbieten, geschehen.
Wie die Bradler GmbH die Anforderungen in ein konkretes Vorhaben überführt, erläutert unsere Seite zur E-Rechnungsimplementierung mit SAP. Dort finden Sie Leistungsumfang, Voraussetzungen und Vorgehen für Ihre SAP-Systemlandschaft.
E-Invoicing mit SAP: Was Unternehmen wissen müssen
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, SAP Business ByDesign und SAP Cloud ERP - alle wichtigen Grundlagen und Möglichkeiten kompakt in einem Guide.Übergangsfristen für die E-Rechnung 2025 bis 2028
Die Regelungen beinhalten verschiedene Übergangsfristen:
- Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend.
- Der Versand von Kundenrechnungen an Behörden wird ebenfalls ab diesem Datum verpflichtend.
- Ab dem 1. Januar 2027 gelten bestimmte Ausnahmen für den Empfang und die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen im B2B, abhängig vom Vorjahresumsatz. Andernfalls wird der Empfang und die Verarbeitung ebenfalls verpflichtend.
- Ab dem 1. Januar 2028 sind sowohl der Empfang als auch der Versand von E-Rechnungen im B2B und an Behörden verpflichtend.
Diese Änderungen zielen darauf ab, die Transparenz im Rechnungswesen zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Was ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC)?
SAP Document and Reporting Compliance (DRC) unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Verarbeitung, Übermittlung und Überwachung elektronischer Dokumente sowie bei gesetzlichen Reporting-Anforderungen.
Für die E-Rechnung ist insbesondere die Integration von SAP Document and Reporting Compliance, cloud edition relevant. Die Lösung ermöglicht unter anderem den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente über Netzwerke wie Peppol.
Je nach SAP-System, Land und Anwendungsszenario können Unternehmen damit elektronische Kunden- und Lieferantenrechnungen in ihre bestehenden SAP-Prozesse integrieren.
Verarbeitung von Kundenrechnungen
SAP DRC unterstützt die Erstellung elektronischer Dokumente auf Basis der im SAP-System vorhandenen Rechnungsdaten. Die relevanten Informationen können in das erforderliche elektronische Format überführt und über den vorgesehenen Übertragungsweg an Geschäftspartner beziehungsweise angebundene Systeme übermittelt werden.
Statusinformationen ermöglichen dabei eine bessere Nachverfolgbarkeit des elektronischen Rechnungsprozesses.
Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
Auch eingehende elektronische Rechnungen können in entsprechende SAP-Prozesse integriert werden. Strukturierte Rechnungsdaten bieten dabei einen entscheidenden Vorteil: Informationen müssen nicht erst aus einem PDF oder Papierdokument ausgelesen werden, sondern können automatisiert weiterverarbeitet werden.
Das schafft die Grundlage für effizientere Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozesse.
Peppol und SAP DRC: E-Rechnungen standardisiert austauschen
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente.
SAP Document and Reporting Compliance kann für unterstützte Szenarien an das Peppol-Netzwerk angebunden werden. Die Cloud Edition fungiert dabei als Zugangspunkt für den Austausch entsprechender elektronischer Dokumente.
Dadurch können Unternehmen elektronische Rechnungen über standardisierte Prozesse versenden und empfangen.
Für international tätige Unternehmen ist dieser Ansatz besonders interessant, da Anforderungen an elektronische Rechnungen nicht nur in Deutschland, sondern in immer mehr Ländern eine wichtige Rolle spielen.
Vorteile von SAP Document and Reporting Compliance für E-Rechnungen
Die Vorteile der DRC-Nutzung sind vielfältig:
- Einfache Anbindung: Die SaaS-Lösung lässt sich problemlos integrieren und benötigt keinen hohen Pflegeaufwand durch die interne IT.
- Regelmäßige Updates: SAP aktualisiert DRC regelmäßig, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, was Unternehmen die Anpassung an neue Vorschriften erleichtert.
- Vielfältige Formate: DRC unterstützt verschiedene E-Rechnungsformate, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Kostenfaktoren: Die Anbindung an DRC beinhaltet einmalige Einrichtungskosten, z.B. durch Partner, sowie laufende Lizenzgebühren zur Nutzung des DRC-Services, die sich an der Anzahl der verarbeiteten Dokumente orientieren.
- Revisionssichere Archivierung: Die Lösung sorgt für eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen und bietet Anbindungsmöglichkeiten zu Behörden zur Rechnungsübermittlung.
- Zukunftssicherheit: DRC kann bei einem potenziellen Wechsel auf ein anderes SAP-ERP (zum Beispiel von SAP Business ByDesign zu SAP S/4HANA Cloud) weiterhin verwendet werden.
E-Rechnung mit SAP S/4HANA Cloud
SAP S/4HANA Cloud bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung und Automatisierung von Finanzprozessen.
In Kombination mit SAP Document and Reporting Compliance können elektronische Dokumente aus den zugrunde liegenden Geschäftsvorgängen erzeugt und verarbeitet werden. SAP unterstützt sowohl Kunden- als auch Lieferantenrechnungen und ermöglicht in entsprechenden Szenarien den Austausch über Peppol.
Damit lässt sich die E-Rechnung stärker in den bestehenden End-to-End-Prozess integrieren – von der Rechnungserstellung beziehungsweise dem Rechnungseingang bis zur weiteren Verarbeitung im ERP-System.
E-Rechnung mit SAP Business ByDesign
Auch für Unternehmen, die SAP Business ByDesign einsetzen, ist die E-Rechnungspflicht ein wichtiges Thema.
Gerade mittelständische Unternehmen sollten prüfen, welcher technische Ansatz für den Empfang und die Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten zu ihrer bestehenden Systemlandschaft passt.
Weitere Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie in unserem Beitrag Effizienter Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen in SAP Business ByDesign.
E-Rechnung in SAP einführen: Worauf Unternehmen achten sollten
Die Einführung der E-Rechnung sollte nicht auf die Auswahl eines Dateiformats reduziert werden. Unternehmen sollten den gesamten Rechnungsprozess betrachten.
Zu den wichtigsten Fragen gehören:
- Welche E-Rechnungsformate müssen empfangen und versendet werden?
- Über welche Kanäle kommen Lieferantenrechnungen im Unternehmen an?
- Wie werden strukturierte Rechnungsdaten in SAP übernommen?
- Welche Prüfungs- und Freigabeworkflows bestehen bereits?
- Welche Prozesse können automatisiert werden?
- Ist eine Anbindung an Peppol erforderlich oder sinnvoll?
- Welche Anforderungen bestehen an Archivierung und Dokumentation?
- Wie hoch ist das erwartete Rechnungsvolumen?
- Welche nationalen und internationalen E-Invoicing-Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
Eine frühzeitige Analyse dieser Punkte hilft dabei, aus der gesetzlichen Pflicht gleichzeitig einen Digitalisierungs- und Automatisierungsvorteil zu machen.
Fazit: E-Rechnungspflicht als Chance für automatisierte SAP-Prozesse
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist mehr als eine gesetzliche Änderung. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Rechnungsprozesse grundlegend zu digitalisieren.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfristen für die Ausstellung laufen schrittweise aus, sodass Unternehmen ihre Prozesse spätestens für 2028 entsprechend vorbereitet haben sollten.
Mit SAP Document and Reporting Compliance, SAP S/4HANA Cloud und passenden Integrationslösungen können Unternehmen elektronische Rechnungsprozesse stärker automatisieren und standardisieren.
Wer die Umstellung frühzeitig angeht, erfüllt daher nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern kann gleichzeitig manuelle Aufwände reduzieren, die Datenqualität verbessern und seine Finanzprozesse zukunftssicher aufstellen.
