Cloud-ERP-Auswahl: So finden Mittelständler das passende ERP-System

Die Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung gehört zu den wichtigsten strategischen Entscheidungen für mittelständische Unternehmen. Gleichzeitig ist sie eine der anspruchsvollsten. CFOs, CIOs und ERP-Leiter stehen vor der Aufgabe, aus einem breiten Angebot die Lösung zu finden, die zu den Geschäftsprozessen, Wachstumszielen und IT-Anforderungen ihres Unternehmens passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine Cloud-ERP-Lösung strukturiert auswählen, welche Kriterien besonders wichtig sind und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Außerdem erfahren Sie, welche Rolle Fit-to-Standard, Datenmigration, Change-Management und der richtige Implementierungspartner für eine erfolgreiche ERP-Einführung spielen. 

Warum Cloud-ERP für mittelständische Unternehmen relevant ist

Mittelständische Unternehmen stoßen mit ihren bestehenden Systemen zunehmend an Grenzen. Wenn Tabellenkalkulationen zur Standardlösung werden, Berichte erst nach Tagen vorliegen und Abteilungen mit unterschiedlichen Daten arbeiten, wird das System zur Wachstumsbremse.

Eine Cloud-ERP-Lösung schafft hier Abhilfe. Sie verbindet Finanzen, Einkauf, Produktion, Lager, Vertrieb und Service auf einer einheitlichen Plattform. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse, Echtzeitdaten und eine belastbare Grundlage für Entscheidungen.

Cloud-ERP kann für mittelständische Unternehmen insbesondere folgende Vorteile bieten:

• zentrale und konsistente Unternehmensdaten
• standardisierte und durchgängige Geschäftsprozesse
• skalierbare IT-Strukturen für Wachstum und Internationalisierung
• regelmäßige Software-Updates
• geringerer Aufwand für den Betrieb eigener ERP-Infrastruktur
• bessere Voraussetzungen für die Integration weiterer Anwendungen und Services

Ob diese Vorteile tatsächlich realisiert werden, hängt jedoch wesentlich davon ab, wie gut die gewählte ERP-Lösung zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

Welche Anforderungen sollten Sie vor der Cloud-ERP-Auswahl klären?

Bevor Sie sich mit Anbietern beschäftigen, brauchen Sie Klarheit über Ihre eigenen Anforderungen. Eine sorgfältige Analyse der Ist-Situation bildet die Grundlage für jede ERP-Entscheidung.

Geschäftsprozesse analysieren

Welche Prozesse laufen heute rund, welche verursachen Reibungsverluste? Wo arbeiten Teams mit Workarounds, weil das System bestimmte Abläufe nicht unterstützt? Diese Fragen zeigen, wo der größte Handlungsbedarf besteht.

Beziehen Sie die Fachbereiche frühzeitig ein. Die Finanzabteilung hat andere Anforderungen als die Produktion oder der Vertrieb. Nur wenn alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden, entsteht ein vollständiges Bild.

Zukünftige Anforderungen antizipieren

Ein Cloud-ERP-System sollte nicht nur heutige Probleme lösen, sondern auch zukünftiges Wachstum unterstützen. Planen Sie die Expansion in neue Märkte? Werden neue Produktlinien hinzukommen? Steigen die Compliance-Anforderungen durch internationale Geschäftstätigkeit?

Diese Fragen beeinflussen, wie skalierbar und anpassungsfähig Ihre ERP-Lösung sein muss. Eine Lösung, die heute perfekt passt, aber morgen an ihre Grenzen stößt, ist keine gute Investition.

8 wichtige Kriterien für die Auswahl eines Cloud-ERP-Systems

Bei der Bewertung von Cloud-ERP-Anbietern sollten Sie acht zentrale Kriterien im Blick behalten. Diese helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Skalierbarkeit und Flexibilität

Das ERP-System muss mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, dass sich zusätzliche Nutzer, Standorte oder Gesellschaften problemlos hinzufügen lassen. Flexible Lizenzmodelle ermöglichen eine bedarfsgerechte Skalierung ohne hohe Vorabkosten.

Branchenfokus und Funktionstiefe

Ein ERP-System, das auf Ihre Branche zugeschnitten ist, bietet vorkonfigurierte Prozesse und reduziert den Anpassungsaufwand. Prüfen Sie, ob der Anbieter Referenzen aus Ihrer Branche vorweisen kann und branchenspezifische Best Practices mitbringt.

Integrationsfähigkeit

Kein ERP-System arbeitet isoliert. Es muss sich mit bestehenden Anwendungen wie CRM, Lagerverwaltung, E-Commerce-Plattformen oder Banksystemen verbinden lassen. Offene Schnittstellen und standardisierte Integrationsoptionen sind entscheidend.

Die SAP Business Technology Platform ermöglicht beispielsweise End-to-End-Integrationen zwischen SAP- und Drittsystemen. So entsteht eine durchgängige Systemlandschaft ohne Datensilos.

Benutzerfreundlichkeit

Die Akzeptanz bei den Anwendern entscheidet über den Projekterfolg. Ein intuitives System reduziert den Schulungsaufwand und erhöht die Produktivität. Achten Sie auf moderne Benutzeroberflächen und mobile Zugänglichkeit.

Sicherheit und Compliance

Cloud-ERP-Anbieter müssen höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Prüfen Sie Zertifizierungen wie ISO 27001, SOC 1/2 und die Einhaltung der DSGVO. Fragen Sie nach Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßigen Sicherheitsaudits.

Support und kontinuierliche Weiterentwicklung

Ein zuverlässiger Support und regelmäßige Updates sind essenziell. Cloud-ERP-Systeme werden kontinuierlich weiterentwickelt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter einen klaren Update-Rhythmus hat und Sie von neuen Funktionen profitieren.

Gesamtkosten über den Lebenszyklus

Betrachten Sie nicht nur die Lizenzkosten, sondern die Total Cost of Ownership. Dazu gehören Implementierungskosten, Schulungen, laufende Wartung, Integrationen und mögliche Erweiterungen. Ein günstiges System kann langfristig teurer werden, wenn versteckte Kosten hinzukommen.

Anbieter- und Partnerstabilität

Wählen Sie einen Anbieter mit nachgewiesener Marktposition und langfristiger Strategie. Prüfen Sie auch die Erfahrung und Referenzen des Implementierungspartners, der Sie durch das Projekt begleitet.

Cloud-ERP-Auswahl: Der Prozess in 6 Schritten 

Ein systematischer Auswahlprozess reduziert Risiken und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen ERP-Einführung. Folgende Schritte haben sich bewährt.

Schritt 1: Anforderungen definieren und priorisieren

Erstellen Sie eine strukturierte Anforderungsliste, die zwischen Muss- und Kann-Kriterien unterscheidet. Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder ein und dokumentieren Sie die Ergebnisse in einem Lastenheft.

Schritt 2: Marktrecherche und Longlist erstellen

Recherchieren Sie Anbieter, die auf Ihre Branche und Unternehmensgröße spezialisiert sind. Nutzen Sie Marktanalysen, Kundenbewertungen und Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk, um eine erste Liste potenzieller Kandidaten zu erstellen.

Schritt 3: Anbieter bewerten und Shortlist bilden

Bewerten Sie die Anbieter anhand Ihrer definierten Kriterien. Fordern Sie detaillierte Informationen an und führen Sie erste Gespräche. Reduzieren Sie die Liste auf zwei bis vier Favoriten.

Schritt 4: Demos und Workshops durchführen

Lassen Sie sich das System in Aktion zeigen. Idealerweise testen die zukünftigen Anwender die Software mit realistischen Szenarien aus ihrem Arbeitsalltag. Achten Sie darauf, wie gut der Anbieter auf Ihre spezifischen Fragen eingeht.

Schritt 5: Referenzen prüfen

Sprechen Sie mit bestehenden Kunden des Anbieters. Fragen Sie nach Erfahrungen mit der Implementierung, dem Support und der langfristigen Zusammenarbeit. Referenzen aus Ihrer Branche sind besonders aussagekräftig.

Schritt 6: Entscheidung treffen und Vertrag verhandeln

Treffen Sie die Entscheidung auf Basis aller gesammelten Informationen. Achten Sie bei der Vertragsgestaltung auf klare Service-Level-Agreements, Kündigungsfristen und Regelungen zu Preisanpassungen.

Fit-to-Standard als Erfolgsfaktor bei der Cloud-ERP-Einführung

Der Fit-to-Standard-Ansatz ist ein zentrales Konzept bei der Cloud-ERP-Implementierung. Anstatt das alte System zu kopieren, werden die Geschäftsprozesse mit den Standardprozessen des ERP-Systems abgeglichen.

Warum Standardisierung Vorteile bringt

Viele Unternehmen haben über Jahre Anpassungen an ihren Systemen vorgenommen. Manche davon waren notwendig, andere sind durch veränderte Rahmenbedingungen überholt. Der Fit-to-Standard-Ansatz hinterfragt jede Anpassung kritisch.

Standardprozesse bieten mehrere Vorteile: Sie sind erprobt, werden regelmäßig aktualisiert und ermöglichen eine schnellere Implementierung. Unternehmen profitieren zudem von neuen Funktionen ohne aufwändige Nacharbeiten bei Updates.

Wann Anpassungen sinnvoll sind

Nicht jede Abweichung vom Standard ist falsch. Wenn ein Prozess einen echten Wettbewerbsvorteil darstellt oder regulatorisch vorgeschrieben ist, kann eine Erweiterung gerechtfertigt sein. Die entscheidende Frage lautet: Schafft diese Anpassung messbaren Geschäftswert?

Die Bradler GmbH unterstützt Unternehmen dabei, diese Abwägungen fundiert zu treffen. In Fit-to-Standard-Workshops werden die Geschäftsanforderungen systematisch mit den SAP-Standardprozessen verglichen.

Datenmigration als kritischer Erfolgsfaktor

Die Qualität der migrierten Daten entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines ERP-Projekts. Ungepflegte Stammdaten können Tests verzögern, das Vertrauen der Nutzer gefährden und nach dem Go-live operative Probleme verursachen.

Datenqualität frühzeitig prüfen

Beginnen Sie frühzeitig mit der Analyse Ihrer Datenbestände. Welche Daten müssen migriert werden? Welche können archiviert oder gelöscht werden? Wo gibt es Dubletten, unvollständige Datensätze oder veraltete Informationen?

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Datenbereinigung. Die Fachbereiche kennen ihre Daten am besten und können die Qualität am effektivsten beurteilen.

Testmigrationen durchführen

Führen Sie mehrere Testmigrationen durch, bevor Sie den produktiven Umstieg wagen. So identifizieren Sie Probleme frühzeitig und können Prozesse optimieren. Validieren Sie die migrierten Daten gemeinsam mit den Fachbereichen.

Change-Management und Anwenderschulung

Ein neues ERP-System verändert die Arbeitsweise vieler Menschen im Unternehmen. Ohne begleitendes Change-Management riskieren Sie Akzeptanzprobleme und eine mangelnde Nutzung der neuen Funktionen.

Veränderungsbereitschaft schaffen

Kommunizieren Sie frühzeitig und transparent über die Gründe für den Systemwechsel. Zeigen Sie auf, welche Vorteile die neue Lösung für die einzelnen Abteilungen und Mitarbeitenden bringt. Beziehen Sie Key-User als Multiplikatoren ein.

Praxisnahe Schulungen durchführen

Schulungen sollten rollenbasiert und szenariogeführt sein. Anwender lernen am besten, wenn sie mit realistischen Aufgaben aus ihrem Arbeitsalltag üben können. Stellen Sie auch nach dem Go-live Unterstützung und Nachschulungen bereit.

5 häufige Fehler bei der Cloud-ERP-Auswahl 

Bestimmte Fehler treten bei ERP-Projekten immer wieder auf. Wenn Sie diese kennen, können Sie gezielt gegensteuern.

Unklare Anforderungen

Ohne sorgfältige Anforderungsanalyse wählen Unternehmen häufig Systeme, die nicht zu ihren Prozessen passen. Investieren Sie ausreichend Zeit in die Vorbereitung, bevor Sie mit der Anbieterauswahl beginnen.

Fokus auf den Preis statt auf den Nutzen

Die günstigste Lösung ist selten die wirtschaftlichste. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten und den langfristigen Nutzen. Ein System mit fehlenden Funktionen oder schlechtem Support wird auf Dauer teuer.

Unterschätzung des Veränderungsaufwands

ERP-Einführungen sind Veränderungsprojekte, keine reinen IT-Projekte. Planen Sie ausreichend Ressourcen für Change-Management, Schulungen und die Begleitung der Mitarbeitenden ein.

Vernachlässigung der Datenqualität

Viele Projekte geraten in Verzug, weil die Datenmigration unterschätzt wurde. Beginnen Sie frühzeitig mit der Datenbereinigung und planen Sie ausreichend Puffer ein.

Fehlende Einbindung der Fachbereiche

Wenn die späteren Anwender nicht in die Auswahl und Implementierung einbezogen werden, fehlt die Akzeptanz. Bilden Sie ein Projektteam mit Vertretern aller relevanten Bereiche.

Warum die Wahl des Implementierungspartners entscheidend ist

Der richtige Implementierungspartner kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Projekt und einem kostspieligen Fehlschlag ausmachen. Mittelständische Unternehmen profitieren besonders von Partnern, die ihre spezifischen Anforderungen verstehen.

Worauf Sie bei der Partnerwahl achten sollten

Prüfen Sie die Erfahrung des Partners mit vergleichbaren Projekten. Wie viele Implementierungen hat er durchgeführt? Gibt es Referenzen aus Ihrer Branche? Wer wird tatsächlich an Ihrem Projekt arbeiten?

Achten Sie auf eine klare Methodik, aber auch auf Pragmatismus. Der Partner sollte in der Lage sein, sich an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anzupassen, ohne unnötige Komplexität zu erzeugen.

Die  Bradler GmbH als SAP-Partner für den Mittelstand 

Die Bradler GmbH begleitet mittelständische Unternehmen seit 2007 bei der Einführung und Optimierung von SAP Cloud-Lösungen. Mit langjähriger SAP-Erfahrung, einem erfahrenen Beraterteam und einem klaren Fokus auf den Mittelstand unterstützt das Unternehmen von der ersten Beratung bis zum produktiven Betrieb.

Durch den Einsatz der SAP Activate Methodik und strukturierter Fit-to-Standard-Workshops hilft die Bradler GmbH, Projekte effizient und risikofrei umzusetzen. Schnelle Reaktionszeiten und eine enge Zusammenarbeit sorgen dafür, dass Sie jederzeit einen kompetenten Ansprechpartner haben.

Der erste Schritt: SAP Digital Discovery Assessment

Bevor Sie sich für ein ERP-System entscheiden, sollten Sie Ihre Ausgangssituation und Anforderungen strukturiert analysieren. Das SAP Digital Discovery Assessment bietet hierfür einen bewährten Rahmen.

In Workshops werden Ihre Geschäftsprozesse, IT-Landschaft und Transformationsziele analysiert. Das Ergebnis ist ein detaillierter Bericht mit einer Empfehlung zum passenden Betriebsmodell und den nächsten Schritten auf dem Weg zu Ihrem Cloud-ERP-System.

Dieser strukturierte Einstieg reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen und schafft eine belastbare Grundlage für Business Case, Projektplanung und Implementierung.

Fazit: So wählen Sie die richtige Cloud-ERP-Lösung für Ihr Unternehmen

Die Auswahl einer Cloud-ERP-Lösung ist ein strategisches Projekt, das sorgfältige Vorbereitung erfordert. Mit einer klaren Anforderungsanalyse, einem strukturierten Auswahlprozess und dem richtigen Implementierungspartner legen Sie die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt.

Konzentrieren Sie sich auf die Kriterien, die für Ihr Unternehmen wirklich relevant sind. Vermeiden Sie die typischen Fehler und investieren Sie frühzeitig in Datenqualität und Change-Management. So wird Ihre Cloud-ERP-Einführung zum Erfolgsfaktor für die nächste Wachstumsphase Ihres Unternehmens.

Sie möchten herausfinden, welche Cloud-ERP-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt?

Eine fundierte ERP-Entscheidung beginnt mit den richtigen Anforderungen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Geschäftsprozesse und IT-Landschaft zu analysieren, Anforderungen zu priorisieren und die passende SAP Cloud-ERP-Lösung zu identifizieren.

Sprechen Sie mit unseren SAP-Experten über Ihr Vorhaben: unverbindlich und auf Ihre Ausgangssituation zugeschnitten.

FAQs: Cloud-ERP auswählen im Mittelstand