Beratungen, IT-Dienstleister und Softwarehäuser verkaufen Wissen und Zeit. Ihr Umsatz entsteht in Projekten, Verträgen und Subscriptions – und genau dort entscheidet sich die Marge. Ein ERP-System für dieses Geschäft muss deshalb mehr können als Buchhaltung und Rechnungsschreibung: Es verbindet Projekte, Ressourcen, Zeiten, Abrechnung und Finanzen zu einem durchgängigen Ablauf.
Dieser Leitartikel zeigt, welche Anforderungen Projektdienstleister an ein ERP stellen, worin sich Beratungen, IT-Dienstleister und Softwarehäuser unterscheiden, woran Sie erkennen, dass Ihr heutiges System nicht mehr mitwächst – und wie der Weg zu SAP Cloud ERP aussieht.
Auf einen Blick
- Kern: Ein ERP für Projektdienstleister bildet den Ablauf vom Angebot über Projekt, Ressourcen und Zeiterfassung bis zu Rechnung, Umsatzrealisierung und Marge in einem System ab.
- Unterschiede: Beratungen steuern Auslastung und Tagessätze, IT-Dienstleister zusätzlich Service- und Wartungsverträge, Softwarehäuser wiederkehrende Umsätze aus Wartung, Lizenzen und Subscriptions.
- Warnsignale: Die Projektmarge steht erst nach dem Monatsabschluss fest, Leistungen wandern per Tabelle in die Rechnung, neue Gesellschaften brauchen Sonderlösungen.
- Weg: Expertengespräch, SAP Digital Discovery Assessment, Einführung in Etappen.
Was ein ERP für Projektdienstleister leisten muss
Klassische ERP-Systeme wurden für Unternehmen gebaut, die Waren einkaufen, produzieren und verkaufen. Bei Projektdienstleistern steht das Projekt im Mittelpunkt: Es bündelt Auftrag, Team, Budget, Leistungen und Erlöse. Diese Anforderungen sollte ein ERP abdecken:
Projektstruktur und Budget
Projekte mit Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen anlegen, Budgets für Stunden, Kosten und Erlöse planen und laufend mit den Ist-Werten vergleichen. Kundenprojekte, interne Projekte und Angebotsphasen sollten sich sauber trennen lassen.
Ressourcen und Qualifikationen
Wer ist nächste Woche verfügbar, wer hat die passende Erfahrung, wie hoch ist die Auslastung? Eine Ressourcenplanung über alle Projekte hinweg ersetzt die Tabelle, in der heute oft geplant wird. Mehr dazu im Beitrag Ressourcenplanung für Dienstleister mit SAP.
Zeit- und Spesenerfassung
Zeiten und Spesen werden einmal erfasst, freigegeben und fließen direkt auf das Projekt – als Kosten und als abrechenbare Leistung. Reisekosten lassen sich zum Beispiel mit SAP Concur anbinden.
Abrechnung nach Vertragsmodell
Nach Aufwand, zum Festpreis, nach Meilensteinen oder periodisch: Das ERP muss die Vertragsmodelle abbilden, die Sie Ihren Kunden anbieten, und Rechnungen aus den erfassten Leistungen erzeugen, ohne dass jemand Stunden abtippt.
Projektcontrolling und Marge
Plan-, Ist- und Prognosewerte je Projekt, noch nicht berechnete Leistungen, Deckungsbeitrag und Auslastung – aktuell und nicht erst nach dem Monatsabschluss. Wie Sie die Projektmarge berechnen und steuern, zeigt der Beitrag SAP Cloud ERP für Projektdienstleister: Margen gezielt steuern.
Umsatzrealisierung
Erlöse aus Projekten, Wartung und Subscriptions müssen periodengerecht gebucht werden – bei internationaler Rechnungslegung auch nach IFRS 15. Die Grundlagen erklärt der Beitrag IFRS 15 & ASC 606: Umsatzrealisierung für Softwarehäuser.
Mehrere Gesellschaften und Intercompany
Wachsende Projektdienstleister gründen Tochtergesellschaften oder gehen in neue Länder. Arbeiten Beraterinnen und Berater gesellschaftsübergreifend, sollte die Verrechnung aus denselben Buchungen entstehen – inklusive Abstimmung und Konsolidierung. Mehr dazu auf der Seite Gesellschaften und Intercompany.
Finanzen, Reporting und E-Rechnung
Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Reporting und die strukturierten Formate der E-Rechnungspflicht gehören in dasselbe System wie die Projekte. Was die E-Rechnung für Dienstleister bedeutet, lesen Sie im Beitrag E-Rechnung für Dienstleister: Pflichten, Fristen & Umsetzung.
Beratungen: Auslastung, Tagessätze und Festpreisrisiko
In Strategie-, Management- und IT-Beratungen hängt das Ergebnis an zwei Größen: an der Auslastung der Beraterinnen und Berater und am tatsächlich erzielten Tagessatz. Ein ERP muss deshalb zeigen, wie viele erfasste Stunden auch berechnet werden, wo Projekte über Budget laufen und welche Festpreisprojekte ihre Marge aufzehren. Typisch sind außerdem Rahmenverträge mit Abrufen, Abschlagsrechnungen und die Weiterberechnung von Reisekosten.
IT-Dienstleister: Projekte, Services und Verträge
IT-Dienstleister verbinden Einführungs- und Integrationsprojekte mit laufenden Leistungen wie Betrieb, Support sowie Wartungs- und Serviceverträgen. Neben dem Projekt braucht es deshalb Verträge mit periodischer Abrechnung, Stundenkontingenten und nachvollziehbaren Leistungsnachweisen. Die Herausforderung liegt darin, beide Welten in einer Auswertung je Kunde zusammenzuführen.
Softwarehäuser: Projekte und wiederkehrende Umsätze
Softwarehäuser mit eigener Beratung verkaufen Lizenzen, Wartung und Subscriptions und führen ihre Software in Projekten ein. Damit kommen drei Anforderungen zusammen: wiederkehrende Abrechnung, die Aufteilung von Erlösen auf Lizenz, Wartung und Service sowie das klassische Projektgeschäft. Für komplexe Abo-Modelle mit nutzungsabhängigen Preisen lässt sich SAP Cloud ERP um SAP Subscription Billing ergänzen – wann sich das lohnt, zeigt der Beitrag SAP Subscription Billing für Softwarehäuser.
Warnsignale: Wann das bisherige System nicht mehr mitwächst
Viele Projektdienstleister starten mit einer Buchhaltungssoftware und ergänzen nach und nach Werkzeuge für Zeiterfassung, Projektplanung und Rechnungen. Das funktioniert, bis das Wachstum die Schnittstellen überholt. Typische Anzeichen:
- Die Marge eines Projekts steht erst nach dem Monatsabschluss fest.
- Zeiten und Spesen werden doppelt erfasst oder per Tabelle in die Rechnung übertragen.
- Leistungen werden zu spät oder gar nicht abgerechnet.
- Die Ressourcenplanung liegt in einer Tabelle, die nur eine Person überblickt.
- Neue Gesellschaften oder Länder brauchen eigene Systeme und eine manuelle Verrechnung.
- Die Geschäftsführung bekommt Kennzahlen aus mehreren Quellen, die nicht zusammenpassen.
Welches ERP passt? Kriterien für die Auswahl
Für Projektdienstleister lohnt es sich, bei der Auswahl auf diese Punkte zu achten:
- Projektgeschäft im Standard: Je mehr Ihrer Projektarten und Vertragsmodelle der Standard abdeckt, desto weniger müssen Sie entwickeln und pflegen.
- Durchgängigkeit: Projekt, Zeiten, Abrechnung und Finanzen in einem System statt verbundener Insellösungen.
- Wachstum: neue Gesellschaften, Länder und Geschäftsmodelle auf derselben Basis.
- Cloud und Updates: regelmäßige Neuerungen ohne eigenes Upgrade-Projekt.
- Partner mit Branchenerfahrung: ein Implementierungspartner, der Projektgeschäft aus der Praxis kennt.
Einen Vergleich der SAP-Systeme für Dienstleister finden Sie auf der Seite SAP ERP für Dienstleister: Welches System passt?, Kriterien für die Partnerwahl im Beitrag SAP-Partner auswählen: 7 Kriterien für den Mittelstand.
SAP Cloud ERP für Projektdienstleister
SAP Cloud ERP (bisher SAP S/4HANA Cloud Public Edition) bildet das Projektgeschäft durchgängig ab: Projektstruktur und Budget, Ressourcen nach Qualifikation und Verfügbarkeit, Zeit- und Spesenerfassung mit Freigabe, Abrechnung nach Aufwand, Festpreis, Meilenstein oder periodisch, Intercompany-Verrechnung und Projektcontrolling mit Plan-, Ist- und Prognosewerten. Weil alles in einem System zusammenläuft, sehen Projektleitung und Geschäftsführung den Stand jedes Projekts, ohne Daten zusammenzutragen.
Als SAP-Partner für Projektdienstleister führt die Bradler GmbH SAP Cloud ERP bei Beratungen, IT-Dienstleistern und Softwarehäusern ein und betreut es danach. Wie das konkret aussieht, zeigen die Seiten SAP S/4HANA Cloud für Projektdienstleister und Projektgeschäft & Abrechnung.
Und SAP Business ByDesign?
Viele Projektdienstleister arbeiten seit Jahren mit SAP Business ByDesign, das Projekte, Zeiterfassung und Abrechnung ebenfalls integriert abbildet. Für Bestandskunden bleibt das System eine solide Basis; die Bradler GmbH berät, betreut und erweitert es weiter. Neu verkauft wird SAP Business ByDesign nicht mehr. Wer den Wechsel prüft, findet alles Wichtige unter SAP Business ByDesign Migration zu SAP Cloud ERP; zur Betreuung bestehender Systeme geht es auf der Seite SAP Business ByDesign.
So gehen Sie vor
Eine ERP-Entscheidung trifft man nicht jedes Jahr. Bewährt hat sich ein Vorgehen in Schritten, bei dem jeder Schritt ein klares Ergebnis hat:
- Expertengespräch: In 15 bis 45 Minuten besprechen wir Ihre Projektarten, Vertragsmodelle, heutigen Systeme und Ziele – kostenlos und unverbindlich.
- SAP Digital Discovery Assessment: Wir prüfen Ihre Abläufe gegen den SAP-Standard, von der Projektabrechnung bis zur Intercompany-Verrechnung. Sie erhalten Lösungsumfang und Entscheidungsgrundlage. Mehr zum Assessment
- Einführung und Betreuung: Wir führen SAP Cloud ERP mit Ihrem Team ein – auf Wunsch in Etappen, etwa Finanzen zuerst – und betreuen das System danach weiter.
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Häufige Fragen
Was ist ein ERP für Projektdienstleister?
Ein ERP-System, das das Projekt in den Mittelpunkt stellt: Es verbindet Projektplanung, Ressourcen, Zeiterfassung, Abrechnung und Finanzen, sodass Umsatz, Kosten und Marge je Projekt jederzeit sichtbar sind.
Reicht eine Buchhaltungssoftware mit Zeiterfassung nicht aus?
Für den Start oft ja. Mit wachsendem Team, mehreren Vertragsmodellen oder weiteren Gesellschaften entstehen jedoch Schnittstellen, doppelte Erfassung und späte Zahlen. Spätestens dann lohnt sich ein durchgängiges System.
Können wir mit den Finanzen beginnen und Projekte später ergänzen?
Ja. Eine Einführung in Etappen ist üblich, etwa mit Finanzen und Abrechnung zuerst und weiteren Bereichen danach. Wichtig ist, die spätere Ausbaustufe von Anfang an mitzudenken.
Eignet sich SAP Cloud ERP auch für Softwarehäuser mit Subscriptions?
Ja. Projekte, Wartungsverträge und periodische Abrechnung deckt SAP Cloud ERP ab; für komplexe Abo-Modelle mit nutzungsabhängigen Preisen kann SAP Subscription Billing ergänzt werden.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung bei Projektdienstleistern?
Das hängt vom Umfang ab: von der Zahl der Gesellschaften, Vertragsmodelle und Schnittstellen sowie von der Datenübernahme. Eine belastbare Einschätzung liefert das SAP Digital Discovery Assessment.
