Ein Kundenprojekt läuft nach Plan, die Rechnungen werden gestellt und der Umsatz stimmt. Trotzdem kann die Marge sinken: Zusätzliche Abstimmungen, Nacharbeiten oder länger eingesetzte externe Fachkräfte verursachen Kosten, die nicht immer weiterberechnet werden können. Für Beratungen, IT-Dienstleister und Engineering-Unternehmen stellt sich deshalb schon während der Durchführung die Frage: Wie profitabel wird dieser Auftrag?
Eine Antwort braucht mehr als den Blick auf die bisher fakturierten Beträge. Arbeitszeiten, interne Kostensätze, Fremdleistungen und Erlöse müssen zusammenpassen. Hinzu kommt die Einschätzung, welcher Aufwand bis zum Projektabschluss noch entsteht.
SAP Cloud ERP mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition kann diese Informationen im Professional-Services-Umfeld miteinander verbinden. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Projektmarge berechnen, welche Daten dafür nötig sind und wie Sie Abweichungen für die Projektsteuerung nutzen.
Projektmarge berechnen: Welche Kosten und Erlöse zählen?
Die Projektmarge beschreibt, welcher Anteil der Projekterlöse nach Abzug der berücksichtigten Projektkosten verbleibt:
Projektmarge in Prozent = (Projekterlöse − Projektkosten) ÷ Projekterlöse × 100
Die Berechnung setzt Projekterlöse ungleich null voraus. Bei noch fehlenden Erlösen sollten Sie zunächst Kosten, Projektfortschritt und erwartetes Ergebnis betrachten.
Welche Aussage die Marge trifft, hängt von ihrer Kostenbasis ab. Typische Bestandteile sind:
- Arbeitszeiten eigener Mitarbeitender, bewertet mit internen Kostensätzen,
- externe Fachkräfte und weitere projektbezogene Fremdleistungen,
- Reisekosten, projektbezogene Lizenzen und andere zugeordnete Aufwendungen.
Legen Sie fest, ob und welche Gemeinkosten enthalten sind. Deckt ein interner Kostensatz bereits bestimmte Kostenanteile ab, dürfen diese nicht zusätzlich zugerechnet werden. Eine Marge auf Basis direkter Projektkosten ist deshalb anders einzuordnen als eine Marge einschließlich weiterer Umlagen. Beide entsprechen nicht automatisch dem Unternehmensgewinn.
Rechenbeispiel: Wie Nacharbeit die Projektmarge verändert
Ein fiktives, abgeschlossenes Festpreisprojekt erzielt 100.000 Euro Nettoerlöse. Die berücksichtigten Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
- 800 interne Projektstunden zu einem Kostensatz von 60 Euro: 48.000 Euro
- Fremdleistungen: 17.000 Euro
- Reisen und projektbezogene Lizenzen: 5.000 Euro
Damit stehen den Erlösen 70.000 Euro Projektkosten gegenüber. Der verbleibende Beitrag beträgt 30.000 Euro, die Projektmarge 30 Prozent.
Entstehen vor Abschluss zusätzlich 10.000 Euro Nacharbeitskosten, ohne dass die Vergütung steigt, erhöhen sich die Gesamtkosten auf 80.000 Euro. Die Marge sinkt auf 20 Prozent – ein Rückgang um zehn Prozentpunkte. Der Umsatz allein hätte diese Veränderung nicht gezeigt.
Auftragswert, Rechnungsvolumen und Erlöse unterscheiden
Der Auftragswert beschreibt die vereinbarte Vergütung. Das Rechnungsvolumen zeigt, welche Beträge bereits fakturiert wurden. Für die wirtschaftliche Bewertung ist dagegen entscheidend, welche Erlöse dem betrachteten Zeitraum zuzurechnen sind.
Leistungen können bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet sein. Umgekehrt kann eine Vorauszahlung vorliegen, bevor die zugehörige Leistung erbracht wurde. Die Erlösbewertung richtet sich nach dem Projektszenario und der angewendeten Methode der Erlösrealisierung. Kosten und Erlöse müssen sich auf dasselbe Projekt und denselben Betrachtungszeitraum beziehen.
Laufende Projekte steuern: Ist-Marge und erwartete Endmarge
Die Ist-Marge beschreibt das Ergebnis auf Basis der bisher berücksichtigten Kosten und Erlöse. Sie beantwortet noch nicht, wie wirtschaftlich das gesamte Projekt voraussichtlich abschließen wird.
Für die erwartete Endmarge benötigen Sie zusätzlich eine aktuelle Einschätzung der verbleibenden Leistungen, Kosten und erzielbaren Erlöse. Die erwarteten Gesamtkosten ergeben sich aus den bisherigen Istkosten und den geschätzten Restkosten. Diesen stellen Sie die erwarteten Gesamterlöse gegenüber.
Bei einem Festpreis von 100.000 Euro können beispielsweise bisher 40.000 Euro Istkosten angefallen sein. Werden weitere 40.000 Euro bis zum Abschluss erwartet, liegt die prognostizierte Endmarge bei 20 Prozent. Das ist eine Vorschau auf das Gesamtprojekt und keine Aussage über die bisherige Ist-Marge.
Vergleichen Sie ursprüngliche Kalkulation und aktuelle Prognose regelmäßig. So können Projektverantwortliche prüfen, ob sie den Leistungsumfang klären, einen Nachtrag vereinbaren oder den verbleibenden Aufwand anders organisieren müssen.
Zeiterfassung: Auch nicht abrechenbare Stunden zählen
Arbeitszeit ist einer der wichtigsten Kostenfaktoren im Projektgeschäft. Mitarbeitende sollten ihre Leistungen zeitnah auf das richtige Projekt beziehungsweise Arbeitspaket erfassen. Dazu gehören auch Nacharbeiten, interne Abstimmungen und Qualitätssicherung, die dem Kunden nicht zusätzlich berechnet werden können.
Fehlen diese Stunden, erscheint das Projekt profitabler, als es tatsächlich ist. Die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Zeiten hilft außerdem, Ursachen zu erkennen: War die Kalkulation zu knapp, wurde der Leistungsumfang erweitert oder musste eine Leistung korrigiert werden?
Trennen Sie dabei interne Kostensätze und Verkaufspreise. Der Kostensatz bewertet den Aufwand des Unternehmens. Der Verkaufspreis bestimmt die mögliche Vergütung. Ein hoher Kundensatz garantiert keine hohe Marge, wenn viele Stunden nicht weiterberechnet werden können.
Fremdleistungen vollständig den Projektkosten zuordnen
Externe Fachkräfte und spezialisierte Partner müssen eindeutig dem Projekt zugeordnet sein. Eine Bestellung dokumentiert zunächst einen beauftragten Umfang; sie belegt allein noch keine entstandenen Istkosten.
Prüfen Sie deshalb, welche Leistungen bereits erbracht und kostenwirksam berücksichtigt wurden. Geht die Lieferantenrechnung erst später ein, ist im Finanzprozess zu klären, wie die Leistung dem passenden Zeitraum zugeordnet wird. Für die Projektprognose sind zudem noch erwartete externe Leistungen relevant.
Ob Fremdleistungen zum Einkaufspreis, mit Aufschlag oder innerhalb eines Festpreises vergütet werden, beeinflusst ihren Beitrag zum Ergebnis. Diese Vertragsbedingungen müssen auch in der Abrechnung berücksichtigt werden.
Projektabrechnung: Wie Vertragsmodelle die Marge beeinflussen
Abrechnung nach Aufwand
Bei einer Abrechnung nach Aufwand bilden die vereinbarten Leistungen und Preise die Grundlage der Fakturierung. Dennoch wird nicht jede erfasste Stunde zu zusätzlichem Erlös. Vertragliche Obergrenzen, fehlende Freigaben oder nicht abrechenbare Leistungen können die Vergütung begrenzen.
Projektverantwortliche sollten daher prüfen, welche Leistungen zur Abrechnung freigegeben sind, welche noch geklärt werden müssen und welcher Aufwand beim Unternehmen verbleibt.
Festpreisprojekte
Bei einem Festpreis ist die Vergütung für einen definierten Leistungsumfang grundsätzlich vorgegeben. Mehrarbeit ohne zusätzliche Vergütung reduziert die Marge. Neben der vollständigen Kostenerfassung ist deshalb eine aktuelle Restaufwandsschätzung wichtig. Änderungen am Leistungsumfang sollten früh geklärt und gegebenenfalls als Nachtrag vereinbart werden.
Wie unterstützt SAP Cloud ERP die Margenauswertung?
Im Professional-Services-Umfeld können Kundenprojekte mit Zeiterfassung, Beschaffung externer Leistungen, Projektabrechnung und Finanzwesen verknüpft werden. So lassen sich wirtschaftliche Kennzahlen mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorgängen verbinden.
Ein konkretes Beispiel ist die SAP-Fiori-App Project Profitability Overview (F2794). Sie stellt Kennzahlen zu Erlösen, Kosten und Profitabilität von Kundenprojekten bereit. Anwender können Projekte nach Marge betrachten und von Kennzahlen zu detaillierteren Informationen navigieren. Die Auswertung basiert auf Hauptbuch-Einzelposten.
Für ein Projekt mit sinkender Marge entsteht damit ein Ausgangspunkt für die Ursachenprüfung: Welche Kosten sind hinzugekommen? Haben sich die berücksichtigten Erlöse verändert? Welche Buchungen stehen dahinter? Die Prüfung von Stunden, Fremdleistungen und Abrechnungsfreigaben erfolgt anschließend in den jeweils passenden Projekt- und Finanzsichten.
Die ereignisbasierte Erlösrealisierung unterstützt in geeigneten Projektszenarien die Zuordnung von Kosten und Erlösen. Welche Methoden, Apps und Auswertungen tatsächlich genutzt werden können, hängt vom Release, Lösungsumfang, Berechtigungen und der Konfiguration ab.
Auch eine integrierte Auswertung ersetzt keine fachliche Prüfung: Fehlende Buchungen und erforderliche Abschlusskorrekturen können das Ergebnis verändern. Eine Endmargenprognose benötigt zusätzlich gepflegte Plan- und Restaufwandsdaten.
Vier Prüfungen für ein verlässliches Projektcontrolling
- Zeiten vollständig? Mitarbeitende erfassen auch nicht abrechenbare Projektstunden. Projektverantwortliche prüfen Zuordnung und Abrechenbarkeit.
- Externe Kosten berücksichtigt? Die zuständigen Rollen bestätigen erbrachte Leistungen; Finance prüft die zeitliche Zuordnung.
- Bewertung einheitlich? Kostensätze, Gemeinkosten und Erlösbewertung folgen abgestimmten Regeln. Jeder Bericht weist Betrachtungszeitraum und Datenstand aus.
- Prognose aktuell? Projektverantwortliche aktualisieren Restaufwände und erwartete Erlöse, sobald sich Annahmen ändern.
Werden ergänzende Fachanwendungen eingesetzt, müssen Projektkennzeichen, Übertragungszeitpunkte und die Behandlung fehlerhafter Daten abgestimmt sein. Die IT stellt die technischen Übergaben sicher; die fachliche Verantwortung für die Daten bleibt bei den zuständigen Bereichen.
Projektmargen mit der Bradler GmbH nachvollziehbar machen
Wo entstehen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Zahlen: bei der Zeiterfassung, der Zuordnung externer Kosten oder zwischen Projektleitung und Finance? Diese Übergaben sind ein sinnvoller Ausgangspunkt für Verbesserungen.
Die Bradler GmbH unterstützt Sie dabei, Ihre Abläufe mit den Möglichkeiten von SAP Cloud ERP für Projektdienstleister abzugleichen. Sind vor einer Einführung Anforderungen und Lösungsumfang noch offen, kann ein SAP Digital Discovery Assessment die relevanten Prozesse und Abhängigkeiten strukturieren.
Bei der SAP Cloud ERP Implementierung betrachten wir Prozesse, Datenmigration und Integrationen gemeinsam mit Ihrem Team. Tests und Schulungen helfen, die vereinbarten Abläufe im Alltag zu verankern.
Alle Angaben ohne Gewähr.
Wie profitabel sind Ihre Projekte wirklich?
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