Softwarehäuser leben zunehmend von wiederkehrenden Umsätzen: SaaS-Abos, Wartungsverträge, nutzungsabhängige Gebühren. Mit jedem neuen Preismodell wird die Abrechnung komplexer – zusätzliche Nutzer mitten in der Laufzeit, Staffelpreise, Mindestmengen, automatische Verlängerungen. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob der Standard des ERP-Systems noch reicht oder ob eine spezialisierte Lösung wie SAP Subscription Billing sinnvoll ist.
Dieser Beitrag zeigt, welche Abrechnungsmodelle in Softwarehäusern typisch sind, wann SAP Cloud ERP allein genügt und wann sich SAP Subscription Billing als Ergänzung lohnt.
Auf einen Blick
- Was: SAP Subscription Billing ist die Cloud-Lösung von SAP für Abo- und nutzungsbasierte Geschäftsmodelle; sie wird mit SAP Cloud ERP verbunden.
- Standard reicht: bei wenigen Vertragsarten mit festen Beträgen und regelmäßiger Abrechnung, etwa jährlicher Wartung.
- Ergänzung lohnt: bei vielen Abos, nutzungsabhängigen Preisen und häufigen Änderungen während der Laufzeit.
- Wichtig: Umsatzrealisierung und Projektgeschäft von Anfang an mitdenken.
Typische Abrechnungsmodelle in Softwarehäusern
- Lizenz und Wartung: einmalige Lizenzgebühr, dazu eine jährliche Wartung, häufig als Prozentsatz des Lizenzpreises.
- SaaS-Abo: monatliche oder jährliche Gebühr, meist je Nutzer oder je Paket.
- Nutzungsabhängig: Abrechnung nach Transaktionen, Belegen, Datenvolumen oder API-Aufrufen, oft mit Staffelpreisen oder Mindestmengen.
- Bundles: Abo plus Einführungsprojekt, Schulung oder Support-Kontingent.
In der Praxis laufen diese Modelle oft parallel – bei Bestandskunden das alte Lizenzmodell, bei Neukunden das Abo.
Was ist SAP Subscription Billing?
SAP Subscription Billing verwaltet Abonnements über ihren gesamten Lebenszyklus: Abschluss, Änderung, Verlängerung und Kündigung. Preismodelle mit festen wiederkehrenden Beträgen, nutzungsabhängigen Gebühren oder Staffeln werden zentral gepflegt, Nutzungsdaten bewertet und Änderungen während der Laufzeit anteilig berücksichtigt. Die abrechnungsrelevanten Daten übergibt SAP Subscription Billing an SAP Cloud ERP, wo Rechnung, Forderung und Buchung entstehen.
SAP Subscription Billing ist eine eigenständige Cloud-Lösung mit eigener Lizenz und kein Bestandteil von SAP Cloud ERP.
Wann der Standard von SAP Cloud ERP reicht
Viele Softwarehäuser kommen mit SAP Cloud ERP allein gut aus. Wartungs- und Serviceverträge mit festen Beträgen lassen sich dort mit periodischer Abrechnung abbilden, Einführungsprojekte laufen über das Projektgeschäft. Das genügt in der Regel, wenn
- es nur wenige Vertragsarten gibt,
- die Beträge fest sind und monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden,
- Änderungen während der Laufzeit selten sind und
- keine Nutzungsdaten für die Abrechnung bewertet werden müssen.
Wann sich SAP Subscription Billing lohnt
Die Ergänzung zahlt sich aus, sobald das Abo-Geschäft eigene Abläufe braucht:
- Sie betreuen viele Abonnements, und die Zahl wächst schnell.
- Preise hängen von der Nutzung ab, und die Mengen kommen automatisiert aus Ihrer Software.
- Kunden ändern ihr Abo häufig: zusätzliche Nutzer, Upgrades, Downgrades – jeweils anteilig abzurechnen.
- Verlängerungen, Kündigungsfristen und Preisanpassungen sollen automatisch laufen.
- Abos werden auch über einen Webshop oder ein Kundenportal abgeschlossen.
Umsatzrealisierung nicht vergessen
Bei Abos und Wartung wird der Umsatz über die Laufzeit realisiert, nicht bei Rechnungsstellung. Werden Lizenz, Wartung und Einführung gemeinsam verkauft, muss der Preis zudem auf die einzelnen Leistungen verteilt werden – nach IFRS 15 anhand der Einzelveräußerungspreise. Die Grundlagen erklärt der Beitrag IFRS 15 & ASC 606: Umsatzrealisierung für Softwarehäuser.
Zusammenspiel mit dem Projektgeschäft
Für Softwarehäuser mit eigener Beratung ist das Abo nur die halbe Geschichte. Einführung, Anpassung und Schulung laufen als Projekte mit Zeiterfassung und Abrechnung nach Aufwand oder Festpreis. In SAP Cloud ERP stehen beide Welten auf denselben Kundendaten: eine Forderung, eine Auswertung je Kunde. Wie das Projektgeschäft abgebildet wird, zeigt die Seite Projektgeschäft & Abrechnung; einen Überblick über alle Anforderungen gibt der Leitartikel ERP für Beratungen, IT-Dienstleister und Softwarehäuser.
So gehen Sie vor
- Vertragsarten erfassen: Welche Lizenz-, Wartungs-, Abo- und Servicemodelle gibt es heute, welche sind geplant?
- Preis- und Abrechnungslogik klären: feste Beträge, Nutzungsdaten, Staffeln, Abrechnungsrhythmus, Änderungen während der Laufzeit.
- Datenquellen festlegen: Woher kommen Nutzungsmengen, wer gibt sie frei?
- Entscheiden: Standard von SAP Cloud ERP oder Ergänzung um SAP Subscription Billing – am besten auf Basis eines SAP Digital Discovery Assessment.
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Häufige Fragen
Ist SAP Subscription Billing Teil von SAP Cloud ERP?
Nein. SAP Subscription Billing ist eine eigenständige Cloud-Lösung, die gesondert lizenziert und mit SAP Cloud ERP verbunden wird.
Brauchen wir SAP Subscription Billing für Wartungsverträge?
Nicht unbedingt. Wartungsverträge mit festen Beträgen und regelmäßiger Abrechnung lassen sich meist im Standard von SAP Cloud ERP abbilden.
Kann SAP Subscription Billing nutzungsabhängig abrechnen?
Ja. Nutzungsdaten wie Transaktionen oder Volumen werden bewertet und nach dem hinterlegten Preismodell abgerechnet, auch mit Staffeln und Mindestmengen.
Wo entsteht die Rechnung?
Die Abrechnungsdaten werden an SAP Cloud ERP übergeben. Dort entstehen Rechnung, Forderung und Buchung – zusammen mit den Rechnungen aus dem Projektgeschäft.
