Ein Fit-to-Standard-Workshop schafft die Grundlage für eine planbare Einführung von SAP Cloud ERP. Fachbereiche und Implementierungspartner prüfen gemeinsam, welche Anforderungen durch Standardprozesse abgedeckt werden und wo zusätzlicher Klärungsbedarf besteht. Damit daraus ein belastbarer Projektumfang entsteht, müssen Entscheidungen dokumentiert, Anforderungen priorisiert und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Fehlt diese Verbindlichkeit, entstehen später unterschiedliche Erwartungen: Der Fachbereich rechnet mit einer zusätzlichen Freigabestufe, während die Projektleitung ausschließlich den gezeigten Standardprozess eingeplant hat. Die Folge sind erneute Abstimmungen, zusätzlicher Aufwand und mögliche Auswirkungen auf den Go-live.
Wie lassen sich solche Unklarheiten vermeiden? Mit einer strukturierten Vorbereitung, einem nachvollziehbaren Entscheidungslog und einer verbindlichen Freigabe des vereinbarten Scopes.
Was ist ein Fit-to-Standard-Workshop bei SAP?
Im Fit-to-Standard-Workshop gleicht das Projektteam die fachlichen Anforderungen eines Unternehmens mit den Standardprozessen der SAP-Lösung ab. Dazu werden konkrete Geschäftsabläufe im System demonstriert und gemeinsam bewertet.
Im Vorgehensmodell SAP Activate gehören diese Workshops zur Explore-Phase. Zu den wesentlichen Ergebnissen zählen validierte Geschäftsprozesse und ein priorisiertes Backlog zusätzlicher Anforderungen.
Für jeden betrachteten Prozess sollte anschließend klar sein:
- Deckt der Standard den fachlichen Bedarf ab?
- Welche Konfiguration ist erforderlich?
- Welche organisatorischen Änderungen entstehen?
- Welche zusätzlichen Anforderungen müssen geprüft werden?
- Welche Fragen bleiben offen?
Eine Abweichung vom Altsystem bedeutet dabei nicht automatisch, dass eine Erweiterung notwendig ist. Möglicherweise lässt sich das geschäftliche Ziel durch geeignete Konfiguration oder einen veränderten Ablauf erreichen. Entscheidend ist, ob der zukünftige Prozess die fachlichen Anforderungen erfüllt.
Wie Fit-to-Standard, Konfiguration, Datenmigration und Tests ineinandergreifen, erfahren Sie auf unserer Seite zur SAP Cloud ERP Implementierung.
Fit-to-Standard-Workshop vorbereiten: Scope und Rollen klären
Ein belastbares Workshop-Ergebnis beginnt mit einer klaren Vorbereitung. Die Teilnehmer müssen wissen, welche Geschäftsprozesse, Gesellschaften, Standorte und Systemgrenzen betrachtet werden. Repräsentative Geschäftsvorfälle helfen dabei, den Standard anhand des tatsächlichen Arbeitsalltags zu bewerten. Dazu gehören auch relevante Ausnahmen.
Sind Anforderungen und möglicher Lösungsumfang noch nicht ausreichend eingegrenzt, kann ein vorgelagertes SAP Digital Discovery Assessment eine Grundlage für die weitere Projektplanung schaffen.
Vor dem Workshop sollte außerdem feststehen, wer welche Entscheidung treffen darf. Folgende Aufgabenverteilung bietet eine Orientierung:
| Rolle | Verantwortung im Workshop |
|---|---|
| Process Owner | Fachlichen Bedarf bewerten und Prozessentscheidungen treffen |
| Key User | Alltagstauglichkeit anhand konkreter Geschäftsvorfälle prüfen |
| Implementierungspartner | Standardprozesse erläutern und Umsetzungsmöglichkeiten bewerten |
| Projektleitung | Auswirkungen auf Projektumfang, Budget und Termine koordinieren |
| Benanntes Entscheidungsgremium | Änderungen außerhalb der vereinbarten Befugnisse freigeben |
Fehlt eine entscheidungsberechtigte Person, bleibt der betreffende Punkt offen. Dokumentieren Sie dafür einen Verantwortlichen und einen Entscheidungstermin. So wird sichtbar, welche Klärung die weitere Umsetzung noch benötigt.
Workshop-Ergebnisse und Entscheidungen dokumentieren
Ein Workshop-Protokoll hält fest, was besprochen wurde. Für die Umsetzung braucht das Projektteam zusätzlich ein Entscheidungslog. Darin steht, welcher Beschluss gilt, wer ihn getroffen hat und welche Folgen daraus entstehen.
Auch akzeptierte Standardprozesse gehören in die Dokumentation. Werden ausschließlich Abweichungen erfasst, fehlt später der Nachweis, welche Abläufe der Fachbereich bereits bestätigt hat.
Welche Angaben gehören in ein Entscheidungslog?
Jede Entscheidung sollte eine eindeutige ID und einen Bezug zum betroffenen Geschäftsprozess erhalten. Ein belastbarer Eintrag umfasst:
- Fachlicher Bedarf: Welches Problem soll gelöst werden?
- Geprüfter Standard: Welcher Ablauf wurde im System betrachtet?
- Entscheidung und Begründung: Was wird umgesetzt und warum?
- Geltungsbereich: Welche Gesellschaften, Standorte oder Prozessvarianten sind betroffen?
- Freigabe: Wer hat wann entschieden?
- Auswirkungen: Was folgt für Konfiguration, Daten, Integrationen, Berechtigungen und Tests?
- Offene Aufgaben: Was muss bis wann und durch wen geklärt werden?
Vermeiden Sie Formulierungen wie „Freigaben besprochen“ oder „Prozess passt“. Sie lassen offen, was tatsächlich vereinbart wurde. Beschreiben Sie stattdessen den bestätigten Ablauf einschließlich seiner Grenzen und offenen Fragen.
Anforderungen in SAP Cloud ALM erfassen
Zusätzliche Anforderungen sollten mit dem jeweiligen Geschäftsprozess verknüpft werden. SAP empfiehlt für die Fit-to-Standard-Analyse die prozessbezogene Erfassung von Anforderungen in SAP Cloud ALM.
Verbinden Sie diese Einträge mit den zugehörigen Entscheidungen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher fachliche Bedarf hinter einer Umsetzungsaufgabe steht. Das unterstützt die Abstimmung zwischen Fachbereich, Konfiguration und Test.
Anforderungen priorisieren und den Projektumfang festlegen
Eine erfasste Anforderung ist noch keine Zusage für den ersten Go-live. Deshalb sollten Bearbeitungsstatus und Release-Zuordnung getrennt dokumentiert werden.
Eine Anforderung kann fachlich bestätigt sein, obwohl technische Machbarkeit und Aufwand noch geprüft werden. Eine vollständig bewertete Anforderung kann wiederum bewusst für ein späteres Release vorgesehen sein.
Für jeden Eintrag sind deshalb zwei Fragen zu beantworten:
- Wie weit ist die Prüfung? Beispielsweise erfasst, in Bewertung, entschieden oder freigegeben.
- Wann soll die Umsetzung erfolgen? Im ersten Release, in einem späteren Release oder noch ohne bestätigte Zuordnung.
Bei der Priorisierung helfen konkrete Kriterien: Ist die Anforderung für den Geschäftsbetrieb zum Go-live erforderlich? Gibt es eine tragfähige Alternative? Welche Abhängigkeiten und Aufwände entstehen?
Die Kennzeichnung „wichtig“ ersetzt diese Bewertung nicht. Für die Aufnahme in den Projektumfang braucht es eine dokumentierte Entscheidung nach den vereinbarten Freigaberegeln.
Praxisbeispiel: Freigabeprozess im Einkauf dokumentieren
Ein Unternehmen benötigt für Bestellanforderungen über 10.000 Euro eine zusätzliche Freigabe. Im Fit-to-Standard-Workshop prüft das Team, wie sich dieser Bedarf im betrachteten Projektsystem abbilden lässt.
Angenommen, die Prüfung bestätigt eine Umsetzung durch Konfiguration des Standardworkflows. Dann könnte der Entscheidungseintrag so aussehen:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Fachlicher Bedarf | Zusätzliche Freigabe für Bestellanforderungen über 10.000 Euro |
| Entscheidung | Umsetzung durch Konfiguration des geprüften Standardworkflows |
| Geltungsbereich | Die im Workshop betrachtete Gesellschaft und Belegart |
| Fachliche Freigabe | Zuständiger Process Owner |
| Offener Punkt | Vertretungsregel durch den Fachbereich klären |
| Abnahmekriterium | Freigabefolge mit Testfällen unterhalb, genau an und oberhalb der Wertgrenze prüfen |
| Scope-Zuordnung | Für das erste Release freigegeben |
Ein zusätzlich gewünschtes Management-Dashboard wird als eigene Anforderung erfasst und separat bewertet.
Damit steht fest, was zur vereinbarten Umsetzung gehört und wo noch eine Entscheidung aussteht. Gleichzeitig erhält das Testteam konkrete Kriterien für die spätere Abnahme.
Scope-Baseline erstellen und verbindlich freigeben
Am Ende jedes Workshops sollten die Beteiligten Entscheidungen, neue Anforderungen und offene Punkte gemeinsam durchgehen. Anschließend bestätigen die zuständigen Rollen die Ergebnisse nach dem vereinbarten Freigabeverfahren.
Aus den freigegebenen Ergebnissen entsteht eine Scope-Baseline: die dokumentierte und versionierte Ausgangsbasis des Projektumfangs.
Sie sollte insbesondere enthalten:
- bestätigte Geschäftsprozesse und Prozessvarianten,
- freigegebene zusätzliche Anforderungen,
- die Zuordnung zum jeweiligen Release,
- ausdrücklich ausgeschlossene Leistungen,
- offene Punkte mit möglichen Auswirkungen auf Aufwand und Termine.
Die Baseline dient als Referenz für spätere Änderungen. Auch SAP beschreibt das freigegebene Backlog als Ausgangsbasis, die über ein vereinbartes Änderungsverfahren weiterentwickelt werden kann.
Dabei muss erkennbar bleiben, welche Version aktuell gilt und welche Entscheidungen zu einer Änderung geführt haben.
Scope Creep im SAP-Projekt vermeiden
Während einer SAP-Implementierung entstehen neue Erkenntnisse und zusätzliche Wünsche. Werden diese ohne bewusste Bewertung übernommen, wächst der Projektumfang schrittweise, ohne dass Ressourcen, Budget und Termine entsprechend angepasst werden. Dieses unkontrollierte Wachstum wird als Scope Creep bezeichnet.
Prüfen Sie neue Anforderungen deshalb gegen die freigegebene Baseline:
- Ist der Bedarf bereits im vereinbarten Umfang enthalten?
- Welchen konkreten geschäftlichen Nutzen bringt die Anforderung?
- Ist sie für den ersten Go-live erforderlich?
- Welche Auswirkungen entstehen auf Umsetzung, Datenmigration, Integrationen und Tests?
- Welche Folgen ergeben sich für Schulungen, Budget und Terminplanung?
Auf dieser Grundlage entscheiden die Verantwortlichen über Aufnahme, Verschiebung oder Ablehnung. Wird eine zusätzliche Anforderung aufgenommen, müssen ihre Konsequenzen sichtbar sein: Steigt der Aufwand? Verschiebt sich ein Termin? Oder entfällt dafür ein anderer Bestandteil?
Dokumentieren Sie die Entscheidung einschließlich Begründung und Freigabe. Aktualisieren Sie anschließend die betroffenen Planungsunterlagen, damit alle Beteiligten mit demselben Projektumfang arbeiten.
Fazit: Mit dokumentierten Entscheidungen den Scope sichern
Ein Fit-to-Standard-Workshop liefert dann eine belastbare Grundlage, wenn seine Ergebnisse bis zur Umsetzung und Abnahme nachvollziehbar bleiben. Dafür braucht es klare Entscheidungsbefugnisse, ein gepflegtes Entscheidungslog und eine verbindliche Zuordnung der Anforderungen zum jeweiligen Release.
So erkennen Fachbereich, Projektleitung und Implementierungspartner frühzeitig, welche Leistungen vereinbart sind und wo noch Klärungsbedarf besteht. Zusätzliche Anforderungen lassen sich fundiert bewerten, bevor sie den geplanten Go-live beeinflussen.
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