Sie möchten in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System Reiseantrag mit Spesenabrechnung anlegen.
Lösung
Will man vor dem Beginn einer Reise einen Reiseantrag einreichen, weil ein Vorschuss oder eine Genehmigung durch einen Vorgesetzen benötigt wird, ist das in SAP Business ByDesign durch eine vorausgehende Spesenabrechnung möglich.
Diese legt man wie gewöhnlich unter Self-Services-Übersicht à Neue Spesenabrechnung an.
Hier wählt man Geschäftsreise als Spesenabrechnungsart und gibt die geschäftliche Veranlassung sowie den Start- und Endtermin ein.
Es ist nicht erforderlich Belege hinzuzufügen. Sollten doch Belege für Vorauszahlungen benötigt werden, können diese gern hinzugefügt werden. Andere Belege, die Erstattungen generieren würden, sollten in diesem Fall vermieden werden.
Um deutlich zu machen, dass es sich bei dieser Spesenabrechnung um einen Reiseantrag handelt, kann man das Eingabefeld „Zusätzliche Anmerkungen“ nutzen.
In dieses kann man seinem Vorgesetzten signalisieren, dass man die Absicht hat eine Geschäftsreise anzutreten und sich dafür dessen Zustimmung einholen will.
Der Vorgesetzte sieht dann genau, dass es ich bei der zu genehmigenden Spesenabrechnung nicht um eine nachträgliche Abrechnung, sondern um eine bevorstehende Reise geht, die lediglich einer Zustimmung bedarf.
Nach absolvierter Geschäftsreise können jetzt in den gleichen Beleg die eigentlichen Spesen eingetragen werden, indem man diesen bearbeitet.
Diese Spesenabrechnung wird dann erneut mit dem „Abschicken“ an den Vorgesetzten weitergeleitet, der sich, wie gewöhnlich, mit der Genehmigung auseinandersetzt.
Dadurch hat man die gesamte Geschäftsreise vom Reiseantrag bis hin zur Abrechnung in einem Beleg erfasst.
Produkt / Gültigkeit
Diese Kurzanleitung wurde auf Basis von SAP Business ByDesign erstellt. Alle Angaben ohne Gewähr.
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