Kurzanleitung: Datenmigration

Sie möchten in Ihrem SAP Business ByDesign-System Daten migrieren. 

Lösung

Navigieren Sie zum Workcenter „Betriebswirtschaftliche Konfiguration“ und hier zur Sicht „Implementierungsprojekte“.

Wählen Sie „Aufgabenliste öffnen“.

Gehen Sie zum Reiter „Datenübernahme und Erweiterung“. Hier finden Sie die Migrationsaufgaben. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe und klicken Sie auf den Namen.

Bevor Sie die Migrationsvorlagen bearbeiten

Jede Aufgabe beinhaltet auch den Reiter „Informationen zur Migration offener Kundenaufträge lesen“. Hier finden Sie wichtige Informationen zu den Voraussetzungen der Migration und zum Ausfüllen der Migrationsvorlagen.

Wichtig ist hier vor allem der Punkt „Voraussetzungen“, der Ihnen die Abhängigkeiten im System erklärt (d.h., welche Daten vorhanden sein müssen, um die Migration durchzuführen).

Am Beispiel offene Kundenaufträge:

Sie haben folgende Daten im System angelegt:

• Kunden
• Mitarbeiter
• Frachten
• Zuschläge
• Materialien
• Services
• Preislisten

Im Organisationsmanagement wurden folgende Einstellungen abgeschlossen:

• Verkaufsorganisation
• Serviceorganisation (Serviceausführung)
• Planungsbereich

Wo kann ich die Migrationsvorlagen herunterladen?

In der Sicht der jeweiligen Migrationsaufgabe finden Sie einen Link zu Informationen zur Migration und einen Link „… mit dem Migrationstool migrieren“. Wählen Sie diesen Link.

Nun öffnet sich ein Popup mit dem Migrationsassistenten. Wählen Sie hier unter „Weitere Möglichkeiten“ den Punkt „Migrationsvorlage herunterladen“.

Das System erstellt nun die Migrationsvorlage und stellt Ihnen diese nach kurzer Wartezeit in einem Speicherdialog zur Verfügung.

Wählen Sie hier „Speichern unter…“ und einen passenden Speicherort auf Ihrem PC / im SharePoint-Ordner.

Wichtig ist hierbei, dass der Dateityp .xml bleibt.

Wie öffne und bearbeite ich die .xml-Datei?

Die Migrationsvorlagen liegen im .xml-Format vor und können mit Microsoft Excel bearbeitet werden. Dabei ist unbedingt zu beachten, dass Sie das Dateiformat der Vorlage nicht ändern sollten.

Sollte Ihr PC .xml-Dateien nicht im Standard mit Microsoft Excel öffnen, machen Sie einen Rechtsklick auf die Datei und wählen Sie „Öffnen mit… -> Excel“.

Kundenspezifische Felder in der Migrationsvorlage

Wenn Sie planen, in den Work-Center-Sichten, die zum betreffenden Migrationsobjekt gehören, kundenspezifische Felder zu verwenden, empfehlen wir, diese vor der Migration von Daten für dieses Objekt anzulegen.

Die kundenspezifischen Felder, die Sie in den Work-Center-Sichten anlegen, werden automatisch in die zugehörigen Migrationsvorlagen integriert. Nach dem Anlegen der kundenspezifischen Felder können Sie die aktualisierten Migrationsvorlagen mithilfe der Aufgabe Datenmigration vorbereiten in der Phase Vorbereitung oder mithilfe der Aufgabe Datenextraktion durchführen in der Phase Fine-Tuning der Aufgabenliste herunterladen. Die kundenspezifischen Felder werden am Ende der jeweiligen Blätter als neue Spalten angezeigt.

Aufbau der Migrationsvorlagen

Die Migrationsvorlage ist folgendermaßen aufgebaut:

• Das erste Blatt „Einführung“ liefert Instruktionen zur Ausfüllung der Migrationsvorlage.

• Weitere wichtige Informationen zum Thema Migration finden Sie im Blatt „Dokumentation“.
• Im Blatt „Feldliste“ können Sie Feldrestriktionen sehen, wie z.B. die Art der Zeichen, Länge der Eingabe und ob es sich um obligatorische oder optionale Felder handelt.

Um die Beschreibungen der einzelnen Felder zu sehen, sollten Sie die Zeile 7 nach unten ziehen.

Wichtig ist, Daten ohne Änderung des Formats der Vorlage hinzuzufügen. Fügen Sie keine Spalten hinzu, und löschen oder verschieben Sie die Spalten nicht.

Pflichtfelder

Pflichtfelder erkennen Sie wie von SAP Business ByDesign gewohnt, am nachstehenden Stern – also z.B. Kontraktnummer*

Sichern der Migrationsvorlage

Nachdem Sie die Datei ausgefüllt haben, muss diese gesichert werden. Speichern Sie die Datei in Excel mit Suffix .xml (XML-Format).

Eventuell erhalten Sie beim Sichern einen Hinweis. Klicken Sie hier „Ja“.

Falls die Datei größer als 100 MB ist, muss sie gezippt werden. Das Migrationstool kann dann die .zip-Datei verarbeiten.

Hochladen und Testen der Migrationsvorlage

Öffnen Sie die Migrationsaufgabe und wählen Sie „… mit dem Migrationstool migrieren“.

Wählen Sie nun „Hochladen – Daten aus der Migrationsvorlage“.

Wählen Sie „Durchsuchen“, wählen Sie Ihre Datei aus und wählen Sie dann „Hochladen“

Sie werden nun durch die fünf Schritte geführt. 

1. Datei validieren
2. Werte konvertieren
3. Import simulieren
4. Import ausführen
5. Bestätigung

Wichtig ist: bis zum Import der Echtdaten sollten Sie nur bis Schritt 3, Import simulieren, gehen und danach abbrechen.

So können Sie sicherstellen, dass Sie korrekte Werte in den Migrationsvorlagen haben.

Das System gibt Ihnen, solange die Daten nicht valide sind, eine Fehlermeldung aus:

Gehen Sie zurück in die Migrationsvorlage und korrigieren Sie die Inkonsistenzen dort. Laden Sie dann die Migrationsvorlage erneut hoch und führen Sie die Schritte 1-3 erneut durch. Brechen Sie nach Schritt 3 wieder ab!

Eine Korrektur direkt im System ist zwar möglich, aber in einem Implementierungsprojekt nicht zielführend. Ziel ist hier, eine konsistente Migrationsvorlage zu erstellen, die in einem Vorgang migriert werden kann. Dies ist vor allem im Hinblick auf die Migration in das Produktivsystem sehr wichtig!

Import ausführen / Bestätigung

Führen Sie die Schritte 4 und 5 bitte zunächst nicht aus. Der Import wird erst dann ausgeführt, wenn alle Daten validiert sind.

Produkt / Gültigkeit

Diese Kurzanleitung wurde auf Basis von SAP Business ByDesign erstellt. Alle Angaben ohne Gewähr.

Weitere Unterstützung benötigt

Wünschen Sie weitere Unterstützung im Bereich SAP Business ByDesign? Gerne unterstützt Sie das Beraterteam der Bradler GmbH.