Sie möchten in Ihrem SAP Business ByDesign-System den Berechtigungskontext verwalten.
Sie möchten in Ihrem SAP-Business-ByDesign-System Verträge verwalten.
Lösung
In der Sicht Verträge können Sie Verträge bezüglich Materialien und Services anlegen und verwalten.
Verträge sind nahtlos in die Kundenauftrags-, Serviceanfragen- und Servicerückmeldungsbearbeitung integriert. Auf diese Weise können Sie den Verkauf von Materialien sowie Services ausführen und rückmelden, die für einen Vertrag zu erbringen sind. Sie können Rechnungsterminpläne für Festpreispositionen anlegen oder Preisvereinbarungen für Verkaufspositionen festlegen, die sich nach Aufwand richten.
Der Standardbelegfluss ist
Vertrag -> Serviceanfrage -> Servicerückmeldung -> (Rechnungsanforderung) -> Rechnung
In der Folge bezüglich des Serviceprozesses verkürzt dargestellt. Wenn ein Kunde Support benötigt und eine Serviceanfrage angelegt wird, prüft das System, ob das betroffene (registrierte) Produkt in der Serviceanfrage von einem Vertrag abgedeckt wird.
Wählen Sie im Workcenter „Kundenaufträge“ in der Sicht „Verträge“ Neu -> Vertrag.
Geben Sie unter Allgemein einen Kunden, Vertragsbeginn und -ende, Vertragsdatum und eine Währung an:
Geben Sie nun unter Positionen die Vertragspositionen ein:
Service - Festpreis
Für den Positionstyp Service nach Festpreis erstellt das System eine Kundenvertragsrechnungsanforderung. Festpreispositionen enthalten eine feste Menge und einen festen Nettowert. Die Kundenvertragsrechnungsanforderung basiert auf dieser Menge und diesem Wert, ganz gleich ob mehr oder weniger Zeit oder Spesen als geplant für die Ausführung des Service erforderlich waren.
Anrecht – Festpreis
Für den Positionstyp Anrecht nach Festpreis erstellt das System auch eine Kundenvertragsrechnungsanforderung. Anrechte sind immaterielle Produkte, die das Recht zur Nutzung eines Services oder zum Erhalt eines Produkts zu einem späteren Zeitpunkt darstellen. Zum Beispiel der technische remote Support, bei dem es nicht sicher ist, wie oft und wann genau der Kunde den Support in Anspruch nehmen wird. Das Verwenden des Anrechts zur Darstellung dieses Services ermöglicht eine einfachere Überwachung der Inanspruchnahme dieses Services.
Service – nach Aufwand
Für den Positionstyp Service nach Aufwand erstellt das System eine Servicerückmeldungsrechnungsanforderung. Aufwandspositionen enthalten eine geschätzte Menge und einen geschätzten Nettowert. Die Kundenvertragsrechnungsanforderung basiert auf der zur Ausführung des Service erforderlichen Menge an Zeit und Material.
Verträgen kann, anders als Projekten, eine Eingangsrechnung nicht direkt zugeordnet werden. Sie können dies mit einer eigenen Position und einem dafür vorgesehenen Produkt lösen. Dieses grenzen Sie über Vertragsbeginn /-ende der Position zeitlich eindeutig ab:
Geben Sie den Vertrag nun frei:
Sie können nun Services für den Vertrag rückmelden.
Wenn ein Kunde Support benötigt und eine Serviceanfrage angelegt wird, prüft das System, ob das betroffene (registrierte) Produkt in der Serviceanfrage von einem Vertrag abgedeckt wird. Danach können Sie die Services für den Vertrag über Serviceaufträge rückmelden.
Ausführung rückmelden
Im Vertrag wurde für das Produkt „S200108 – Reparatur“ zwei Positionen gepflegt. Eine Position für den Positionstyp Service nach Festpreis und eine weitere Position Service nach Aufwand. Damit wollen wir den Unterschied zwischen einer Rückmeldung nach Festpreis und nach Aufwand verdeutlichen.
Für die erste Servicerückmeldung wird eine Position für das Produkt S200108 – Reparatur nach Festpreis angelegt. Die Unterscheidung findet in der Spalte „Referenz-Vertrag/Position“ statt. In unserem Fall ist es die Festpreisposition Nummer 10 aus dem Vertrag 122. Erfassen wir mehr Stunden als im Vertrag für die Position gepflegt wurde, erhalten wir folgende Warnung / Hinweis vom System:
Werden mehr Stunden auf die Festpreisposition erfasst als vereinbart wurde, ändert sich am fakturierbaren Wert nichts.
Anschließend melden wir für das gleiche Produkt Zeiten auf die Aufwandsposition Nummer 40 aus dem gleichen Vertrag zurück. Erfassen wir mehr Stunden als im Vertrag für die Position gepflegt wurde, erhalten wir ebenfalls die Warnung / Hinweis vom System, dass die Rückgemeldete Menge höher als erwartet ist. Da es sich dabei um eine Aufwandsposition handelt, ist die tatsächlich erfasste Menge relevant (gleiches gilt für unser Beispiel, wenn weniger Zeiten erfasst wurden).
In der letzten Servicerückmeldung melden wir noch eine weitere Aufwandsposition für die Reisezeit zurück.
Anschließend wollen wir uns im nächsten Abschnitt die daraus resultierenden Rechnungsanforderungen genauer ansehen.
Rechnungsanforderungen
Für den Kundenvertrag erhalten wir zwei Arten von Rechnungsanforderung: eine Kundenvertragsrechnungsanforderung für die Festpreispositionen sowie eine Servicerückmeldungsrechnungsanforderung für die rückgemeldeten Services nach Aufwand.
Kundenvertragsrechnungsanforderung
In der Kundenvertragsrechnungsanforderung haben die Festpreispositionen den Status „Abzurechnen“, die Aufwandspositionen den Status „Nicht relevant“.
Servicerückmeldungsrechnungsanforderungen
In der Kundenvertragsrechnungsanforderung werden die Aufwandspositionen mit dem Status „Nicht relevant“ separat in Servicerückmeldungsrechnungsanforderungen erfasst. In der Servicerückmeldungsrechnungsanforderung werden die tatsächlich erfassten Mengen abgebildet.
Neue Rechnung / Eingangsrechnung
Sie können den Kundenvertragspositionen über die Kostenverteilung bei der Erfassung von Rechnungen Kosten zuordnen:
Die Kosten können Sie dann z.B. im Workcenter „Kosten und Erlöse“, Sicht „Verkaufsbelegpositionen“ der Position zugeordnet im Reiter „Buchhaltungsdaten“ als „Angefallene Kosten“ sehen:
Vertrag fakturieren
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um Vertragspositionen zu fakturieren:
- Legen Sie eine Rechnungsanforderung für Festpreispositionen an. Diese fungiert dann als Basis für eine einmalige Rechnung.
- Festpreis- und Aufwandspositionen mit Rechnungsterminplan unter Verwendung eines Abrechnungszeitraums
- Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan.
- Wählen Sie Abrechnungszeitraum bearbeiten. Sie können nun einen neuen Zeitrahmen bearbeiten oder einen vorhandenen Zeitrahmen, z.B. mit einem monatlichen Wiederholungsmuster für das aktuelle Jahr, anzeigen. Setzen Sie das Kennzeichen Angewendet, um der Position den ausgewählten Abrechnungszeitraum zuzuordnen.
- Wählen Sie OK. Das System legt monatliche Rechnungstermine für die entsprechenden Positionen an.
- Das System legt für Festpreispositionen drei Tage vor dem Datum des Rechnungsterminplans automatisch eine eingeplante Rechnungsanforderung an. Wenn Sie nicht auf den nächsten Joblauf warten möchten, können Sie diese Rechnungsanforderung manuell auslösen. Das System legt Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldungen für Aufwandspositionen an.
- Festpreis- und Aufwandspositionen mit Rechnungsterminplan in Einzelschritten
- Wählen Sie auf der Registerkarte Preisfindung und Abrechnung die Option Rechnungsterminplan.
- Wählen Sie Position hinzufügen. Nun können Sie eine Position auswählen, für die Sie mehrere Abrechnungstermine anlegen möchten.
- Wählen Sie Datum hinzufügen. Geben Sie auf diese Weise mehrere Rechnungstermine für die ausgewählte Position an.
- Das System legt für Festpreispositionen drei Tage vor dem Datum des Rechnungsterminplans automatisch eine eingeplante Rechnungsanforderung an. Wenn Sie nicht auf den nächsten Joblauf warten möchten, können Sie diese Rechnungsanforderung manuell auslösen.
- Das System legt Rechnungsanforderungen der Servicerückmeldungen für Aufwandspositionen an.
- Festpreispositionen ohne Rechnungsterminplan
Nach der Freigabe der Festpreisposition legt das System eine Vertragsrechnungsanforderung an. Wenn das Rechnungsdatum dem aktuellen Datum entspricht, finden Sie diese Rechnungsanforderung unter Rechnungsanforderungen von heute. Ansonsten befindet sie sich unter Abzurechnende Rechnungsanforderungen.
Anzahlungsanforderung für Vertrag anlegen
1. Wählen Sie einen Vertrag aus der Liste aus, und wählen Sie anschließend in der Sicht Verträge „Anzahlung anlegen“.
2. Geben Sie im Dialogfenster Anzahlungsanforderung alle erforderlichen Informationen ein, und wählen Sie OK.
Daraufhin wird im Work Center Kundenrechnungen in der Sicht Rechnungsanforderungen eine Anzahlungsrechnungsanforderung angelegt, entweder mit dem Status Abzurechnen, wenn alle erforderlichen Information vorhanden sind, oder mit dem Status Inkonsistent, wenn eine Abweichung in den Informationen vorhanden ist.
Produkt / Gültigkeit
Diese Kurzanleitung wurde auf Basis von SAP Business ByDesign erstellt. Alle Angaben ohne Gewähr.
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