Sie möchten E-Rechnungen aus SAP Business ByDesign versenden und wissen, welcher Aufwand auf Ihr Unternehmen zukommt? Eine belastbare Schätzung beginnt mit Ihren Rechnungsvorgängen, den Anforderungen Ihrer Kunden und dem vorhandenen Stand Ihrer SAP-Landschaft.
Ob bereits eine XML-Datei erzeugt werden kann, beantwortet nur einen Teil der Frage. Für einen funktionierenden Rechnungsversand müssen auch Stammdaten, Übertragung, Fehlerbearbeitung und Abnahme zusammenpassen.
Dieser Beitrag zeigt, welche Angaben Sie für eine Aufwandsschätzung benötigen und wie Sie daraus einen klaren Umsetzungsumfang ableiten. Im Mittelpunkt stehen ausgehende Kundenrechnungen in bestehenden SAP Business ByDesign Systemen.
Einen Überblick über die technischen Möglichkeiten finden Sie im Beitrag E-Rechnung mit SAP Business ByDesign: XRechnung und Peppol effizient umsetzen. Für die übergreifende Einordnung von Formaten, Übertragungswegen und SAP-Lösungen steht Ihnen unser Leitfaden zur E-Rechnung mit SAP zur Verfügung.
Was bestimmt den Aufwand für den E-Rechnungsversand in SAP Business ByDesign?
Der Umsetzungsaufwand hängt davon ab, welche Prozesse eingerichtet oder angepasst werden müssen. Besonders relevant sind:
- die Zahl der rechnungsstellenden Gesellschaften,
- die betroffenen Länder und Kundengruppen,
- die benötigten Belegarten und Steuerkonstellationen,
- die geforderten Rechnungsformate und Versandwege,
- vorhandene Transformationen, Schnittstellen und Erweiterungen,
- die Qualität der erforderlichen Stammdaten,
- der Umfang der Tests und der späteren Betreuung.
Die Rechnungsmenge allein reicht für eine Aufwandsschätzung nicht aus. Ein hohes Volumen gleichartiger Rechnungen kann einen anderen Einrichtungsaufwand verursachen als wenige Belege mit unterschiedlichen Empfängeranforderungen. Das Volumen bleibt jedoch für die Auslegung des Betriebs und mögliche laufende Gebühren relevant.
E-Invoicing mit SAP: Was Unternehmen wissen müssen
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, SAP Business ByDesign und SAP Cloud ERP - alle wichtigen Grundlagen und Möglichkeiten kompakt in einem Guide.
1. Den ersten produktiven Umfang festlegen
Definieren Sie zunächst, welche Ausgangsrechnungen Sie im ersten Schritt elektronisch versenden möchten.
Klären Sie dazu:
- Welche Gesellschaft stellt die Rechnungen aus?
- Welche Kunden sollen zuerst angebunden werden?
- Geht es um reguläre Kundenrechnungen, Gutschriften oder weitere Belegarten?
- Welche besonderen Steuerangaben, Rabatte oder Kundenreferenzen kommen vor?
- Welche Anforderungen sind bestätigt und welche noch offen?
Ein begrenzter Startumfang erleichtert die Planung. Beispielsweise können Sie zunächst eine Gesellschaft, eine abgestimmte Kundengruppe und die dafür benötigten Belegarten betrachten. Weitere Empfänger oder Prozesse werden anschließend separat bewertet.
Damit wird auch die Aufwandsschätzung nachvollziehbarer: Sie bezieht sich auf einen benannten Umfang statt auf die offene Anforderung „E-Rechnung einführen“.
2. Rechnungsformat und Versandweg je Empfänger klären
Für die Planung benötigen Sie zwei getrennte Angaben: Wie müssen die Rechnungsdaten strukturiert sein, und wie sollen sie den Kunden erreichen?
XRechnung beschreibt einen Standard für strukturierte Rechnungsdaten. Peppol ist ein Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Die Angabe eines Formats legt deshalb noch keinen Versandweg fest.
Fragen Sie Ihre Kunden nach dem erwarteten Format beziehungsweise Profil, dem vorgesehenen Empfangskanal und den erforderlichen Referenzen. Halten Sie außerdem fest, wer einen Testempfang bestätigen kann.
Für die Aufwandsschätzung sollte daraus eine einfache Empfängerliste entstehen:
| Kundengruppe | Format / Profil | Versandweg | Erforderliche Referenzen | Testkontakt |
|---|---|---|---|---|
| Im ersten Umfang enthaltene Empfänger | Vom Empfänger bestätigt | Abgestimmt | Dokumentiert | Benannt |
| Spätere Erweiterungen | Noch zu klären | Noch zu klären | Noch zu klären | Noch zu benennen |
Unbestätigte Anforderungen sollten als offene Punkte sichtbar bleiben. Sie können die spätere Einrichtung und den Testumfang verändern.
3. Vorhandene Ausgabe und Anbindung prüfen
Bevor Sie eine neue Lösung einplanen, lohnt sich eine Bestandsaufnahme in SAP Business ByDesign. Prüfen Sie, welche Rechnungsausgabe bereits eingerichtet ist, welche Transformationen vorhanden sind und ob Schnittstellen oder Partnererweiterungen genutzt werden. Wichtig ist auch, wer diese Komponenten betreut und welche Belegarten bereits erfolgreich abgenommen wurden.
Ein vorhandener XML-Export ist ein Ausgangspunkt. Für die Planung muss zusätzlich geklärt werden, ob die erzeugten Daten dem vereinbarten Format entsprechen und der gewünschte Versandprozess unterstützt wird.
Soll Peppol eingesetzt werden, sind die Voraussetzungen der vorgesehenen Anbindung zu prüfen. Dazu können Services, Kommunikationskonfiguration, Zertifikate, Berechtigungen und Verträge gehören. SAP beschreibt die Integration über SAP Document and Reporting Compliance.
Das Ergebnis der Bestandsaufnahme sollte drei Fragen beantworten:
- Was lässt sich weiterverwenden?
- Was muss angepasst oder ergänzt werden?
- Welche Voraussetzungen sind noch offen?
4. Stammdaten und Verantwortlichkeiten festlegen
Fehlende oder unpassende Rechnungsangaben können zusätzliche Korrekturen und Testläufe verursachen. Deshalb gehört die Datenprüfung bereits in die Vorbereitung der Aufwandsschätzung.
Betrachten Sie insbesondere Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, Zahlungs- und Steuerangaben sowie die vom Kunden geforderten Referenzen. Bei einem Versand über Peppol sind außerdem die benötigten Teilnehmerkennungen zu prüfen.
Für jede erforderliche Angabe sollte feststehen:
- woher der Wert im Rechnungsprozess kommt,
- wer ihn fachlich bestätigt,
- wer ihn im System pflegt,
- wie die korrekte Ausgabe geprüft wird.
Die Aufgaben sollten zwischen Finance, Stammdatenverantwortlichen und IT konkret verteilt werden. So lässt sich auch unterscheiden, welcher Aufwand beim Dienstleister entsteht und welche Vorarbeiten Ihr Unternehmen übernimmt.
Checkliste: E-Rechnungsversand für die Aufwandsschätzung vorbereiten
Die folgende Checkliste können Sie für die interne Abstimmung und das Gespräch mit Ihrem SAP-Dienstleister verwenden.
| Benötigte Angabe | Was Sie vorbereiten sollten |
|---|---|
| Gesellschaften und Länder | Liste der betroffenen Rechnungsaussteller und Länder |
| Empfänger | Kundengruppen mit bestätigten Anforderungen |
| Belegarten | Repräsentative Beispiele für die benötigten Rechnungen und Gutschriften |
| Format und Versandweg | Vereinbarte Formate, Profile und Empfangskanäle |
| Bestehende Lösung | Dokumentation zu Ausgabe, Transformationen, Schnittstellen und Erweiterungen |
| Stammdaten | Bekannte Lücken und zuständige Personen |
| Abnahme | Testkontakte, Prüfkriterien und Verantwortliche für die Freigabe |
| Betrieb | Zuständigkeiten für Monitoring, Korrekturen und Rückfragen |
Nicht jede Information muss bereits vollständig vorliegen. Offene Punkte sollten jedoch benannt sein, damit eine Schätzung ihre Annahmen und Grenzen ausdrücklich ausweisen kann.
E-Rechnungsversand testen: Prüfkriterien und Abnahme planen
Legen Sie früh fest, woran Sie einen erfolgreichen Rechnungsversand erkennen. Dadurch lassen sich Testvorbereitung, Abstimmungen und mögliche Korrekturen im Angebot berücksichtigen.
Drei Ergebnisse sind getrennt zu prüfen:
- Die Rechnungsdatei enthält die richtigen Daten und erfüllt die vereinbarten Prüfregeln.
- Die technische Übertragung funktioniert.
- Der vereinbarte Empfang und die Verarbeitung beim Empfänger sind bestätigt.
Die folgende Abnahmematrix ist ein Planungsvorschlag. Sie beschreibt keine durchgeführten Tests.
| Geplanter Testfall | Vereinbartes Prüfergebnis |
|---|---|
| Reguläre Kundenrechnung | Beträge, Empfänger und Referenzen stimmen; der Empfang ist bestätigt |
| Gutschrift, sofern im Umfang | Belegart, Bezug und Beträge werden korrekt verarbeitet |
| Rabatt oder besondere Steuerkonstellation | Finance bestätigt die Werte; die Datei erfüllt die vereinbarten Prüfregeln |
| Fehlende erforderliche Angabe | Der Fehler wird erkannt; Korrektur und erneute Prüfung sind geregelt |
| Verbindungsunterbrechung im abgestimmten Test | Fehlerbearbeitung, Wiederanlauf und Umgang mit möglichen Doppelübermittlungen sind geklärt |
Stimmen Sie vorab ab, welche Testumgebung und Empfängerbeteiligung verfügbar sind. Finance und IT sollten gemeinsam festlegen, welche Nachweise für die produktive Freigabe erforderlich sind.
E-Rechnungsversand: Einmalige Aufwände und laufende Kosten
Eine nachvollziehbare Aufwandsschätzung unterscheidet zwischen der Einführung und dem späteren Betrieb.
Einmalige Aufwände können die Anforderungsaufnahme, technische Bestandsprüfung, Einrichtung, Anpassung von Transformationen, Stammdatenbereinigung, Tests und Einweisung umfassen.
Laufende Kosten können aus genutzten Services oder Erweiterungen, Fehlerbearbeitung, Betreuung und erneuten Prüfungen bei relevanten Änderungen entstehen. Ob und in welcher Höhe diese Positionen anfallen, hängt von Ihrer Lösung und den vereinbarten Leistungen ab.
Bitten Sie deshalb um eine Schätzung, die folgende Punkte ausweist:
- enthaltene Leistungen und Ergebnisse,
- erforderliche Eigenleistungen,
- Annahmen zu Systemstand und Datenqualität,
- Abhängigkeiten von Kunden oder weiteren Dienstleistern,
- ausgeschlossene Leistungen,
- Vorgehen bei späteren Erweiterungen.
Pauschale Eurobeträge oder feste Einführungstage wären ohne diese Grundlage wenig aussagekräftig. Für eine erste Prüfung ist ein begrenzter Auftrag sinnvoll, der den vorhandenen Stand, offene Voraussetzungen und den weiteren Umsetzungsumfang klärt.
E-Rechnungsversand im Betrieb: Fehlerbearbeitung und Zuständigkeiten
Zur Umsetzung gehört auch die Frage, wer den Rechnungsversand anschließend betreut. Bestimmen Sie, wer Fehlermeldungen kontrolliert, fachliche Rückfragen beantwortet und Korrekturen koordiniert. Dokumentieren Sie außerdem, wann ein erneuter Test erforderlich ist – beispielsweise nach Änderungen an einer Transformation oder einer Anbindung.
Diese Zuständigkeiten sollten Teil der Übergabe sein. Sie helfen, den Betreuungsbedarf und die laufenden Aufwände realistisch einzuplanen.
E-Rechnungsversand in SAP Business ByDesign gemeinsam planen
Sie nutzen SAP Business ByDesign und möchten den Aufwand für ausgehende E-Rechnungen einschätzen lassen?
Die Bradler GmbH unterstützt bestehende SAP Business ByDesign-Kunden bei E-Rechnungsprozessen, Stammdatenfragen, Schnittstellen sowie Tests und Releases. Gemeinsam betrachten wir Ihre Ausgangslage und stimmen den passenden Unterstützungsumfang ab.
Bringen Sie zum ersten Gespräch möglichst Ihre betroffenen Gesellschaften, typische Belegarten und die bereits bekannten Empfängeranforderungen mit. Daraus lassen sich offene Fragen und die nächsten Prüfschritte konkret ableiten.
E-Rechnungsversand in SAP Business ByDesign planen
Wir unterstützen Sie dabei, den Umfang festzulegen, Voraussetzungen zu klären und die Umsetzung in SAP Business ByDesign vorzubereiten.