Warum 15% der neuen Mitarbeiter schon am ersten Arbeitstag an eine Kündigung denken

Wer als Unternehmer seine neuen Fachkräfte nur ungenügend oder überhaupt nicht einarbeitet, handelt kurzsichtig: Er verliert das in teures Recruiting investierte Kapital, wenn der nicht gut integrierte Mitarbeiter vorzeitig ausscheidet. Erschwerend kommt hinzu, dass enttäuschte Fachkräfte ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen. Vorausschauende Geschäftsleitungen und HR-Verantwortliche wissen das und bereiten ihren Neuzugängen einen netten Empfang und eine schrittweise individuelle Einarbeitung. Microsoft Dynamics 365 for Talent greift Ihnen dabei unter die Arme, damit Sie neuen Mitarbeitern einen strukturierten Einstieg in Ihr Unternehmen bieten können.

Onboarding: für viele HR-Verantwortliche nur Nebensache

Gutes Recruiting ist wichtig, um die für die ausgeschriebenen Stellen bestmöglich passenden Mitarbeiter zu bekommen. Dass diese sich aber nicht von allein an ihrem neuen Arbeitsplatz zurechtfinden, übersehen nicht wenige Personaler: Sie zeigen ihnen oft nur ihren neuen Arbeitsplatz und gehen davon aus, dass eine qualifizierte Arbeitskraft schon weiß, was sie zu tun hat und wen sie in welchen Fällen ansprechen kann. Viele Personalchefs verfügen nicht einmal über ein eigenes Budget für den Onboarding-Prozess. In manchen Betrieben wird die betreffende Abteilung oft überhaupt nicht darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde: Auf seinem zukünftigen Arbeitsplatz liegen noch die Arbeitsmaterialien des Vorgängers. Schaltet der Neue dann seinen Computer ein, stellt er frustriert fest, dass er ja noch kein eigenes Passwort hat. Wendet er sich dann an den Teamleiter, falls er denn schon weiß, wer das ist, gibt dieser ihm das Passwort seines Vorgängers als Übergangslösung. Er erfährt quasi nebenbei, wann Pause gemacht wird. Möchte er die Kantine aufsuchen, muss er sich erst einmal durchfragen. Kommt er von seiner Pause zurück und findet er dann einen Stapel Blätter mit einem kurzen Bearbeitungsvermerk, wird er vermutlich am nächsten Tag nicht mehr zur Arbeit erscheinen. Das geschilderte Szenario ist übrigens kein Einzelfall. Denn für viele Personaler beginnt die Bindung neuer Mitarbeiter erst lange nach dem ersten Arbeitstag.

Einer Studie des Human Capital Institute zufolge denken 15 % der gerade Eingestellten bereits an ihrem ersten Arbeitstag an Kündigung. 77 % beenden ihren ersten Tag früher, weil ihr Arbeitsumfeld noch nicht auf ihren Einsatz vorbereitet ist. Vor allem hochqualifizierte Arbeitskräfte wissen, dass sie sich angesichts des aktuellen Fachkräftemangels sowie aufgrund der guten Arbeitsmarktlage und der geringen Arbeitslosenquote ihre Arbeitgeber aussuchen können (siehe dazu den Blogartikel von Haufe). Sie müssen also nicht froh sein, überhaupt einen Job zu haben, wie manche Chefs noch heute denken. Andere für den Bereich HR zuständige Mitarbeiter sind sich dieser Tatsache zwar bewusst, kümmern sich aber trotzdem nur unzureichend um ihre personellen Neuzugänge.

Warum gutes Onboarding so wichtig ist

Hat der Personaler die passenden Mitarbeiter gefunden, sollte er sie bestmöglich in den Betrieb und ihr neues Arbeitsgebiet einführen. Dieses sogenannte Onboarding umfasst nicht nur die Aufnahme der Neulinge am Tag ihrer Ankunft, sondern ihre gesamte soziale und fachliche Integration in das Unternehmen. Die Einweisung ist erforderlich, weil jede Firma eine andere betriebliche Organisationsstruktur, andere Arbeitsabläufe, ihre eigene IT-Infrastruktur und oft sogar andere Sprachregelungen hat. Da die neuen Mitarbeiter auch noch kein Gefühl für die Ziele und Wertvorstellungen des Unternehmens haben können, sollte der Personaler auch dies beim Onboarden berücksichtigen. Vorausschauende HR-Verantwortliche wissen, dass Mitarbeiter, die sich in der Anfangszeit selbst überlassen werden, häufiger Fehler machen als gut eingearbeitete Kräfte. Außerdem unterbrechen sie die Arbeitsabläufe des Teams durch ständiges Fragen.

Bereiten Sie die Eingliederung neuer Talente einige Wochen vor ihrem eigentlichen Arbeitsantritt vor. Denn nur so verhindern Sie als Personalchef organisatorische Pannen. Eine unzureichende Einführung verringert nicht nur die Qualität der Arbeitsleistung neuer Mitarbeiter, sondern

  • führt zu unzutreffenden Schuldzuweisungen und vergiftet so die Atmosphäre im Team
  • verringert die anfängliche Motivation
  • vermittelt das Gefühl, nicht willkommen zu sein
  • verhindert die spätere Übernahme eines hochqualifizierten Mitarbeiters aus der Probezeit

Wie Sie neue Mitarbeiter effektiv einarbeiten

Damit Ihr neuer Mitarbeiter möglichst bald selbstständig arbeitet, sollten Sie sich als Personalleiter mehrere Wochen vor seinem Arbeitsantritt eine Checkliste machen. Notieren Sie, was das neue Talent über

  • seinen Arbeitsplatz
  • sein Aufgabengebiet
  • seinen Zeitplan
  • für ihn wichtige Ansprechpartner
  • die an ihn gestellten Anforderungen

wissen muss. Dabei berücksichtigen Sie am besten auch Einzelheiten, die Sie selbst als selbstverständlich ansehen. Schauen Sie außerdem noch in der Stellenbeschreibung nach. Gibt es keine solche, müssen Sie die Anforderungen erst noch definieren. Anschließend ordnen Sie die gesammelten Anforderungen nach ihrer zeitlichen Abfolge im Einarbeitungsprozess. Legen Sie fest, wie lange er auf jede von ihnen vorbereitet wird.

Im nächsten Arbeitsschritt stellen Sie einen Einarbeitungsplan auf. Beachten Sie dabei, dass komplexe und vielfältige Arbeitsgebiete einen umfangreicheren Einarbeitungsplan und damit auch eine längere Einarbeitungszeit erfordern. Nach jedem Informations- und Schulungsblock sollte der Neue das Erlernte mehrere Tage lang ohne fremde Hilfe anwenden. Das erspart spätere Trainingswiederholungen. Unerwünschtes Arbeitsverhalten lässt sich vermeiden, indem Sie Ihren Einarbeitungsplan um Feedbacktermine erweitern. Händigen Sie dem neuen Mitarbeiter außerdem Schulungsunterlagen aus, in denen er später im Zweifelsfall nachschauen kann. Kennt er sich mit der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software noch nicht aus, merken Sie ihn für eine Kurzeinweisung durch Ihren IT-Profi vor. Außerdem sollten Sie festlegen, wer dem Neuen als Mentor (Buddy) zur Seite steht. Dieser Ansprechpartner sollte ihm auch Tipps zu den internen Spielregeln Ihres Betriebes geben: Derartige Ratschläge helfen, peinliche zwischenmenschliche Pannen von vornherein zu verhindern.

Möchten Sie Ihre neue Fachkraft vom ersten Tag an fachlich einarbeiten, dürfen Sie sie aber nicht gleich überfordern: Sie benötigt etwas Zeit, um sich an die neue Umgebung und die neuen Kollegen zu gewöhnen und die vielen Eindrücke zu verarbeiten. Setzen Sie daher für die ersten Tage eine umfassende Einführung in den Betrieb auf Ihre To-do-Liste. Im Vordergrund sollten organisatorische Informationen und das Kennenlernen von Firma und Kollegen stehen. Auf diese Weise bekommt der neue Mitarbeiter den Eindruck, willkommen zu sein. Stellen Sie den fertigen Einarbeitungsplan Ihrem Team vor und sprechen Sie alle Punkte einzeln mit ihm durch. Greifen Sie wichtige Anregungen auf und ergänzen Sie Ihren Onboarding-Plan entsprechend. Danach bestimmen Sie die Kollegen, die den Neuankömmling einarbeiten sollen. Berücksichtigen Sie als HR Verantwortlicher dabei unbedingt die individuellen Stärken der einzelnen Teammitglieder und beziehen Sie sich mit ein. Erstellen Sie danach Checklisten für die einzelnen Abteilungen und besprechen Sie diese mit ihnen.

Beim Begrüßungsgespräch stellen Sie dem neuen Mitarbeiter Ihre Firma vor und erklären ihm, für welche Aufgabe(n) er in Zukunft verantwortlich ist. Geben Sie ihm ein Exemplar Ihres Einarbeitungsplans und sprechen Sie mit ihm Punkt für Punkt durch. Bei dieser Gelegenheit fragen Sie ihn am besten, was ihn an seiner Arbeit besonders interessiert (spätere Karriereplanung!) und beantworten Sie seine offenen Fragen. Setzen Sie für die Einarbeitungsphase wöchentliche Gesprächstermine fest. Diese helfen Ihnen zu beurteilen, wie er mit seinem neuen Job zurechtkommt. Außerdem erfahren Sie so, ob er noch weitere Informationen für seine Arbeit benötigt.

Beispiel für einen gelungenen Arbeitsbeginn

Schlagen Sie dem neuen Mitarbeiter vor, sich während der Einführung Notizen zu machen. Denn niemand kann sich in einer völlig ungewohnten Umgebung alles Wichtige merken. Stellen Sie ihm nach Ihrem gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen seinen Mentor und seine Kollegen vor. Erläutern Sie ihm Ihre Unternehmensstruktur, Kommunikationskanäle und wichtigsten internen Regeln (Rauchen, private E-Mails am Arbeitsplatz, Qualitätsstandards, Arbeits- und Pausenzeiten, Zugangskarte). Klären Sie ihn darüber auf, bei wem er welche Arbeitsmittel und Informationen bekommt und lassen Sie ihn dann in die Benutzung Ihrer technischen Geräte einweisen. Übergeben Sie ihm Zugangskarte und Schlüssel. Anschließend erfolgt die erste fachliche Einarbeitung und die Anwendung des Gelernten. Ein kurzes persönliches Gespräch am Ende des Arbeitstages gibt Ihnen einen ersten Eindruck, ob sich der Neue an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt. Am nächsten Tag erfolgt dann die zweite fachliche Einweisung.

Führen Sie ein Unternehmen, in dem die Digitalisierung weit fortgeschritten ist, können Sie dem neuen Mitarbeiter auch eine eigene Webseite anlegen, deren Inhalte Sie nach und nach freischalten, wenn er das jeweilige Onboard-Modul durchgearbeitet hat. Stellen Sie sich und Ihr Team in einem kurzen ansprechenden Video vor und machen Sie mit Ihrem Neuzugang einen digitalen Rundgang über das Firmengelände. Zeigen Sie ihm, welche Weiterbildungen Sie anbieten und welche Aufstiegsmöglichkeiten er bei Ihnen hat. Vergessen Sie aber auch die soziale Integration nicht: Binden Sie den Neuen in gemeinsame Veranstaltungen und sportliche Events ein.

Microsoft Dynamics 365 for Talent erleichtert das Onboarding

Um Ihre gerade eingestellten Fachkräfte möglichst gut einzugliedern, bedienen sich immer mehr Unternehmen digitaler Lösungen. Sie nutzen bestimmte Software, ihr Firmen-Intranet und neuerdings sogar Apps. Da Sie als für den Bereich HR und Personalverwaltung zuständiger Mitarbeiter damit den Einarbeitungsprozess leichter standardisieren und kontrollieren können, sind Fehler nahezu ausgeschlossen. Darüber hinaus sparen Sie mit dem digitalen Einarbeiten wertvolle Zeit, die Sie zum persönlichen Kennenlernen aufwenden können. Mithilfe der Onboarding-App können Sie außerdem den Lernfortschritt Ihrer personellen Neuzugänge kontrollieren. Positiver Nebeneffekt: Auf diese Weise erkennen Sie Ihre High Potentials schneller und können ihnen schon früh die entsprechenden Fortbildungen anbieten.

Kompetente Hilfe beim Onboarden bietet Ihnen auch Microsoft Dynamics 365 for Talent. Die in das bekannte und bewährte Microsoft Office 365 integrierte Softwarelösung lässt sich problemlos in die bisher genutzte betriebliche Infrastruktur einbinden und bietet je nach Aufgabenbereich unterschiedliche Funktionen (Apps). Diese können einzeln oder zusammen als Paketlösung verwendet werden. Geht es um die Einarbeitung neuer Arbeitskräfte, ist die App Onboard optimal geeignet. Die für die Personalverwaltung und Karriereplanung notwendigen Funktionen stellt eine andere App zur Verfügung.

Arbeiten mit der Microsoft Dynamics 365 Onboard App

Die Microsoft Dynamics 365 for Talent App Onboard erleichtert Ihnen das An-Bord-Nehmen Ihrer neuen Talente. Außerdem stellt sie diesen alle für eine gelungene Integration in den Betrieb benötigten Hilfsmittel und Informationen bereit. Die Microsoft Dynamics 365 Onboard App

  • lässt sich unkompliziert anwenden
  • standardisiert den Eingliederungsprozess und reduziert so den Verwaltungsaufwand
  • verkürzt die Einführungszeit
  • ergänzt das persönlich vorgenommene Onboarden auf sinnvolle Weise
  • lässt sich optimal in den individuellen Arbeitsalltag integrieren
  • unterstützt den professionellen Auftritt Ihrer Firma
  • macht das Vermitteln von Informationen zum Erlebnis
  • erleichtert die Suche nach Ansprechpartnern im Unternehmen
  • lässt sich zum Erstellen von Texten und auch Kurzvideos nutzen
  • fördert durch die Feedbackfunktion den innerbetrieblichen Dialog
  • erleichtert das Erstellen von Leitfäden und Checklisten

Mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent App können Sie Ihren neuen Talenten individuelle Einführungsleitfäden zukommen lassen, die Sie nach und nach freischalten. Organigramme zeigen ihnen den Aufbau Ihres Unternehmens und des Teams. Ratschläge helfen ihnen, sich besser in den einzelnen Abteilungen zurechtzufinden. Die Feedbackfunktion trägt ebenfalls zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Auch das unverzichtbare Pre-Onboarding lässt sich mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard-App unkompliziert durchführen: Als Personalleiter erstellen Sie mit ihr beispielsweise eine Checkliste für den ersten Arbeitstag.

Für einen herzlichen Empfang senden Sie dem neuen Mitarbeiter einen persönlichen Willkommensgruß via E-Mail und eine Video-Begrüßung durch das gesamte Team. Anschließend übermitteln Sie dem Neuankömmling seine individuelle To-do-Liste für den ersten Arbeitstag. Danach teilen Sie ihm über die App mit, wer sein Mentor ist und geben ihm Zugriff auf die Profile der anderen Teammitglieder. Außerdem können Sie mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard App ein Schritt-für-Schritt-Trainingsprogramm erstellen, die erzielten Ergebnisse kontrollieren und regelmäßige Feedbacks zwischen Ihnen und den neuen Talenten festlegen. Onboard von Microsoft Dynamics 365 for Talent wird laufend um weitere Funktionen ergänzt.

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2018-12-11T12:42:54+00:0018. 10. 2018|Aktuelles|