Teures Recruiting – aber der Mitarbeiter bleibt nicht

Wer als Unternehmer seine neuen Fachkräfte nur ungenügend oder überhaupt nicht einarbeitet, handelt kurzsichtig: Er verliert das in teures Recruiting investierte Kapital, wenn der nicht gut integrierte Mitarbeiter vorzeitig ausscheidet. Erschwerend kommt hinzu, dass enttäuschte Fachkräfte ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen.

Lösung des Problems: Microsoft Dynamics 365 for Talent

Vorausschauende Geschäftsleitungen und HR-Verantwortliche vermeiden diesen Fehler. Sie bereiten ihren Neuzugängen einen netten Empfang und planen eine schrittweise individuelle Einarbeitung. Um den Einstieg möglichst reibungslos und gut strukturiert zu gestalten, lassen sie sich zudem von einer cleveren Software unter die Arme greifen: sie nutzen Microsoft Dynamics 365 for Talent.

Onboarding: für viele HR-Verantwortliche nur Nebensache

Keine Frage: gutes Recruiting ist wichtig, um für die ausgeschriebenen Stellen auch die bestmöglich passenden Mitarbeiter zu bekommen. Den nächsten Schritt übersehen aber viele Personaler: wie sollen sich die neuen Mitarbeiter sofort an ihrem Arbeitsplatz zurechtfinden? Wer glaubt, sie werden schon wissen, was zu tun ist und wen sie ansprechen können, riskiert den qualifizierten Mitarbeiter sofort wieder zu verlieren.

Onboarding-Prozess als Aufgabe verstehen

Ein guter Einstieg in den neuen Job hängt von beiden Seiten ab. Aber viele Personalchefs verfügen nicht einmal über ein eigenes Budget für den Onboarding-Prozess. In manchen Betrieben wird die betreffende Abteilung oft überhaupt nicht darüber in Kenntnis gesetzt, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde. Durch Verwendung einer Software wie Microsoft Dynamics 365 for Talent wird gewährleistet, dass die Information rechtzeitig allen zugänglich ist.

Der erste Tag – Pleiten, Pech und Pannen

Häufig ist der erste Tag von sehr viel Frust geprägt. Der neue Mitarbeiter findet zum Beispiel noch die Arbeitsmaterialien seines Vorgängers auf dem dem Schreibtisch vor. Dann schaltet er den Computer ein und muss feststellen, dass er noch kein eigenes Passwort hat. Gelingt es ihm irgendwie seinen Teamleiter ausfindig zu machen, gibt dieser ihm das Passwort seines Vorgängers als Übergangslösung. Quasi nebenbei erfährt er, wann Pause gemacht wird. Zur Kantine muss er sich mühsam durchfragen und nach der Pause findet er schließlich einen Stapel Papier mit einem kurzen Bearbeitungsvermerk vor. In diesem Moment ist ihm klar, dass er am nächsten Tag vermutlich nicht mehr erscheint. Das geschilderte Szenario ist übrigens kein Einzelfall. Denn für viele Personaler beginnt die Bindung neuer Mitarbeiter erst lange nach dem ersten Arbeitstag.

Gedanken an Kündigung

Einer Studie des Human Capital Institute zufolge denken 15 % der gerade Eingestellten bereits an ihrem ersten Arbeitstag an Kündigung. 77 % beenden ihren ersten Tag früher, weil ihr Arbeitsumfeld noch nicht auf ihren Einsatz vorbereitet ist.

Fachkräftemangel

Vor allem hochqualifizierte Arbeitskräfte wissen, dass sie sich angesichts des aktuellen Fachkräftemangels sowie aufgrund der guten Arbeitsmarktlage und der geringen Arbeitslosenquote ihre Arbeitgeber aussuchen können. Sie müssen also nicht froh sein, überhaupt einen Job zu haben, wie manche Chefs noch heute denken. Andere für den Bereich HR zuständige Mitarbeiter sind sich dieser Tatsache zwar bewusst, kümmern sich aber trotzdem nur unzureichend um ihre personellen Neuzugänge.

Warum gutes Onboarding so wichtig ist

Onboarding als notwendiger Prozess

Hat der Personaler die passenden Mitarbeiter gefunden, sollte er sie bestmöglich in den Betrieb und ihr neues Arbeitsgebiet einführen. Dieses sogenannte Onboarding umfasst nicht nur die Aufnahme der Neulinge am Tag ihrer Ankunft, sondern ihre gesamte soziale und fachliche Integration in das Unternehmen. Die Einweisung ist erforderlich, weil jede Firma eine andere betriebliche Organisationsstruktur, andere Arbeitsabläufe, ihre eigene IT-Infrastruktur und oft sogar andere Sprachregelungen hat.

Richtige Einarbeitung spart Zeit

Da die neuen Mitarbeiter auch noch kein Gefühl für die Ziele und Wertvorstellungen des Unternehmens haben können, sollte der Personaler auch dies beim Onboarden berücksichtigen. Vorausschauende HR-Verantwortliche wissen, dass Mitarbeiter, die sich in der Anfangszeit selbst überlassen werden, häufiger Fehler machen als gut eingearbeitete Kräfte. Außerdem unterbrechen sie die Arbeitsabläufe des Teams durch ständiges Fragen.

Vorbereitung ist nötig

Bereiten Sie die Eingliederung neuer Talente einige Wochen vor ihrem eigentlichen Arbeitsantritt vor. Denn nur so verhindern Sie als Personalchef organisatorische Pannen. Eine unzureichende Einführung verringert nicht nur die Qualität der Arbeitsleistung neuer Mitarbeiter, sondern

• führt zu unzutreffenden Schuldzuweisungen und vergiftet so die Atmosphäre im Team
• verringert die anfängliche Motivation
• vermittelt das Gefühl, nicht willkommen zu sein
• verhindert die spätere Übernahme eines hochqualifizierten Mitarbeiters aus der Probezeit

Wie Sie neue Mitarbeiter effektiv einarbeiten

Checkliste für neue Mitarbeiter

Damit Ihr neuer Mitarbeiter möglichst bald selbstständig arbeitet, sollten Sie sich als Personalleiter mehrere Wochen vor seinem Arbeitsantritt eine Checkliste machen. Notieren Sie, was das neue Talent über

• seinen Arbeitsplatz
• sein Aufgabengebiet
• seinen Zeitplan
• für ihn wichtige Ansprechpartner
• die an ihn gestellten Anforderungen

wissen muss. Auch scheinbar nebensächliche Einzelheiten können wichtig sein. Anschließend ordnen Sie die gesammelten Anforderungen nach ihrer zeitlichen Abfolge im Einarbeitungsprozess. Ein Tool wie Microsoft Dynamics 365 hilft Ihnen bei der Erstellung von Checklisten wie auch bei der Kontrolle, ob die einzelnen Punkte eingehalten werden.

Der Einarbeitungsplan

Im nächsten Arbeitsschritt stellen Sie einen Einarbeitungsplan auf. Es liegt nahe, dass komplexe und vielfältige Arbeitsgebiete einen umfangreicheren Einarbeitungsplan und damit auch eine längere Einarbeitungszeit erfordern. Nach jedem Informations- und Schulungsblock sollte der Neue das Erlernte mehrere Tage lang ohne fremde Hilfe anwenden. Das erspart spätere Trainingswiederholungen.

Feedbacktermine

Unerwünschtes Arbeitsverhalten lässt sich vermeiden, indem Sie Ihren Einarbeitungsplan um Feedbacktermine erweitern. Händigen Sie dem neuen Mitarbeiter außerdem Schulungsunterlagen aus, in denen er später im Zweifelsfall nachschauen kann. Kennt er sich mit der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software noch nicht aus, merken Sie ihn für eine Kurzeinweisung durch Ihren IT-Profi vor. Außerdem sollten Sie festlegen, wer dem Neuen als Mentor (Buddy) zur Seite steht. Dieser Ansprechpartner sollte ihm auch Tipps zu den internen Spielregeln Ihres Betriebes geben: Derartige Ratschläge helfen, viele Missverständnisse von vornherein zu verhindern.

Erst einmal ankommen – dann die fachliche Einarbeitung

Neue Mitarbeiter können noch so gut sein: die fachliche Einarbeitung benötigt etwas Zeit. Man sollte sie nicht gleich überfordern, wenn sie sich an die neuen Kollegen und die vielen Eindrücke noch nicht gewöhnt haben. Stattdessen empfiehlt es sich für die ersten Tage, organisatorische Informationen und das Kennenlernen von Firma und Kollegen in den Vordergrund zu stellen. Auf diese Weise bekommt der neue Mitarbeiter den Eindruck, willkommen zu sein.

Integration ins Team

Vermutlich ist der neue Mitarbeiter kein „Einzelkämpfer“. Also stellen Sie den fertigen Einarbeitungsplan auch Ihrem Team vor und sprechen alle Punkte einzeln mit ihm durch. Danach bestimmen Sie die Kollegen, die den Neuankömmling einarbeiten sollen. Berücksichtigen Sie als HR Verantwortlicher dabei unbedingt die individuellen Stärken der einzelnen Teammitglieder und beziehen Sie sich mit ein. Erstellen Sie danach Checklisten für die einzelnen Abteilungen und besprechen Sie diese mit ihnen.

Beispiel für einen gelungenen Arbeitsbeginn

Der gemeinsame Rundgang

Es ist immer gut, mit dem neuen Mitarbeiter einen gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen durchzuführen und ihm einen Mentor zu geben. Von Anfang an sollte er die Unternehmensstruktur kennenlernen sowie Kommunikationswege und Regeln am Arbeitsplatz, gegebenenfalls Einweisungen in Geräte.

Fachliche Einarbeitung

Danach folgt die erste fachliche Einarbeitung. Ein kurzes persönliches Gespräch am Ende des Arbeitstages gibt Ihnen einen ersten Eindruck, ob sich der Neue an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt. Am nächsten Tag erfolgt dann die zweite fachliche Einweisung.

Weiterbildung und Aufstiegsmöglichkeiten

Machen Sie den neuen Mitarbeiter besser mit dem Team bekannt und zeigen ihm sehr bald, welche Weiterbildungen Sie anbieten und welche Aufstiegsmöglichkeiten er bei ihnen hat. Vergessen Sie aber auch die soziale Integration nicht: Binden Sie den Neuen in gemeinsame Veranstaltungen und sportliche Events ein.

Microsoft Dynamics 365 for Talent erleichtert das Onboarding

Um Fehler bei der Eingliederung neu eingestellter Fachkräfte zu vermeiden, setzen immer mehr Unternehmen auf Softwarelösungen. Kompetente Hilfe beim Onboarden bietet Ihnen auch Microsoft Dynamics 365 for Talent. Die Softwarelösung lässt sich problemlos in die bisher genutzte betriebliche Infrastruktur einbinden, vor allem wenn schon andere Microsoft-Lösungen wie z.B. Office 365 verwendet werden. Es lässt sich als Paketlösung oder mit einzelnen verschiedenen Apps für unterschiedliche Funktionen nutzen wie Personalverwaltung, Karriereplanung, Onboarding.

Arbeiten mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard App

Mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard App stehen alle Hilfsmittel und Informationen für eine wirklich gelungene Integration der neuen Mitarbeiter bereit. Die Onboard App

• lässt sich recht unkompliziert anwenden
• standardisiert den Eingliederungsprozess und reduziert so den Verwaltungsaufwand
• verkürzt erheblich die Einführungszeit
• ergänzt das persönlich vorgenommene Onboarden auf sinnvolle Weise
• lässt sich optimal in den individuellen Arbeitsalltag integrieren
• unterstützt den professionellen Auftritt Ihrer Firma
• erleichtert die Suche nach Ansprechpartnern im Unternehmen

Individuelle Einführungsleitfäden

Mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent App können Sie Ihren neuen Talenten individuelle Einführungsleitfäden zukommen lassen, die Sie nach und nach freischalten. Organigramme zeigen ihnen den Aufbau Ihres Unternehmens und des Teams. Ratschläge helfen ihnen, sich besser in den einzelnen Abteilungen zurechtzufinden.

Feedbackfunktionen und Checklisten

Die Feedbackfunktion trägt ebenfalls zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Auch das unverzichtbare Pre-Onboarding lässt sich mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard-App unkompliziert durchführen: Als Personalleiter erstellen Sie mit ihr beispielsweise eine Checkliste für den ersten Arbeitstag.

Wilkommensgruß und To-Do-Liste

Für einen herzlichen Empfang senden Sie dem neuen Mitarbeiter einen persönlichen Willkommensgruß via E-Mail und eine Video-Begrüßung durch das gesamte Team. Anschließend übermitteln Sie dem Neuankömmling seine individuelle To-do-Liste für den ersten Arbeitstag. Danach teilen Sie ihm über die App mit, wer sein Mentor ist und geben ihm Zugriff auf die Profile der anderen Teammitglieder.

Trainingsprogramm

Außerdem können Sie mit der Microsoft Dynamics 365 for Talent Onboard App ein Schritt-für-Schritt-Trainingsprogramm erstellen, die erzielten Ergebnisse kontrollieren und regelmäßige Feedbacks zwischen Ihnen und den neuen Talenten festlegen. Onboard von Microsoft Dynamics 365 for Talent wird laufend um weitere Funktionen ergänzt.

Für mehr Informationen zu Microsoft Dynamics 365 for Talent und unserem Kick-Start Paket Angebot, klicken Sie hier:

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