Kurzanleitung: Reiseantrag mit Spesenabrechnung anlegen

Sie möchten vor Beginn einer Reise in SAP Business ByDesign einen Reiseantrag einreichen, weil ein Vorschuss oder eine Genehmigung durch einen Vorgesetzten benötigt wird. Die Spesenabrechnung möchten Sie deshalb vorab erfassen und im Nachgang bearbeiten.

Lösung

Durch eine vorausgehende Spesenabrechnung ist das möglich.

Gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie unter Self-Services-Übersicht eine Neue Spesenabrechnung an.
Wählen Sie „Geschäftsreise“ als Spesenabrechnungsart und geben Sie den Anlass der Reise sowie einen Start- und Endtermin an.

In der Regel ist es nicht erforderlich, Belege anzuhängen. Sollten Sie dennoch Belege für Vorauszahlungen benötigen, können Sie diese hinzufügen. Andere Belege, die Erstattungen generieren würden, sollten Sie in diesem Fall vermeiden.

Um deutlich zu machen, dass es sich bei dieser Spesenabrechnung um einen Reiseantrag handelt, können Sie das Eingabefeld Zusätzliche Anmerkungen nutzen. Mit einer Erläuterung in diesem Feld signalisieren Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie eine Geschäftsreise planen und können sich für diese dessen Zustimmung einholen.

Bei der Prüfung des Reiseantrags sieht der Vorgesetzte genau, dass es sich bei der zu genehmigenden Spesenabrechnung nicht um eine nachträgliche Abrechnung, sondern um eine bevorstehende Reise handelt.

Nach Ihrer Geschäftsreise können Sie in den gleichen Beleg die tatsächlich angefallenen Spesen eintragen, indem Sie diesen bearbeiten.

Diese Spesenabrechnung können Sie erneut durch Klicken der Taste Abschicken an den Vorgesetzten weiterleiten, der sich mit der Genehmigung auseinandersetzt.

Dadurch haben Sie die gesamte Geschäftsreise vom Reiseantrag bis hin zur Abrechnung in einem Beleg erfasst.