Ärger mit der Telefonanlage? Haben wir gelöst – mit Skype for Business

Was bisher geschah – und wieso wir die FRITZ!Box liebten

Unsere Telefonanlagen-Historie ist lang. Am Anfang, als die Bradler GmbH noch klein war, war alles gut. Da hatten wir eine FRITZ!Box – aus meiner Sicht für kleine Unternehmen die eierlegende Wollmilchsau! Wirklich. SIP-Telefonanbieter in wenigen Minuten eingerichtet und ruckzuck unsere günstig gekauften Gigaset-Schnurlos-Telefone als Nebenstellen angebunden. Günstige Headsets konnten wir einfach über den 2,5 mm Stecker der Schnurlos-Telefone anbinden. Damals alles mit einem lokalen Telefonanbieter – der in der Regel ganz gut funktionierte. Manchmal bekommen wir ganz nostalgische Gedanken, wenn wir an diese schöne einfache Startup-Welt zurückdenken.

Die magische 6-Mitarbeiter-Grenze

Dann kamen mehr und mehr Kunden und unsere Bestandskunden wollten auch gerne bei uns bleiben. Und daher wuchs unser Team, damit wir auch alle Arbeit gut erledigen konnten. Über beides hatten wir uns riesig gefreut. Weniger erfreulich war, dass die FRITZ!Box nur sechs Telefon-Nebenstellen erlaubte. Und dann wollten wir uns auch noch den Luxus einer eigenen Support-Hotline, einer Zentrale zum Abwimmeln von allzu aufdringlichen Telefon-Akquisiteuren sowie einer eigenen Fax-Nummer gönnen. Naja, Fax braucht man eigentlich nicht mehr – aber unsere Bank sieht das anders und für die monatlichen Lohn-Sammelüberweisungen nutzen wir das als pragmatische Lösung.

Die Deutsche Telekom – wenn man schnelles und zuverlässiges Internet braucht, super. Aber…

Zurück zum Thema. Nach unserem Umzug in unser schönes neues Büro im 7. OG mit toller Aussicht (und grandiosen Sonnenuntergängen) über Mannheim Wohlgelegen, musste auch ein neuer Internet- und Telefonanbieter her.

Sonnenuntergang aus unserem Büro in Mannheim Wohlgelegen

Sonnenuntergang aus unserem Büro in Mannheim Wohlgelegen.

Die Wahl fiel auf die Deutsche Telekom. Es war zwar nicht ganz einfach, der Deutschen Telekom klarzumachen, was wir wollten. Aber ein paar Gespräche später – mit einem wirklich sehr lieben und geduldigen Ansprechpartner – waren alle Hürden überwunden und wir hatten einen wirklich günstigen, super stabilen und schnellen DSL 50 Anschluss. Und wir waren stolzer Besitzer einer Digitalisierungsbox-Premium Telefonanlage und vielen weiteren elmeg-gebrandeten dunkelgrauen Gigaset Headsets. Nachdem wir die Grundkonfiguration des Telekom-Technikers in mühsamer Eigenarbeit zu dem gemacht hatten, was wir eigentlich wollten (ja, wir sind keine einfachen Kunden), lief das auch ganz OK. Wir hatten unsere Support-Hotline, eine Zentral-Nummer und das Fax empfing wieder fröhlich Angebote von spanischen Erbschaftsanwälten und Anbietern anscheinend legaler Blitzer-Warn-Geräten.

Die magische 10-Mitarbeiter Grenze

Ab 10 Mitarbeitern hatten wir dann auch hier das Ende der Fahnenstange erreicht. Bei der Telekom hätten wir eine ISDN-Telefonanlage (nicht ganz billig) mit unserer Digitalisierungsbox verbinden können. Eigentlich OK, aber ISDN wollten wir nun wirklich nicht mehr (ISDN war mal früher).

Und mittlerweile hatten wir herausgefunden, dass uns die Digitalisierungsbox Premium einiges an Geduld abverlangte. Zum Beispiel, wenn wir neue Mitarbeiter mit einem Telefon ausstatten wollten. Und ab und zu gab es „Updates“, nach denen wir gefühlt wieder von vorne anfangen mussten. Naja, Übung macht den Meister. Nur unsere Zeit wollten wir lieber in den Dienst unserer Kunden stellen. Und wir hatten die Befürchtung, dass die ISDN-Telefonanlage mit ihren spannenden technischen Möglichkeiten uns auch eine hohe Lernkurve abverlangen würde.

Unsere Telefon-Vision war mutig

Außerdem hatten wir die mutige Phantasie, dass es doch technisch möglich sein müsste, neuen Mitarbeitern innerhalb von wenigen Mouse-Klicks einen Telefon-Zugang zuzuweisen.

Und wir wollten der Telefonanlage auch jederzeit und einfach mitteilen können, dass der Mitarbeiter zum Support-Team gehört. Oder ob die neue Kollegin im Vertriebs-Team arbeitet.

Und da wir den ganzen Tag mit komplizierten Dingen zu tun haben, sollte nichts Unnötiges auf unserem Schreibtisch stehen. Freier Schreibtisch – klarer Kopf. Ein PC-Headset und ein Telefon waren für uns genau ein Gerät zu viel.

Unsere Liebe zu Skype for Business

Eine andere Geschichte, die vielleicht später in einem anderen Blogartikel erzählt werden soll, war, wie wir zu Skype for Business gekommen sind. Kurz zusammengefasst: die Bradler GmbH ist ein Beratungsunternehmen. Wir helfen Menschen, betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware effektiv zu nutzen.

Und da wir nicht wegen jeder Kundenfrage eine Autofahrt in Kauf nehmen möchten (besser für die Umwelt, besser für das Budget unserer Kunden), reisen wir oft „virtuell“ zu unseren Kunden. Es gibt Programme, mit denen unsere Kunden uns ihren Bildschirminhalt zeigen können. Oder wir zeigen ihnen unseren Bildschirminhalt. Und eines dieser Programme ist Skype for Business. Und da Skype for Business kostenlos bei Office 365 dabei ist und wir sparsame Menschen sind, haben wir entschieden, Skype for Business für unsere Web-Sessions (so nennen wir die virtuellen Beratungstermine) zu nutzen.

Eine Cloud-Telefonanlage musste her

Für unsere Telefon-Vision war schnell klar, dass eine Cloud-Telefonanlage hermusste. Denn die Anbieter von Cloud-Telefonanlagen versprachen in ihrer Werbung genau das, was wir uns in unserer oben beschriebenen Telefon-Vision wünschten. Manch ein Skeptiker meinte zwar, dass die Sprachqualität nicht so gut sei oder wir mit Latenzen (verzögerte Ankunft der Sprache) kämpfen mussten. Aber von unseren Skype for Business Web-Sessions wussten wir schon, dass die Sprachqualität hervorragend war. Außerdem gab es keine spürbare Latenz. Fazit: wir konnten wirklich keinen Unterschied zu herkömmlichen Telefonen wahrnehmen.

Da wir nicht nur gerne auf unnötige Geräte auf dem Schreibtisch verzichten, sondern auch möglichst wenige unterschiedliche Programme auf unseren PCs installieren wollten, bestand der Wunsch, Skype for Business auch für die normale Telefonie zu nutzen.

Und Mitte letzten Jahres erfüllte Microsoft uns genau diesen Wunsch. Skype for Business PSTN-Calling (Festnetztelefonie) wurde geboren. Und das direkt aus der Microsoft Cloud. Wir mussten noch nicht einmal irgendwelche Telefonanlagen-Hardware installieren.  Es war einfach da und nutzbar. Und das veränderte unsere Telefonie-Welt ganz gewaltig. Ich glaube, wir waren einer der ersten Kunden in Deutschland, die diese Telefonie-Funktion von Skype for Business produktiv im Einsatz hatten.

Welches Headset?

Gehen wir noch einmal einen kleinen Schritt zurück. Da wir dieses Mal alles perfekt machen wollten, musste auch das perfekte Headset her. Danke an Amazon für die problemlos abgewickelten Retouren ungeeigneter Headsets. Und danke an alle Gesprächspartner, die uns geduldig bei den vielen Test-Anrufen unterstützt hatten.

Und ja, es gibt auch ein Headset, das unseren hohen Ansprüchen gerecht geworden ist. Das Jabra Pro 930 Duo. Damit haben wir selbst die allerbesten Erfahrungen gemacht. Nicht ganz billig, aber jeden Cent wert. Und wir haben wirklich viele Headsets getestet.

Und nein, wir bekommen weder von Jabra noch von Amazon eine Provision für den Artikel. Wir schreiben das einfach, weil wir selbst von den Produkten überzeugt sind und unsere Erfahrung gerne mit unseren Lesern teilen möchten.

Headset Jabra Pro 930 Duo (Foto: Amazon).

Das Wundervolle an dem Headset ist, dass man ganz leise sprechen kann (gut für die Kollegen) und die Sprache trotzdem klar und laut bei dem Gegenüber ankommt (gut für unsere Kunden). Außerdem hört man auch jedes Wort des Gegenübers klar und deutlich (gut für alle). Und das Allerbeste, wir konnten uns von unseren Schnurlostelefonen trennen.

Ergebnis: Mehr Platz und Übersicht auf dem Schreibtisch. Mehr geistige Kapazität für komplizierte Consulting-Themen.

Und wie wird der Besprechungsraum ausgestattet?

Da wir auch Vertriebstermine gerne per Web-Session durchführen, musste hier eine neue Lösung her. Unsere alte, damals teure, und sehr geschätzte Polycom Soundstation konnten wir nicht anbinden. Wer sie möchte, kann sie gerne geschenkt haben.

Nun haben wir eine Logitech BCC950 Office Conference Camera im Besprechungsraum. Diese hat eine aus unserer Sicht sehr gute Sprach- und Videoqualität und ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Außerdem ist sie sehr einfach installierbar (100% plug-and-play). Ihr Richtmikrofon erfasst auch leise Sprache klar und deutlich – selbst wenn man etwas weiter entfernt sitzt.

Logitech BCC950 Office Conference Camera (Foto: Amazon)

Logitech BCC950 Office Conference Camera (Foto: Amazon).

Der spannende Moment – Umstellung auf Skype for Business

Nachdem die relevanten Skype for Business Telefonie-Services im Microsoft 365 Admin Center verfügbar waren, hatten wir sie gleich bei Microsoft gebucht.

Folgende Tabelle gibt einen Überblick der relevanten Subscriptions. Sicherlich kann man bei anderen Cloud-Telefonie-Anbietern ein paar Euro im Monat sparen, aber der Komfort, alles aus einer Hand und voll integriert zu haben, ist es uns wert.

Rechtlicher Disclaimer: Die folgenden Preisangaben ohne Gewähr, denn Preise können sich ändern und manchmal sind wir nicht schnell genug beim Anpassen unserer Blog-Artikel.

SubscriptionPreis (Benutzer/Jahr)Kommentar
Office 365 Enterprise E3236,40 €Unsere Office 365 Subscription, die wir sowieso schon hatten
Telefonsystem80,40 €Gebühr für die Cloud-Telefonanlagen-Nutzung
Anrufplan für Inland10,10 €Flatrate in Deutsche Fest- und Mobilfunknetze
Guthaben für KommunikationGuthaben für Auslandsgespräche

Der Microsoft Support half uns schnell und tatkräftig mit der Rufnummern-Portierung von der Deutschen Telekom zu Microsoft. Inklusive Aktivierung weiterer Rufnummernblöcke, sodass wir nun neuen Mitarbeitern jederzeit schnell eine Rufnummer zur Verfügung stellen können.

Unseren DSL-Anschluss haben wir nach wie vor bei der Deutschen Telekom. Und erst kürzlich konnten wir sogar auf einen DSL 100 Anschluss wechseln (für ein paar Euro im Monat). Danke Deutsche Telekom. Was DSL und Mobilfunk betrifft, bleiben wir der Telekom treu. Und unser Fax läuft auch noch über den Telekom-Anschluss – solange, wie wir eben noch ein Fax benötigen.

Zurück zu Skype for Business. Die Einrichtung der einzelnen „Telefonanschlüsse“ pro Mitarbeiter waren schnell bewerkstelligt. Sicherheitshalber haben wir alle Laptops noch mit LAN-Kabeln an das Firmennetzwerk angeschlossen, um Sprachqualität und Latenz noch weiter zu optimieren. Im Besprechungsraum nutzen wir die Telefonie über WLAN, das funktioniert auch gut.

Für die Anrufwarteschlangen Sales und Support konnten wir bereits vorhandene Office 365 Verteilerlisten nutzen. Auch praktisch.

Skype for Business Admin Center

Skype for Business Admin-Center

Fazit: Neue Mitarbeiter erhalten quasi automatisch ihren Telefonanschluss. Direkt beim Einrichten des Users in Office 365. Traumhaft.

Was es sonst noch zu berichten gibt – positive Überraschungen

  • Anrufbeantworter mit Diktat-Service
    Skype for Business hat natürlich auch einen Anrufbeantworter. Soweit nichts Besonderes. Aber besonders ist, dass Skype for Business uns den gesprochenen Text auch in der E-Mail schreibt, wenn die Sprache klar genug war. Dann sieht man auf einen Blick, worum es geht, ohne dass man die Nachricht abhören muss.
  • Festnetznummer auf dem Smartphone
    Da wir alle die kostenlose Skype for Business App auf unseren Mobiltelefonen (iOS und Android) installiert haben, sind wir auch unterwegs über unsere Festnetznummer erreichbar.
  • Chat ist auch mit dabei
    Unternehmensintern nutzen wir gerne die Chat-Funktionalität von Skype for Business. Geht natürlich auch auf dem Smartphone.
  • Spontane Telefonkonferenzen
    Mit Skype for Business können wir ganz einfach Ad-Hoc Telefonkonferenzen organisieren. Mit einem Klick schalten wir weitere Teilnehmer dazu.
  • Früher unmöglich, jetzt einfach da: die Adressbuch-Integration
    Bei unserer alten Telefonanlage hatten wir erfolglos versucht, unsere Outlook-Kontakte zu importieren. Es war einfach viel zu mühsam und es gab auch keine sinnvolle Echtzeit-Aktualisierung. Bei Skype for Business ist das besser – die Outlook-Kontakte sind einfach da. Und ruft ein bekannter Kontakt an, so wird natürlich der Name und nicht die Nummer angezeigt. Genau so muss das funktionieren.
  • Unsere Geschäftspartner – ganz nah dabei mit der firmenübergreifenden Skype-Nutzung
    Einige unserer Geschäftspartner nutzen auch Skype for Business. Office 365 ist ja mittlerweile weit verbreitet. Über die Status-Information sehen wir, ob Ansprechpartner erreichbar sind. Dann können wir sie per Chat kontaktieren. Führen wir ein Telefonat mit ihnen, so können wir unseren Bildschirm oder einzelne Dateien freigeben. Wenn wir möchten, so können wir sogar spontan eine Videokonferenz dazuschalten.
  • Dynamics 365 Integration
    Und natürlich integriert Microsoft all seine Produkte miteinander, wo immer das möglich und sinnvoll ist. Ein Beispiel: aus dem Dynamics 365 for Customer Engagement (CRM) kann man mit einem Klick einen Kunden anrufen. Nach dem Skype for Business Telefonat öffnet das CRM-System eine Eingabemaske, sodass man direkt zu dem Kunden eine Gesprächsnotiz erfassen kann.

Kurzer Blick in die Zukunft

Unabhängig davon, dass Microsoft die Funktionalitäten laufend erweitert und dank Cloud-Modell unauffällig und automatisch zur Verfügung stellt, gibt es ein weiteres wichtiges Thema, das hier nicht fehlen darf: Microsoft Teams.

Denn aktuell überführt Microsoft die Skype for Business Funktionalität in Microsoft Teams. Somit werden zusätzliche Kollaborationsfunktionalitäten anwenderfreundlich in einer modernen App gebündelt. Wir freuen uns jetzt schon darauf, und sind gespannt, welche weiteren Funktionalitäten dazukommen.

Die Telefonie-Funktion ist auch schon in Microsoft-Teams verfügbar

Die Telefonie-Funktion ist auch schon in Microsoft-Teams verfügbar

Geteilte Freude ist doppelte Freude

Unsere Telefonie-Reise ging über viele interessante Etappen. Endlich sind wir am Ziel angekommen. Danke, dass Sie uns in diesem Blog-Artikel bei unserer Reise begleitet haben.

Möchten auch Sie in die moderne Welt der Cloud-Telefonie einsteigen? Gerne helfen wir Ihnen.

Ihr Vorteil: auch wenn dieser Weg für uns spannend und unterhaltsam war, haben wir die Erkenntnis gewonnen, dass es durchaus einfacher und schneller gehen kann. Mittlerweile kennen wir die Abkürzungen und wissen ganz genau, was funktioniert. Und auch was nicht funktioniert.

Gerne begleiten wir Sie auf dem Weg in die Cloud-Telefonie-Zukunft. Mit viel Begeisterung, schnell und erfolgreich.

Kontaktieren Sie uns noch heute, damit wir gemeinsam Ihre eigene Telefonie-Vision zur Realität werden lassen.

2018-10-22T08:49:53+00:0016. 10. 2018|Aktuelles|